Het nieuwe jaar is al volop bezig. Met frisse moed, een bak energie en waarschijnlijk een dieet of ik-pas-maand er weer vol tegenaan! Dit keer even geen inhoudelijke column over regie, vertrouwen of databeschikbaarheid, maar over hoe we daar met zijn allen vooral echt heel veel over praten: ook in 2025 ongetwijfeld samen vele tienduizenden uren. Dat kan echt wel wat minder. En fijner! We mogen wel wat meer gaan daten in plaats van vergaderen, veel leuker toch?
Kortom, tijd voor goede voornemens. En daar help ik dit keer graag bij, want mijn terugblik op afgelopen jaar is vooral dat veel van onze vergaderingen, Teams-meetings en bila’s allemaal echt wel een stuk leuker en effectiever kunnen. En natuurlijk weten we allemaal uit de boekjes wel hoe dat moet: effectief vergaderen. Maar het sluipt er ook nogal makkelijk in dat we van call naar call rennen, allemaal dingen tegelijk proberen te doen en daardoor stiekem eigenlijk alles half.
We worden allemaal straks weer bedolven onder de digitaliseringstrajecten en -projecten, en daarmee gepaard gaat het eindeloos vergaderen in werkgroepen, stuurgroepen, teamsessies. Dus: laten we het anders doen. Laten we 2025 het jaar van het DATEN maken! Doe je mee? Hoe? Door onderstaand rijtje er gewoon tijdens elk overleg bij te houden.
Doel
Ruim voor aanvang van elk overleg vaststellen van het doel van het overleg – hoe weten we dat we dat aan het einde bereikt hebben? Moet het overleg fysiek of kan het ook schriftelijk? Bij elk overleg met meer dan twee mensen hoort gewoon een agenda die helpt om dat doel te bereiken. Benoem dat doel ook bij aanvang.
Aanspreken
Benoem ineffectief of juist heel effectief gedrag dat je ziet tijdens het overleg – en benoem het als een gesprek afwijkt van het doel, of als je merkt dat er mensen aan het afhaken zijn. Dat mag natuurlijk ook juist met complimentjes! Juist goed om een vergadering te verleuken om te benoemen wat je echt een goede opmerking of samenvatting vindt.
Tijd
Starten en eindigen op de minuut, stuur op tijd per agenda- onderdeel.
Exit
Het afronden van vergaderen kan niet zonder benoemen van afspraken, besluiten en actiepunten met verantwoordelijke en concrete tijdslijnen. Neem ook aan het eind de ruimte om te vragen om de laatste twee minuten van de vergaderen te checken welk cijfer elke deelnemer dit overleg gaf en er één of twee uit te pikken voor toelichting.
Notulen
Niemand zit te wachten op pagina’s proza waarvan het lezen meer kost dan half meeluisteren tijdens het mailen. Wees bondig met de terugkoppeling en zie het als naslagwerk van de belangrijkste zaken - vaak is een ABL (actie- en besluitenlijst) echt meer dan voldoende. Of vraag aan de deelnemers of er een transcriptieprogramma mag meelopen tijdens het overleg waar je dat eenvoudig naderhand uit kan halen, net zo makkelijk.
En voor degene die denkt: we kunnen ook echt wel gewoon een stuk minder vergaderen in plaats van alleen effectiever vergaderen – zo is het maar net. Dus het begint met 'moeten we wel een hele serie structurele overleggen hebben als het ook anders kan?' Net als met daten. Alleen als het echt moet en je zeker weet dat je het wilt…
