Ook de NZA heeft haar regelgeving vanwege het coronavirus aangepast. Zo is bijvoorbeeld een eerste contact op afstand binnen de medisch specialistische zorg tijdelijk declarabel. Heb je echter nog nooit met beeldbellen gewerkt, dan is het niet zo eenvoudig om dit meteen toe te passen. Hoe selecteer je de juiste (veilige) toepassing? En hoe ga je ermee aan de slag?
In twee vragen helpen we jou met het beantwoorden van twee vragen:
- Welke videobeloplossing is voor mijn zorgorganisatie geschikt?
- Waar moet ik aan denken bij het beginnen met toepassen van videobellen?
Kies de juiste oplossing voor beeldbellen
In vier stappen krijg je antwoord op de vraag welke beeldbeloplossing het meest geschikt is voor jouw zorgorganisatie
- Stap 1: Bepaal waarvoor (tussen wie) je de toepassing wil gebruiken.
- Stap 2: Bepaal of er al een geschikte beeldbel toepassing aanwezig is in de organisatie.
- Stap 3: Bepaal of je de toepassing wilt kunnen gebruiken met of zonder inrichting in de organisatie.
- Stap 4: Bepaal welke (functionele) eisen aanwezig zijn en maak een keuze.
Stap 1: Bepaal waarvoor (tussen wie) je de toepassing wil gebruiken.
Bedenk waarvoor je het beeldbellen wilt gebruiken. Hieronder staan enkele toepassingen zoals wij die in de praktijk zien:
Stap 2: Bepaal of er al een geschikte beeldbel toepassing aanwezig is in de organisatie
Het is goed mogelijk dat er binnen jouw organisatie al applicaties actief zijn. Mogelijk dat van sommige toepassingen nog niet alle functionaliteiten gebruikt worden, maar zijn ze er wel. Daarom is het handig om eerst te controleren od er mogelijk al een werkbare applicatie is. Is dat niet het geval, dan kun je verder gaan met stap 3.
Stap 3: Bepaal of je de toepassing wilt kunnen gebruiken met of zonder inrichting in de organisatie
Sommige applicaties zijn direct inzetbaar en kunnen na aanschaf zonder tussenkomst van de leverancier en of training van het personeel in gebruik genomen worden. Dit is handig voor de korte termijn, maar deze oplossingen zijn vaak minder goed aangesloten op het werkproces. Er zijn andere applicaties die je ook zelf kunt inzetten, maar daarvoor eerst geïmplementeerd moeten worden. Dat betekent dat er (installatie)handelingen uitgevoerd moeten worden voordat de applicatie in gebruik genomen kunnen worden. Hierbij is het van belang om uit te zoeken, en te bepalen, of je voor een korte of lange termijn oplossinge wilt kiezen. Die keuze kan invloed hebben op de keuze voor een bepaalde applicatie
Stap 4: Bepaal welke (functionele) eisen aanwezig zijn en maak een keuze.
Nu is er nog een selecte lijst met applicaties voor beeldbellen over die je kan gebruiken voor het beeldbellen. Het kiezen voor de beste oplossing voor jouw toepassing wordt onder andere gemaakt op basis van de aanwezige functionaliteiten en de kosten. Op dit moment, ten tijde van de corona virusuitbraak, worden veel applicaties tijdelijk gratis aangeboden. Toch is het verstandig om ook naar de kosten te kijken die normaliter voor de aanschag en het gebruik van deze applicaties van toepassing zijn. Zeker als je van plan bent de betreffende oplossing op de lange termijn te blijven gebruiken.
Daarnaast zien wij een groot verschil in functionaliteiten tussen de verschillende applicaties. Denk dus goed na welke eisen en wensen van belang zijn. Functies zoals het groepsbellen, het delen van beelden, en de acties die nogig zijn om een gesprek te starten etc.
Een uitgebreid overzicht van verschillende beeldbel applicaties en diensten hebben we in dit overzicht verzameld.
Aan de hand van de beslissingboom kun je bepalen welke applicatie voor nu het best bij jou past! In het overzicht is niet alleen gekeken naar functionaliteiten, maar ook rekening gehouden met informatie over de veiligheid en privacy. Zoals je kunt zien zijn er voldoende beeldbelapplicaties beschikbaar die snel inzetbaar zijn. En die heten echt niet alleen maar WhatsApp.
Na aanschaf volgt implementatie
De huidige tijd vraagt om pragmatische oplossingen, waarbij de veiligheid van patiënten en informatie gewaarborgd wordt. Toch is het wel belangrijk om goed na te denken over de processen, onder andere om de registratie op orde te houden. Wanneer je patiënten belt, maar het gesprek niet vastlegt in het EPD, dan is de kans groot dat jij of een collega, over een paar weken dezelfde vragen en opmerkingen nogmaals moet doornemen met de patiënt.
Denk na over het hele proces, van inschrijven tot afspraak, zowel vanuit het perspectief van de zorgverlener als dat van de patiënt. Denk na hoe patiëntverificatie plaatsvindt wanneer er een beeldbel afspraak is voorafgaand aan een fysiek contact. Ook moet er bepaald worden hoe patiënten worden ondersteund bij het downloaden en installeren van de juiste applicatie. Wie kunnen ze bellen bij vragen?
Stem met de afdeling ICT, de zorg(managers) en ondersteuning af hoe het proces kan worden ingericht. Bepaal samen wat werkbaar en haalbaar is. Doorloop het proces en bespreek de stappen die doorlopen moeten worden om de applicatie op een goede manier in te zetten. Blijf zo dicht mogelijk bij je huidige proces. Dat werkt vaak het makkelijkst.
Hulp nodig?
Wij helpen je graag om bovenstaande snel in je organisatie te implementeren. Zo kunnen de achterstanden die nu dreigen te ontstaan voorkomen en afgevangen worden. En kunnen we de continuïteit van zorg waar mogelijk blijven waarborgen. Wij helpen je met het snel inrichten van het proces op een veilige en handige manier zodat zorg op afstand ook echt een bijdrage levert.
De kans is groot dat deze methodiek ook na de eerste golf nog nodig zal zijn om opgelopen achterstanden weg te werken. Ook daar denken we graag over mee. Zodat de toepassing en het proces in een keer, duurzaam ingericht wordt en de organisatie er snel mee aan de slag kan.
