Het laatste jaar houd ik me behalve met innovatie op allerlei fronten bezig met vaardigheden voor de toekomst van zorgprofessionals. In het bijzonder digitale vaardigheden. Het onderwerp is enorm populair op het moment. Wat me echter opvalt, is dat iedereen zich focust op de uitvoerende zorgprofessional. Maar wat kan de inkoper op digitaal gebied leren? Hoe vaardig is de bestuurder op de pc? Welk voorbeeldgedrag op het gebied van digitalisering laat de manager Zorg zien? En wat weet de gedragswetenschapper van de mogelijkheden van tablet en smartphone voor cliënten? Weet de directeur wel echt wat de agendafunctie van Outlook allemaal kan? Hebben beleidsmedewerkers en stafleden voldoende kennis van internet en social media om online hun vakkennis bij te spijkeren? Het antwoord op deze vragen is: nee! Want we kunnen allemaal bijleren op dit gebied.
Om zelf ook actief aan de slag te gaan met mijn digitale vaardigheden, heb ik vorig jaar een cursus Instagram gehad van mijn nichtje van 19, een speedmailcursus gedaan, mezelf een beetje leren vormgeven met behulp van de makkelijke online website Canva en een cursus PowerPoint voor gevorderden gedaan. Ondanks dat ik op het laatste onderwerp al best vaardig was, is er weer een wereld voor me opengegaan.
Ik verheug me (zo blij als een kind) in elke lezing of training die ik geef op de sheet waarin ik mijn bewegende koffiezetapparaat laat zien (mèt geluid en lopende koffie) om de koffiepauze aan te duiden. Met deze specifieke skill ga ik de wereld niet veroveren en mijn werk wordt er niet efficiënter van. Maar ik word er blij van, omdat ik iets nieuws geleerd heb en het er naar mijn idee heel cool uit ziet.
Goede voorbeeld geven
Ik geef veel inspiratiesessies aan managers, behandelaren, zorgmedewerkers en beleidsmedewerkers en ik verbaas me elke keer over hún verbazing. Er bestaan al zo veel digitale toepassingen waar zij nog geen weet van hebben. Simpele dingen zoals teksten hardop voor laten lezen of ingesproken teksten omzetten in geschreven zinnen. Apps die scannen, je digitaal helpen samen te werken, of grote bestanden te versturen, je acties bijhouden, maar ook handige technologische producten voor cliënten en voor hun eigen werk.
Vaak geven mensen aan geen tijd te hebben om zich er in te verdiepen. Ik corrigeer dan: tijd genomen! Want die tijd kun je als ‘kantoorpersoneel’ echt wel maken, zeker als je weet dat de resultaten je uiteindelijk tijd gaan besparen. Naar mijn mening moeten juist de behandelaren, directeuren, managers en beleidsmedewerkers het goede voorbeeld geven in digitaal werken. Juist zij moeten meer gebruik maken van toepassingen die efficiënt werken verbeteren.
Daar hoor ik overigens zelf ook bij als innovator. Ik ben digitaal best actief, nieuwsgierig en leergierig op dat gebied, maar ik vind het nog steeds fijn om dikke rapporten van papier te lezen. Ik wil het wel anders, maar ik ben simpelweg te lui om die app op te zoeken en uit te proberen waarmee je ook digitaal aantekeningen bij een stuk kunt schrijven.
Randvoorwaarden
Natuurlijk moeten de randvoorwaarden op orde zijn. De WiFi moet het doen, de programma’s moeten storingsvrij zijn, het liefst hebben we een tablet en smartphone tot onze beschikking. De software moet intuïtief werken, ook voor ons. Er moet een visie op digitaal werken zijn, een smart doelstelling maar ook een goede manier om de voortgang van digitalisering te meten. En we moeten samen leren van de fouten en de successen vieren. Er moet scholingsbudget zijn en budget voor vernieuwing van software en hardware.
De vele programma’s waar we op kantoor mee werken, moeten in verbinding staan om onnodige dubbele handelingen te voorkomen. En met één inlog beschikbaar zijn. Ze moeten ook ontlasten. Ik zucht elke keer liters zuurstof en krachttermen naar buiten als ik mijn kilometers declareer. Ik weet namelijk dat er betere systemen zijn die mij helpen dit snel en efficiënt te doen in plaats van alle ritten elke keer helemaal opnieuw in te vullen met hulp van de routeplanner van ANWB.nl. We kunnen met digiborden Skypen of FaceTimen en reistijd besparen bij vergaderingen en die borden moeten er niet alleen zijn… er moet ook meer dan één persoon zijn die weet hoe het aan moet en hoe het werkt.
Kennis en vaardigheden
Werken met een smartboard, Face Timen, papierloos vergaderen, mondeling rapporten dicteren, digitaal samenwerken, de privacywetgeving kennen en toepassen, een e-maildieet, een cursus Outlook om alle mogelijkheden die het programma biedt om efficiënt te mailen ook echt te benutten? Het vraagt allemaal kennis en vaardigheden, een open leerhouding en nieuwsgierigheid naar nieuwe dingen.
Hoe organiseren we het dat mensen die vaardigheden doorlopend blijven verbeteren? Hoe weten we dat nieuwe medewerkers op de hoogte zijn van de laatste technologische ontwikkelingen en computersnufjes op hun vakgebied? Komt het terug in inwerkprogramma’s, in functioneringsgesprekken? Worden digitale vaardigheden echt getoetst in sollicitatiegesprekken? Weten we daardoor zeker dat die nieuwe medewerker niet alleen kennis heeft van Office volgens zijn CV, maar elke handigheid in de nieuwste versies weet te benutten om zo optimaal efficiënt te werken?
We zouden in onze jaarplannen en scholings-plannen ook aandacht aan dit specifieke onderwerp moeten besteden. Want als begeleidster Aziza met een computercursus zo snel kan rapporteren dat ze 100,8 uur per jaar overhoudt, wat valt er bij jou (en mij) dan wel niet te winnen?
Wat levert digitaal werken op?
Ik noem naast tijdwinst een paar andere voordelen:
- Allereerst het gevoel van in control zijn over je computer en apparaten.
- Zelfvertrouwen, eigenwaarde, trots omdat je je device de baas bent. Onderschat de waarde hiervan niet.
- Je kunt door sneller en efficiënter te werken ook meer resultaten behalen, wat je weer een goed gevoel geeft. Je zit minder in de auto naar afspraken door gebruik te maken van beeldbellen.
- Je kunt werken waar je wilt en wanneer je wilt, met de juiste actuele bestanden bij de hand. Informatie wordt toegankelijker voor jou en je collega’s.
- Je kunt informatie sneller en makkelijker uitwisselen (intern & extern).
- Je bureau wordt leger (tenzij je hem volbouwt met technologie).
- Je kunt zaken makkelijker terug vinden en het is goedkoper.
- Door voorbeeldgedrag te laten zien op digitaal gebied, stimuleer je de hele organisatie om met technologie aan de slag te gaan en kan het de kwaliteit van zorg vergroten en hun werk makkelijker en leuker maken.
- Je kunt de online wereld beter benutten en elke dag verse nieuwe informatie op het internet vinden die je vakkennis vergroot en de samenwerking van afstand makkelijker maakt.
- En ten slotte: duurzaamheid. Digitaal werken is beter voor het milieu.
