Klinisch fysicus Jaap Groen, werkzaam in het Amsterdamse ziekenhuis OLVG, is een groot aanhanger van automatisering in de zorg. Maar dan moet het wel op een goede manier gebeuren. Zo begon het OLVG enkele jaren terug met twee pilots vanuit het EU BigMedilytics-programma, met een focus op analytics op en zoekfunctie van mobiele medische apparatuur voor verpleegkundigen. De poging het systeem in te voeren, strandde volgens Groen geleidelijk, mede door de coronacrisis. De vele lessen uit de pilots – bedoeld om de technologie te testen - en een bredere strategische samenwerking met Philips leidde tot een herziene aanpak dit jaar. “Als je op kleine schaal succesvol bent, kun je makkelijker de volgende stap zetten.”
Jaap Groen kwam op het pad van track & trace via een collega die inmiddels elders werkt. Groen stelt een groot aanhanger van automatisering in de zorg te zijn om zorgprofessionals vrij te spelen voor hoogkwalitatief werk in plaats van allerlei administratieve handelingen. “We doen enorm veel handmatig op het gebied van onder meer registreren, of laten er aparte programmaatjes voor ontwikkelen. Dat kan allemaal veel meer gestroomlijnd via automatisering en digitalisering. Maar het gaat vaak heel traag. Dat komt ook omdat de zorg een conservatief ingestelde sector is. Zoals het tien jaar geleden ging, zo doen we het nu ook en als het werkt doen we het over tien jaar nog.” Begrijpelijk, weet Groen, want het gaat in de zorg om mensen en mensenlevens. “Je hebt echt een cultuuromslag in de zorg nodig om vertrouwen te kweken in de voordelen van digitalisering en automatisering. Daarbij zie je wel een verschil tussen oudere en jongere generaties. Jongere zorgprofessionals zijn al veel meer met digitalisering als onderdeel van werk en privé opgegroeid. Het gaat dus traag, maar zal versnellen naarmate meer jongeren instromen.” Klein beginnen Om een cultuuromslag tot stand te brengen, is het volgens Groen vooral belangrijk om klein te beginnen en duidelijke doelen te hebben. “Technologie kan in principe alles tegenwoordig, dus we kunnen in theorie track & trace van devices in één keer in het hele ziekenhuis doorvoeren. Maar dan gaat het niet werken. Je moet het stapje voor stapje doen, zodat mensen aan een nieuwe manier van werken kunnen wennen, op kleine schaal zien dat geautomatiseerd volgen van apparaten voordelen biedt boven dit handmatig doen. Het vertrouwen in het systeem dient er te zijn.”JE MOET HET MENSEN MAKKELIJKER MAKEN, NIET MOEILIJKERDat hebben Groen en zijn digitalisering-collega’s ook gezien bij de eerdere pilots. OLVG is al in 2017 begonnen met deze pilots. Één op drie vleugels van de verlosafdeling en één in de verpleegtoren. Geleerde lessen Groen: “Een goed idee, dacht mijn voorganger: als we altijd weten wat waar is, hoeven we niet zo lang te zoeken. Maar na die twee proeven is het een beetje gestrand, mede door de impact van Covid. Zo sloot een van de vleugels van de afdeling geboortezorg tijdelijk de deuren en dat maakte de noodzaak van moeten zoeken naar devices al minder.” In de verpleegtoren waren daarnaast niet alle verdiepingen even breed uitgerust met track & trace devices, wat leidde tot een onbalans in de opbrengst van het systeem. Vervolgens liepen de batterijen van track & trace devices leeg en was het niet meer duidelijk waar ze allemaal op bevestigd waren. “Dit laat zien dat het ook enorm belangrijk is om het eigenaarschap van het systeem goed te regelen. Niet alleen de klinisch fysici en verpleegkundigen, waar we mee begonnen zijn, zijn verantwoordelijk en gebruiken het platform. Een bredere betrokkenheid in de organisatie is nodig, denk aan: zorgtechnologen, beheerders, IT, zorgverleners en bedrijfskundig managers. Afhankelijk van de vraagstukken waar je mee aan de slag wil gaan, dien je af te wegen of je de juiste mensen betrokken hebt.” Herziene aanpak Na een evaluatie van de pilots kozen OLVG en Philips ervoor om met een nieuwe aanpak en oplossing aan de slag te gaan. Daarbij gingen Groen en de andere betrokkenen niet over één nacht ijs. Via een aantal interviews met medewerkers werd in kaart gebracht wat men dacht dat een track & trace-systeem aan voordelen kon opleveren en waar de exacte behoeften lagen. De eerste proeven hadden al wel duidelijk gemaakt dat het Philips PerformanceFlow-systeem werkte en ook wat bij de uitrol nodig was om een succes te worden. OLVG en Philips zetten daarom nu in op een agnostisch IT-platform dat geïntegreerd wordt in de huidige werkprocessen en breder focust op logistiek, niet alleen een toepassing die het zoeken naar medische apparatuur vereenvoudigen kan. Van een dot-on-the-map naar het verrijken met diverse datapunten om context toe te voegen, waar ook operationele informatie uit slimme apparatuur onderdeel van gaat zijn. Groen hierover: “Als je het goed toepast, weet niemand dat het systeem er is, dat is waar we naartoe willen werken. De afgelopen maanden zijn we verder gegaan met het opzetten van de nieuwe insteek, met een beperkte groep betrokkenen om tot een nieuw succes te komen. Als je dat kan bewijzen, kun je zo’n systeem stap voor stap uitbreiden met het verder toevoegen van slimme apparatuur en operationele informatie.” Gebruiksvriendelijker Ook met de gewenste gebruiksvriendelijkheid wordt nu rekening gehouden in het PerformanceFlow-systeem, vertelt Groen. Zo moesten medewerkers bij de eerste twee proeven eerst een computer opzoeken, meermaals inloggen en klikken voordat ze konden zien waar iets stond dat ze nodig hadden. “Dat werkt niet. Data-ontsluiting moet zo eenvoudig mogelijk, bijvoorbeeld via een app op je smartphone. Je moet het mensen makkelijker maken, niet moeilijker. Het moet zoveel mogelijk ingebed worden in de bestaande processen.” “We gaan nu infuuspompen op alle afdelingen volgen, met enkele locaties waar zich decentrale voorraden bevinden. Een beperkte hoeveelheid apparaten en een beperkte groep medewerkers die hun zorgprocessen deels moeten aanpassen. Het grotere doel waar we hiermee naartoe werken is dat we de juiste middelen op het juiste moment op de juiste plek en bij de juiste mensen krijgen.” Stip op de horizon Dat, benadrukt Groen, is wel is een stip op de horizon, die je niet met het eerste of tweede project al realiseert. Organisaties zullen een aantal projecten achter elkaar moeten doen met een steeds grotere omvang om die stip te bereiken. “Voor nu richten we ons vooral op een zo efficiënt mogelijk voorraadbeheer, zodat niemand misgrijpt en altijd weet waar er een infuuspomp beschikbaar is. Natuurlijk houden we daarbij altijd de lange termijn in de gaten. Je kunt er ook voor kiezen om 100 extra pompen te kopen, dat is voor de korte termijn een makkelijker oplossing om ervoor te zorgen dat niemand misgrijpt dan een heel systeem op te zetten met trackers en software. Maar dat is niet de efficiency waar je naar zoekt.” CV
Jaap Groen is klinisch fysicus in het OLVG. Hij ondersteunt met name de specialismen radiologie en nucleaire geneeskunde.
Philips is lid van de ICT&health Innovation Partner Groep.
Philips PerformanceFlow
PerformanceFlow is een agnostisch Real Time IoT-systeem waarmee je onder andere mobiele medische apparatuur kan tracken en traceren. Mobiele medische apparatuur zoals echografie-apparaten, infuus - pompen, bedden of bladderscans worden middels een tracking device gevolgd.
Apparatuur die zelf al smart en connected is, kan ook aan het systeem gekoppeld worden (zonder tag). Het helpt om apparatuur sneller te vinden, geeft ook inzicht in real time voorraadniveaus, het gebruik van apparatuur en de bewegingen van en naar afdelingen / locaties en maakt tijdig onderhoud mogelijk. De data uit het systeem helpt om efficiënter te werken en datagedreven besluiten te nemen over onder an - dere de aanschaf van nieuwe apparatuur. In 2020 werd het voor de eerste keer ingezet in het OLVG.
De informatie die het tracking-systeem verzameld, kan weergegeven worden op gepersonaliseerde dashboards. Die worden afgestemd op specifieke afdelingen en/of gebruikersgroepen. Via deze dashboards kan de mobiele medische apparatuur gelokaliseerd en gereserveerd worden, maar ook slimme regels ingezet worden voor notificaties en het automatisch aanmaken van werkorders in onderhouds- en logistieke systemen.
