Workforce-planning is van oorsprong een vrij traditionele discipline, puur gericht op het inplannen van mensen binnen een organisatie op basis van competenties en budget. Daar komt bij dat er in de zorg nog veel verouderde planningssoftware gebruikt wordt, wat dit traditionele denken in stand houdt.
Het plannen van personeel zou vandaag de dag echter veel verder moeten gaan dan het eendimensionaal inplannen van personeel. Er is tegenwoordig namelijk veel modernere workforce-management-technologie beschikbaar, vaak cloudgebaseerd en voorzien van integraties met andere bedrijfsonderdelen als HCM. Organisaties kunnen hiermee veel dynamischer en intelligenter hun personeelsplanning optimaliseren. Bovendien kunnen ze hun planning baseren op de zorgbehoefte van patiënten.
In de VS is deze werkwijze al heel gangbaar, maar in Europa zijn er nog maar weinig zorginstellingen die deze moderniseringsslag hebben gemaakt. Veel van hen houden vast aan verouderde technologie en traditionele denkwijzen, terwijl de businesscase voor een modernere workforcemanagementoplossing toch eenvoudig te maken moet zijn.
Vraaggestuurde workforce-planning
Wat zijn nu een aantal concrete voordelen van een moderne oplossing voor workforce-planning? Om te beginnen maakt het een veel dynamischer planning mogelijk, waarbij automatisch rekening gehouden kan worden met de beschikbaarheid en competenties van medewerkers, evenals met zaken als wettelijke regels en beleid.
Verder kan zo’n oplossing de communicatie tussen de organisatie en zijn medewerkers bevorderen door via mobiele apps inzicht te geven in de actuele planning. Medewerkers kunnen daarin bijvoorbeeld ook hun eigen beschikbaarheid aangeven, wat meegenomen wordt in zowel de initiële inroostering als het aanpassen van de planning, bijvoorbeeld als een collega zich ziek meldt of als de zorgvraag ineens toeneemt.
Talentontwikkeling en loopbaan
Maar naast het realiseren van een intelligentere zorgplanning is het ook van belang dat er meer aandacht is voor de unieke talenten, vaardigheden en prestaties van zorgmedewerkers. Dat zit weliswaar meer in de HR-hoek, maar het zou eigenlijk onlosmakelijk verbonden moeten zijn met workforce-management. Zorg gaat namelijk veel verder dan functies, diploma’s en aanwezigheid.
Het hele spectrum van unieke talenten zou meegewogen moeten worden. Hoe goed een zorgmedewerker functioneert binnen een zorginstelling, welke talenten hij of zij verder zou kunnen ontwikkelen, en in welke functie die wellicht nog beter tot hun recht zouden komen. Door dit te integreren met workforce-management kun je mensen beter inzetten op basis van hun unieke talenten en persoonlijke voorkeuren, wat uiteindelijk ook de zorgervaring van patiënten verbetert. Je krijgt verder ook een veel beter beeld van de werknemerstevredenheid en kunt hier bovendien actief op sturen om zorgprofessionals in hun vak te behouden.
Kunstmatige intelligentie
Het mag duidelijk zijn dat er ontzettend veel winst te behalen is op het gebied van workforce-managent in de Nederlandse zorg. In Amerika is men een stuk verder op dit gebied, mede door het feit dat er veel meer private zorginstellingen zijn die actief sturen op prestaties, werknemers- en patiënttevredenheid. Daar ervaren zorginstellingen nu al veel van de eerdergenoemde voordelen. Verder zien we daar in andere sectoren als de retail en de maakindustrie inmiddels ook de opkomst van kunstmatige intelligentie voor workforce-management. Dat biedt voor de zorg op termijn nog meer mogelijkheden voor het automatiseren van planning op basis van allerlei interne en externe factoren.
Maar als we de situatie in Nederland echt willen veranderen, vereist dat directieleden met visie die het nijpende personeelstekort in de zorg aan durven te pakken door in de juiste technologie te investeren. Afscheid nemen van verouderde software en traditionele denkwijzen is helaas niet eenvoudig. Maar uiteindelijk opent het wel tal van nieuwe mogelijkheden om de kwaliteit en efficiëntie van de zorg te verbeteren en daarnaast meer oog te krijgen voor de unieke talenten van zorgprofessionals.
