‘Ziekenhuis test ‘Tinder’ app voor roosters’ was één van de koppen bij de lancering van MedicPlanner. Een spannende titel voor een app die wil voorzien in het oplossen van een belangrijk planningsprobleem binnen de zorg. In dit artikel gaan wij in op de reden achter MedicPlanner en de toekomstplannen. Daarnaast bespreken we enkele stappen die binnen het ontwikkelproces zijn genomen om aan de van toepassing zijnde privacywetgeving en security standaarden te voldoen en hoe het team van MedicPlanner dit heeft ervaren.
Personeel inroosteren op 24-uurszorgafdelingen is een lastige taak, vooral nu er steeds meer schaarste is in veel functies. Vaak krijgen eigen medewerkers de vraag voorgelegd of ze extra diensten kunnen en willen werken. Als de roosters dan nog steeds niet compleet zijn, worden ZZP’ers en uitzendkrachten benaderd. Dat moet vaak al weken van tevoren worden gedaan, waarbij meestal ook nog eens meer dan één bureau in de arm moet worden genomen.
Kortom: inroosteren op deze afdelingen is een inefficiënt, duur en tijdrovend proces, terwijl tijd en geld al zo schaars zijn in de zorg. Bovendien is er, ook na inschakeling van externe professionals, nog steeds geen garantie dat alle gaten in de roosters kunnen worden gevuld. Daardoor moeten in sommige gevallen operaties worden uitgesteld. Een bijkomende uitdaging is dat ziekenhuizen niet altijd een betrouwbaar beeld hebben van de oproepkrachten die zij moeten inschakelen, wat ten koste kan gaan van de kwaliteit van zorg.
Digitale bemiddeling
Een aantal 24-uursafdelingen van het Albert Schweitzer ziekenhuis (ASz) in Dordrecht worstelde met de roosters, waaronder de intensive care (IC). Intensivist drs. M. Frank, van het eerder genoemde ziekenhuis, sprak hierover met Hans Flu, een bevriende (voormalige en niet praktiserende) chirurg.
Flu: “Ik dacht hardop: wat zou het handig zijn als er een bemiddelingsapp voor zorgaanbod en –vraag was”. Een app die net zo intuïtief werkt als Tinder of Uber, zodat bijvoorbeeld verpleegkundigen alleen maar hoeven te ‘swipen’ voor (extra) diensten, en ziekenhuizen die diensten alleen maar hoeven uit te zetten in de app.”
Intensivist Frank zag direct de mogelijkheden van het idee. Flu werkte vervolgens een plan uit voor een platform waarop zorgaanbod en –vraag kunnen worden uitgewisseld in de vorm van een app. Het plan voor deze MedicPlanner besprak hij weer met Frank, waarna ze gezamenlijk hun ideeën voorlegden aan het bestuur van het ASz.
MedicPlanner werd vervolgens in nauwe samenwerking tussen Flu en het ASz verder ontwikkeld. Daarbij was de inbreng van planners en zorgprofessionals van de afdelingen IC en Spoedeisende Hulp (SEH) essentieel. In sessies dachten zij met elkaar na over vragen zoals: hoe moeten de profielen van (interne en externe) zorgprofessionals eruit zien? Tegen welke knelpunten lopen planners op? Hoe kan MedicPlanner zorgvraag en –aanbod optimaal matchen? En aan welke eisen moeten een platform en een app voldoen op het gebied van gebruiksvriendelijkheid?
Vervolgens werd begin december een pilot opgestart op de afdelingen. De dialyse-afdeling en coronary care unit (CCU) sloten zich al snel aan, omdat zij tegen dezelfde problemen aanliepen. Zowel de planners/hoofd afdelingen als de zorgprofessionals van deze afdelingen hebben het systeem enkele maanden uitvoerig in de praktijk getest en waar nodig input gegeven voor verbetering.
Eind april 2019 ging de aangepaste versie live. Deze kan worden gebruikt op alle zorgafdelingen van een zorginstelling (ziekenhuis, ouderenzorg, verpleeghuis en verzorgingshuis) door verpleegkundigen, arts-assistenten en medisch specialisten. MedicPlanner is inmiddels genomineerd voor een DIA-award (dé prijs voor het allerbeste interactieve werk van Nederlandse makers) in de categorie disrupters.
