Zorgorganisatie Omring heeft mooie stappen gezet om het op afstand werken en meekijken binnen zorg- en leerprocessen optimaal te faciliteren. Wat ooit begon met een experiment met een smart glass, heeft geleid tot een doorontwikkeling waarbij ook smartphones en cameraopstellingen worden ingezet. Dit proces ging met vallen en opstaan, maar is volgens Hanneke Bonfrer en Kitty de Jong van Omring van groot belang om succesvol te innoveren.
Zoals veel organisaties begon ook Omring een aantal jaren geleden enthousiast met het op afstand werken met een smart glass. Maar in de praktijk bleek deze toch lastiger te gebruiken dan verwacht, stelt Bonfrer. "We merkten al tijdens de experimentfase dat aan de slimme bril op dat moment nog zoveel beperkingen en bezwaren kleefden, dat hij niet aansloot bij de vraag vanuit medewerkers. Te omslachtig en complex en als medium te beperkt inzetbaar.”
Een smart glass kan volgens Bonfrer prima werken als iemand mee wil kijken met een handeling, maar niet om tegelijk met de cliënt te communiceren. Want die kan jou niet zien. “Ook moet de drager eraan denken het hoofd stil te houden: anders beweegt het beeld bij degene die meekijkt te veel. Met de succesverhalen die je hoort en lees denk je eerst: hoe kan het dat het bij ons niet optimaal werkt? Als je dan navraag doet in de sector, blijkt dat iedereen eigenlijk tegen dezelfde dingen aanloopt.”
Een klein voorbeeld: toen Omring in 2018 met één van de beschikbare types smart glass ging werken, was de accuduur bij volledig opladen anderhalf uur. Dat beperkt de inzet. Voor een optimaal gebruik heb je dan per locatie meerdere brillen nodig, of voldoende reserveaccu’s. Dat maakt het gebruik van de smart glass prijzig en omslachtig.
Digitale vaardigheden
“Daarbij vroeg het behoorlijk wat digitale vaardigheden om de smart glass te kunnen gebruiken”, vervolgt Bonfrer. “Om verbinding te maken moest de gebruiker een reeks handelingen uitvoeren. Dat is niet handig als je in een spoedsituatie zit en snel wilt kunnen overleggen. En dan moet je ook nog zorgen dat je allebei bent ingelogd op het platform."
Ook in de wondzorg thuis kwam Omring tijdens de eerste pilotfase knelpunten tegen in het proces met de inzet van de smart glass. De wondzorgverpleegkundige was niet altijd beschikbaar wanneer de verpleegkundige met de bril bij de cliënt was, dus daar moest een aparte afspraak voor worden gemaakt. Dan levert het gebruik van de smart glass geen tijdswinst op, maar kost het juist extra tijd, merkten Bonfrer en De Jong. “En dan te bedenken dat de wondverpleegkundige standaard een smartphone op zak heeft, waarmee je ook op afstand kunt meekijken. Dat werkt ook prima. De slimme bril had in die situatie dus eigenlijk geen toegevoegde waarde.”
Bekend terrein
Alle genoemde knelpunten waren reden om terug naar de tekentafel te gaan en de vraag te stellen: welk probleem wil Omring in welke situatie oplossen en welke mogelijke oplossingen zijn er dan?
Bonfrer: “Door te experimenteren, willen we in beeld krijgen waar de smart glass wel of juist niet geschikt voor is. Zo denken we dat leerlingbegeleiding op afstand een goede use case is. We zijn een ander type bril met een langere accuduur gaan zoeken, die we hebben gekoppeld aan Microsoft Teams. Aansluiten bij de bestaande IT-infrastructuur en zo veel mogelijk bestaande applicaties en platforms gebruiken was ook een nadrukkelijke wens van ICT. Het beheer van devices en apps wordt al snel complex en komt de gebruiksvriendelijkheid niet ten goede.”
Door te experimenteren, willen we in beeld krijgen waar de smart glass geschikt voor is
In sommige situaties werd de smart glass helemaal losgelaten, voegt De Jong toe: “Onze medische dienst wilde graag op afstand mee kunnen kijken op veel van onze ‘wonen met zorg’- locaties. Vaak is sprake van een spoedsituatie, waarin je snel wilt schakelen met een arts. Een slimme bril is dan te omslachtig, terwijl een smartphone voor iedereen bekend terrein is. En voor als het nodig is om in die situatie de handen vrij te hebben, schaften we een speciale clip aan waarmee de iPhone op het uniformjasje kan worden bevestigd. We zijn dat nu op alle locaties aan het inzetten.”
Het kost wel tijd om nieuwe toepassingen goed in de werkprocessen te krijgen, weten De Jong en Bonfrer. “Als er even geen acuut probleem is, vinden mensen het lastig om gewoontes en wat ze al kennen los te laten. En dat terwijl zowel medewerkers als cliënten aangeven dat meekijken op afstand fijner is. Cliënten hebben dan minder mensen rond hun bed en bijvoorbeeld bij een proeve van bekwaamheid - waarbij we met camera’s werken - vinden medewerkers het veel fijner dat er niemand op hun vingers staat te kijken. Ze zijn veel minder zenuwachtig.”
Relevantie geleerde lessen
Volgens De Jong en Bonfrer worstelt iedereen in de zorg met dezelfde pijnpunten. “Innovatie wordt vaak ingestoken vanuit de technologie”, stelt Bonfrer. “Daar is op zich niets mis mee, maar je moet wel de functionele vraag in het oog houden om te komen tot optimale oplossingen. In dit geval heeft de technologie ons op het spoor gezet van een alternatieve oplossing. Gebruik de techniek als middel om je processen anders in te richten. Als je goed begrijpt hoe het in de processen werkt, dan kan de innovatieslag beter gemaakt worden. Juist dit soort verhalen zijn goed en inspirerend om met elkaar te delen.”
Innoveren gaat om meer dan alleen een succesvolle pilot," vertelt De Jong. “Een pilot draaien lukt meestal wel. Maar daar een relevant en haalbaar businessmodel op te bouwen en goed invoeren in de processen, is ook onderdeel van innoveren. Om dat te bereiken, moet je als hele organisatie vaak anders gaan werken. Daar zit de echte uitdaging. Als je dat niet doet, blijf je met technologie hangen in de sfeer van gadgets en ga je nooit de impact maken die nodig is om de uitdagingen in de zorg te helpen oplossen.”
Realistische verwachtingen
Bonfrer en De Jong benadrukken beiden hoe belangrijk het is om medewerkers mee te nemen in alle stappen van het innovatieproces, om hun verwachtingen realistisch te houden. “Medewerkers zien op LinkedIn allerlei posts over hoe geweldig het elders gaat. Maar in die posts lees je zelden wat er allemaal aan vooraf is gegaan en welke hindernissen overwonnen moesten worden. Terwijl dat wel de realiteit is. Dat zouden we veel meer met elkaar moeten delen. Dan is ook de verwachting bij de gebruikers veel realistischer.”
Omring krijgt regelmatig vragen van andere organisaties. Meestal gaan die over een technologische oplossing. Bonfrer en De Jong zouden graag een stap verder gaan: samen kijken naar de uitdagingen, mogelijke oplossingen en ervaringen daarmee. Iedereen die dat gesprek wil aangaan, is van harte welkom de innovatoren van Omring te benaderen via Hanneke.Bonfrer@omring.nl en Kitty.DeJong@omring.nl.
