Veel professionals in de zorg besteden een groot deel van hun werkzaamheden aan gesprekken met cliënten. Ze rapporteren daarover dagelijks, veelal in een Elektronisch Cliëntendossier (ECD) of Patiëntendossier (EPD). Het ECD sluit echter niet altijd aan op de wensen en de praktijk van de zorgprofessionals. Zorgprofessionals ervaren het schrijven van rapportages dan ook vaak als een belastende taak: zij halen immers voldoening uit het werken met mensen, niet uit het werken met rapporten.
Wij vroegen ons af: wat maakt rapporteren in de zorg zo belastend en moeilijk? Hoe kan het makkelijker én beter? Aan de hand van een Design Sprint hebben we het probleem verhelderd en aan een oplossing - voor het ECD - gewerkt: de Tabula Rasa-methodiek. In dit proces hebben wij als softwareleverancier voor de zorg, theorie en praktijk met elkaar verbonden door samen te werken met zes zorginstellingen (onder andere beschermd wonen, jeugdzorg en verstandelijk gehandicaptenzorg) en onderzoekers van de Hogeschool Arnhem Nijmegen.
Dilemma’s bij rapporteren in ECD
Waardevol rapporteren blijkt moeilijk voor zorgprofessionals vanwege de volgende twee dilemma’s:
- Hoe schrijf je een rapportage die waardevol is voor collega’s, managers én de cliënt? Zorgverleners schrijven rapportages voor verschillende lezers, met verschillende eisen: managers bijvoorbeeld verwachten dat rapportages analytisch en kritisch zijn, ter verantwoording van het zorgproces. Daarentegen vinden zorgverleners het vooral belangrijk dat rapportages kort en krachtig zijn, omdat zij in de praktijk geen tijd hebben om uitgebreide rapportages te lezen. Daarnaast benoemen zorgverleners dat de cliënt ook zou moeten kunnen participeren in de verslaglegging en zo ook meer eigenaar te zijn van zijn/haar zorgproces.
- Hoe kan je makkelijk en snel toch een waardevolle rapportage schrijven? Zorgverleners benoemen dat zij in de praktijk weinig tijd hebben om te rapporteren, dat het er weleens bij in schiet. Het zou fijn zijn als de manier om te rapporteren zoveel mogelijk aansluit op hun wensen/op de praktijk; het moet laagdrempelig zijn om aan een rapportage te beginnen (bv: spraakfunctie, weinig klikken). “Nu moet je voor hulpvraag, doel en actie elke keer doorklikken en het apart invullen […] het zou makkelijker zijn als je het in een keer kan invullen in een scherm", aldus een deelnemer aan het onderzoek.
Een andere drempel is dat de gebruikte ECD’s de gebruikers door een lineair proces leiden; er moeten vaste stappen gevolgd worden. De zorgverlener moet nog voordat er informatie vastgelegd kan worden, al keuzes maken, waardoor er belangrijke informatie verloren kan raken.
Tabula Rasa methode
Als antwoord op de vraag: Hoe kan het makkelijker en beter?, hebben we een prototype ECD uitgewerkt dat uitgaat van de Tabula Rasa-methodiek. Het startpunt van een rapportage is een open tekstvak: de zorgverlener kan daardoor meteen schrijven en hoeft daarna pas te benoemen (gaat dit om een voortgangsrapportage? of om leerdoelen? etc.).
Na het schrijven van de tekst, kan de schrijver tekstdelen ‘taggen’ (een label/trefwoord eraan hangen) en/of selecteren en verbinden aan eerdere rapportages (bv: leerdoelen). Hierdoor verbetert de doorzoekbaarheid van de rapportages: de verschillende weergaven maken dat je heel eenvoudig een beeld kunt vormen van de inhoud van diverse rapportages. Ook kan je als schrijver lezers aan bepaalde tekstdelen koppelen (bv: een deel dat alleen bestemd is voor een collega en niet voor de cliënt):
De Tabula Rasa-methodiek is gebaseerd op onderzoek naar het conceptuele deel van het schrijfproces: schrijven is geen lineair proces, maar een recursief proces (Sluiters et al., 2019). Het open tekstvak geeft de gebruiker de ruimte om gedachten te ordenen en daardoor alle relevante informatie vast te leggen (in plaats van een selectie).
Ook geeft de Tabula Rasa-methodiek de zorgverlener autonomie in het rapportageproces; er is meer vrijheid om op zijn/haar eigen manier te rapporteren en tegelijkertijd de mogelijkheid om daarbij samen te werken met collega’s en/of de cliënt. Waardevol rapporteren op een eenvoudige manier: dat is toch wat elke zorgprofessional wenst?
Lees meer over het onderzoek naar het vereenvoudigen van rapporteren in een ECD in ICT&health 6, dat op 10 december 2020 verschijnt.
Keun Young Sliedrecht is werkzaam als onderzoeker bij het lectoraat Human Communication Development en docent bij de Academie Automotive & Engineering aan de HAN.
Els van der Pool is lector Human Communication Development bij de Academie Business & Communicatie aan de Hogeschool Arnhem en Nijmegen.
Geert Klein Breteler is directeur van Symax BV.
Lara Leseman is Domain Expert Symax BV.
