Een intensivist die patiënten van een ander ziekenhuis ‘s nachts op afstand monitort. Een gepersonaliseerde online wachtkamer mét leesmap voor patiënten. Automatisch ingeplande videogesprekken tussen arts en patiënt na een operatie. Hybride werken is véél meer dan even aanhaken bij een videomeeting. En wie het goed doet, zal merken dat de voordelen voor organisatie, medewerkers en patiënten omvangrijker zijn dan alleen wat kostenbesparing en efficiency.
Na de eerste hectiek tijdens de coronalockdowns - waarin IT-specialist Cisco haar zorgklanten snel op weg hielp met hybride werken - was het tijd voor bezinning. Wat hebben we geleerd en hoe gaan we verder?
Eén van de conclusies was dat hybride werken niet meer weggaat. Ook de zorgwereld heeft zich dat gerealiseerd en daarmee landde het besef dat IT veel meer aandacht behoeft. Voor IT-partijen is de komende jaren de uitdaging vooral om de balans te vinden tussen wat er technisch kan en waar gebruikers klaar voor zijn. Met Webex heeft Cisco daarvoor alles in huis.
Techniek past zich aan
Onder de noemer ‘Collaboration’ biedt Cisco alle technologie aan die het mogelijk maakt om (samen) te werken op afstand: Webex is het platform waar hard- en software samenkomen. Alles is in huis ontwikkeld en te integreren met bestaande systemen zoals EPD’s en ECD’s. De techniek is daarbij nadrukkelijk ondersteunend aan de processen en wensen van medewerkers en patiënten. Hybride werken simpelweg mogelijk maken is niet het streven, de lat ligt hoger.
“We willen ieder proces optimaal ondersteunen”, aldus Jan Roggeveen, Country Lead Collaboration bij Cisco. “Stel dat je veel videovergaderingen hebt, dan is de hele dag naar je laptopscherm staren niet de meest gezonde manier om te werken. Een optimale communicatie-ervaring krijg je door een goed videoscherm in te zetten, waardoor je gesprekspartner ‘daadwerkelijk’ voor je zit. Die schermen zijn ook geschikt voor een chirurg in een multidisciplinair overleg. Maar een wijkverpleegkundige heeft meer aan een app. Zo moet de techniek zich aanpassen aan de werkstijl, wensen en rollen van de gebruikers.”
Het systeem kent allerlei nuttige functies, stelt Roggeveen. Zo kunnen vergaderruimtes makkelijk gereserveerd worden en geeft het systeem aan als er te veel mensen in een ruimte zitten. Online vergadering? Je start door te zeggen ‘Oke Webex, start meeting’. Voor een optimale ervaring worden hinderlijke achtergrondgeluiden tijdens de vergadering weg gefilterd, net als het gepraat van mensen naast je of om je heen.
Minder kilometers, meer zorg
Videoverbindingen maken het mogelijk om op afstand zorg te verlenen en daarmee processen voor zorgverleners en patiënten efficiënter en prettiger te maken. “Neem de wondverpleegkundige in het ziekenhuis die continu wordt opgeroepen door verschillende afdelingen en zo al snel acht tot tien kilometer per dag aflegt”, vertelt Evelyn Slavenburg, Collaboration Specialist bij Cisco. “Dat is belastend, maar ook tijdrovend. Hoe fijn is het als een verpleegkundige aan bed de wondverpleegkundige op afstand kan laten meekijken, zodat die kan beslissen of ze meteen moet komen of later als ze toch die kant op moet.”
Een soortgelijk voorbeeld doet zich volgens Slavenburg voor na afloop van operaties: de opererend arts wil langs de patiënt voor een nagesprek, maar heeft een vol OK-programma. Webex plant automatisch een videogesprek in met arts, patiënt en verpleegkundige vanaf het moment dat de patiënt terug op de afdeling is. “De patiënt hoeft daardoor minder lang op de arts te wachten en de arts hoeft niet heen en weer te lopen voor ieder nagesprek.”
Zo ontstaan er steeds meer best practices: een ziekenhuis dat financieel in zwaar weer zat en zich geen intensivist voor de nacht kon veroorloven, heeft camera’s en microfoons van Cisco boven de bedden hangen, zodat de intensivist van een ander ziekenhuis op afstand kan meekijken. Een ander ziekenhuis wilde de SEH-triage al kunnen doen als de patiënt nog onderweg was en wilde dit realiseren door het plaatsen van camera’s, microfoons en mobiele routers in ambulances.
Inclusief, gezond en veilig
Natuurlijk is hybride werken ook ‘gewoon’ het video-overleg. “Wij vinden het belangrijk dat iedereen daarbij een gelijkwaardige deelnemer is en zich even waardevol voelt”, aldus Roggeveen. “Of je nu thuis bent of lijfelijk aanwezig bij het overleg: je moet goed hoorbaar en zichtbaar zijn. Dat betekent ook dat Webex is gefinetuned voor mensen met een visuele beperking. Techniek mag niets verstoren of vertragen, zeker niet tijdens gevoelige gesprekken. Je wilt niet net wegvallen als de patiënt emotioneel wordt.”
Bij online meetings is het bovendien heel belangrijk dat je zeker weet wie er aansluiten, benadrukt Roggeveen. Zo is er een koppeling met het HiX-EPD, zodat de arts, verpleegkundige en patiënt eenvoudig maar beveiligd toegang hebben tot het gesprek. Dat geldt ook voor de groepssessies, waarin een revalidatiearts meerdere patiënten met dezelfde behandeling tegelijkertijd te woord kan staan.
“Alle meetings zijn versleuteld om de privacy van het gesprek te waarborgen - dus niemand kan meekijken of -luisteren - en Webex biedt de unieke mogelijkheid voor on-premise key management, waarbij de sleutels die voor de encryptie zorgen in het eigen datacentrum van de zorginstellinginstantie staan, in lijn met het advies van de Rijksoverheid.”
Per ongeluk iets vertrouwelijks verstuurd? Dan kan je het nog terughalen. Of Webex behoedt je ervoor, schetst Slavenburg: “Stel dat ik in een chat mijn creditcardnummer zet. Dan grijpt Webex in. Mijn bericht komt niet aan, het kaartnummer wordt gewist en ik krijg een notificatie.”
Deze zogeheten ‘Data Loss Prevention (DLP)’ houdt ook in dat een document dat als ‘vertrouwelijk’ is betiteld, niet verstuurd kan worden naar mensen die niet geautoriseerd zijn, zowel binnen als buiten je organisatie. Roggeveen: “Het is daarmee ook een manier om als zorgorganisatie aan te tonen dat je je aan geldende wet- en regelgeving omtrent privacy en databeveiliging houdt.”
Geldstromen in de weg
Het moge duidelijk zijn dat technisch gezien bijna alles kan. Maar dat wil niet zeggen dat alles overal kan worden toegepast. Nog niet, althans. Roggeveen: “Soms staan geldstromen in de weg. Want het beste voor de patiënt past niet altijd in het betaalde proces. Zo waren videoconsulten lange tijd niet declarabel, want de zorgverzekeraar zag het niet als consult. Onze zorg is voornamelijk nog ingericht vanuit silo’s, budgetten en verantwoordelijkheden. De patiënt wordt van silo naar silo verplaatst, terwijl je natuurlijk eigenlijk alles om de patiënt heen wilt organiseren.”
Het is één van de uitdagingen waar Cisco over meedenkt vanuit het programma Digitale Versnelling Nederland (DVN), vertelt Roggeveen: “We bekijken waar we doorbraken over domeinen heen kunnen realiseren. Want de technologie is eigenlijk nooit het probleem, het zijn de processen die het lastig maken. Ook moet je iedereen meekrijgen: bij het naar voren halen van de SEH-triage naar de ambulance bijvoorbeeld, moeten twee organisaties samenwerken. Dat is niet overal even makkelijk en het lukt ook niet altijd. Maar ik ben ervan overtuigd dat je op een gegeven moment niet anders meer kunt. Als je kijkt naar budgetten, personeelstekorten en andere uitdagingen in de zorg, dan moet je het systeem wel veranderen en de technologie voor je laten werken.”
