Search
Close this search box.
Search

Zo neem je zorgwerkers mee in overgang naar een nieuwe IV/ICT-omgeving

Wanneer het Centraal Militair Hospitaal in Utrecht besluit het ziekenhuis te renoveren tot een multifunctioneel hospitaal waarin ook de militaire geestelijke gezondheidszorg, het tandheelkundig regiocentrum, de militaire bloedbank en een apotheek zijn ondergebracht, ontstaat er een grote uitdaging voor de organisatie.

Verandering van  bedrijfsprocessen heeft ook gevolgen voor de bestaande inrichting van de IV/ICT-omgevingen. Verandering kan voor onzekerheid en weerstand zorgen onder medewerkers. Met verandermanagement is dit proces begeleid om vooral betrokkenheid en draagvlak onder medewerkers te creëren.

Er zijn tal van invloeden waarvan zorgorganisaties continu moeten afwegen of het relevant genoeg is om hierop aan te passen. Een grootschalige verbouwing bijvoorbeeld is niet alleen een uitdaging, maar biedt ook kansen om systemen te herzien en nieuwe werkvormen te introduceren. Met verandermanagement kan de visie van het management naast de behoeften van medewerkers en patiënten bestaan, om te kijken hoe deze samen tot een goed resultaat kunnen leiden.

Betrokkenheid, begrip en draagvlak

Bij het veranderproces staat de visie centraal: de gewenste eindsituatie is bekend, maar hoe daar te komen wordt continu afgestemd met alle betrokkenen. Het gaat hierbij niet om controle, maar urgentiebesef en verantwoordelijkheidsgevoel. Het is van belang dat de visie niet alleen bekend is bij de directie, maar juist ook bij alle medewerkers binnen de organisatie. Medewerkers kunnen gaan twijfelen over werkgelegenheid, invulling van hun huidige functie en of ze de juiste vaardigheden hebben voor de nieuwe situatie. Ze willen niet een toekomstbeeld worden opgedrongen, waarin ze niet worden gewaardeerd, maar zich juist betrokken voelen en onderdeel zijn van het veranderproces.

Daarom is het essentieel om medewerkers te betrekken, zodat ze niet alleen begrijpen waarom de verandering plaats vindt, maar ook meedenken over hoe dit het beste tot zijn recht kan komen. Bovendien is het zo dat medewerkers vanuit hun positie richting de afdelingen en de patiënten, beter begrijpen waar de behoeftes liggen. Die waardevolle input draagt bij aan de kwaliteit van het veranderproces.

Meten, dromen en doen

Een van de onderwerpen voor het veranderproces is de inrichting van het nieuwe balieconcept.
In plaats van gespecialiseerde poliklinische balies worden er centrale balies ingericht, die op dezelfde manier zullen gaan functioneren.

Voor het definitieve ontwerp voor zowel de fysieke als de digitale balies zijn drie workshops voor medewerkers georganiseerd. De workshops bestonden uit drie fases:

  1. Analyseren van processen in de huidige situatie (durf te meten).
  2. Weergeven van toekomstige eisen/wensen wat betreft de nieuwe inrichting voor de centrale ontvangst (durf te dromen).
  3. Meenemen van deze eisen en wensen in het definitieve functionele programma en nadenken over wat er op korte termijn al in gang kan worden gezet (durf te doen).

De workshops zorgen ervoor dat medewerkers meedenken en zo input geven aan het veranderproces.
Die input is precies wat bij verandermanagement naar boven kan komen: waardevolle toevoegingen vanuit alle betrokkenen om het proces te verbeteren.

Vergeet de nazorg niet

Een valkuil voor veel organisaties is denken dat verandermanagement stopt wanneer de instrumenten, in het geval van het CMH de balies, zijn geïmplementeerd. Als het nieuwe CMH gebouwd is, betekent dat niet dat alle veranderingen zomaar zonder moeite zijn intrede doen en blijvend zijn. Nazorg is een essentieel onderdeel van verandermanagement. Om het effect van de verandering te blijven sturen, dienen de medewerkers goed te worden begeleid na het daadwerkelijke veranderproces. Dit voorkomt dat ze weer terugvallen in hun oude gewoonten.

Bij nazorg kan worden gedacht aan regelmatig evalueren om te bekijken wat er al goed gaat en wat er nog beter kan. Het gaat uiteindelijk ook om een gedragsverandering van de medewerkers en dat vereist meer dan alleen een paar workshops. Verandermanagement werkt alleen als de ondersteuning voorafgaand, tijdens en na de procesverandering plaats vindt.

Auteur: Peter Mast, Projectmanager PinkRoccade Ziekenhuizen

admin

ICT&health World Conference 2024

Ervaar de toekomst van de gezondheidszorg tijdens de ICT&health World Conference van 14-16 mei 2024! Claim alvast jouw ticket en dompel je onder in baanbrekende technologieën en innovatieve oplossingen. Ga in gesprek met collega-experts en verken de kracht van wereldwijde samenwerkingen.

Deel dit artikel!

Lees ook
operatierisico
Machine learning voorspelt operatierisico bij PAV
Radiologie
Inzet van AI maakt radioloog niet per se beter
menselijke AI
Bijna 7 miljoen beschikbaar voor mensgerichte AI
AI
Hoe AI urologische problemen bij baby’s voorspelt
acute zorg
Zorgsector pleit in kamerbrief voor betere databeschikbaarheid
Datalek Zuyderland
Datalek bij Zuyderland Medisch Centrum
verpleegkundige
1 op 5 zorgmedewerkers wil zonder ICT werken  
Parkinson Punt Zuyd
Website Parkinson Punt Zuyd gelanceerd
Narcolepsie
Nieuwe app voor brede behandelaanpak narcolepsie
Zorgorganisatie ZuidOostZorg pioniert in haar verpleegklinieken ondertussen al volop met de inzet van Medido medicijndispensers.
Verpleegklinieken pionieren succesvol met medicijndispensers
Volg jij ons al?