De implementatie en opschaling van technologie in de langdurige zorg vraagt veel van zorgorganisaties. Het beïnvloedt zorgprocessen en de manier van werken aanzienlijk. Hoe zorg je voor een effectieve inrichting? Hoe betrek je medewerkers hierbij? Welke valkuilen kun je vermijden? Dit verschilt per technologie en zorgproces.
Om zorgorganisaties hierbij te ondersteunen, hebben Waardigheid en trots voor de toekomst (W&tt, programma Vilans) en Zorgvernieuwing in Versnelling (ZVIV) vijf praktische implementatietoolkits ontwikkeld. Deze toolkits bieden een stappenplan met gerichte tips en hulpmiddelen, afgestemd op specifieke zorgprocessen. Zo kunnen zorgverleners leren van eerdere ervaringen en valkuilen vermijden. De toolkits zijn nu beschikbaar om organisaties te begeleiden bij verandering en implementatie.
Kennis en ervaring delen
In de ouderenzorg wordt inmiddels veel gebruik gemaakt van zorgtechnologie om hybride en digitale zorgprocessen mogelijk te maken. “Iedere ouderenzorgorganisatie die dit doet, leert daarvan”, zegt Sanne van der Weegen (projectleider digitale zorg bij Vilans), “en het is zonde als die kennis niet wordt verspreid. De behoefte aan effectieve inzet van zorgtechnologie is immers overal in de ouderenzorg groot, vanwege de toenemende zorgvraag door de vergrijzing en de personeelsproblematiek. Daarom hebben wij het plan opgevat om toolkits specifiek per hybride proces te ontwikkelen. Dat is de kern van waar wij als Vilans voor staan tenslotte: kennis ophalen en gebundeld verspreiden.”
In het veld werden al een aantal technologie-specifieke toolkits ontwikkeld, zoals die voor de Momo bedsensor door Anders Werken in de Zorg en die voor de medicijndispenser door de Vliegwielcoalitie. W&tt heeft samen met deze partijen, brancheorganisaties en andere zorgvernieuwers bepaald welke toolkits nog ontwikkeld zouden moeten worden en wie dat oppakt.
De keuze viel op: Hybride zorg en ondersteuning met beeldschemcontact; Spraakgestuurd rapporteren; Externe leefcirkels; Dagstructuur-ondersteuning; Expertise op afstand. Naar aanleiding hiervan hebben W&tt en Zorgvernieuwing in Versnelling de handen in elkaar geslagen. Een logische samenwerking, stelt Samantha di Rocco (senior adviseur bij Vilans). “W&tt helpt om de langdurige zorg voor ouderen toekomstbestendig te maken. Zorgtechnologie speelt hierin een belangrijke rol. Zorgvernieuwing in Versnelling is een beweging die inzet op het versnellen van activiteiten om zo innovatief en digitaal mogelijk te werken in de ouderen- en thuiszorg.”
Voor & door de praktijk
Het plan was om in samenwerking met zorgorganisaties zorgtechnologie-specifieke toolkits te ontwikkelen, stelt Van Weegen. Voor de praktijk en door de praktijk dus. “Dit sluit aan bij de behoefte van de zorgorganisaties. Ze willen niet ieder voor zich het wiel uitvinden, ze willen juist leren van elkaar. Daarom nemen we in de toolkits ook de geleerde lessen op van meerdere zorgorganisaties met een bepaalde zorgtechnologie. Heeft iemand bijvoorbeeld al een training gemaakt of een plan van aanpak opgesteld voor de implementatie van die technologie, dan nemen we dat mee.”
Voor ieder van de vijf toolkits is begonnen met een oproep. “Met zorgorganisaties die daarop gereageerd hebben, hebben we een interactieve sessie georganiseerd om kennis, tips en tricks op te halen over deze zorgtechnologie”, vertelt Di Rocco. “Ook hebben we interviews gehouden om extra kennis op te halen. Onder andere bij leveranciers van zorgtechnologie. En daar waar het lastiger bleek om tot een toolkit te komen, hebben we ook koplopers benaderd met de vraag of ze hun kennis met ons wilden delen. Dat wilden ze graag.”
Vlotte realisatie
De ontwikkeling van de toolkits is op basis van de gekozen aanpak – samenwerking met de zorgorganisaties – vlot gegaan. In enkele gevallen was het lastig de juiste organisaties aan boord te krijgen”, schetst Di Rocco. “Over de ene zorgtechnologie bestaat al veel praktische kennis, bij de andere was het nog zoeken omdat die technologie nog minder ver is opgeschaald. Er moet sprake zijn van een bepaalde mate van implementatie om tastbare voordelen te kunnen delen. En dat is natuurlijk wel wat we willen.”
Daarom wordt in de toolkits ook benadrukt in welke fase van implementatie de betreffende zorgtechnologie zich bevindt. “Ook besteden we aandacht aan wat zorgorganisaties vooral niet moeten doen”, vervolgt Di Rocco. “Het belangrijkste is: niet vanuit de technologie beginnen. Bij de toolkit die we bijvoorbeeld ontwikkelden voor expertise op afstand zagen we dat soms de focus lag op het toevoegen van technologie, niet op hoe ervoor kan worden gezorgd dat de experts op een bepaald vlak beter benaderbaar zijn. Het proces moet leidend zijn, de technologie moet het proces volgen.”
Urgentiebesef
De vijf toolkits zijn inmiddels af en gepubliceerd. “Dat ze er zijn gekomen, laat zien hoe groot de behoefte van zorgorganisaties is om te kunnen versnellen in de implementatie van zorgtechnologie”, onderstreept Di Rocco. “De urgentie wordt gevoeld. De meeste partijen willen niet meer pionieren, maar op een heel praktische manier aan de slag en gebruik maken van de ervaring die andere organisaties al hebben opgedaan. Die urgentie heb ik ook heel duidelijk gemerkt in mijn vorige baan bij Careyn. Ik was daar bezig met het implementeren van de medicijndispensers en wilde dit gefaseerd doen over de verschillende regio’s. Maar tijdens de zomerperiode gaven sommige regiomanagers aan dat ze met acute personeelskrapte te maken kregen. Daarop hebben we de implementatie toen versneld, om de continuïteit van zorg te kunnen waarborgen.”
Verpleegzorgorganisaties in de ouderenzorg kunnen vanaf nu zelf met de vijf toolkits aan de slag en de zorgtechnologieën implementeren. “Als ze vragen hebben of behoefte hebben aan begeleiding, kijk dan op de websites van de samenwerkende partijen voor het aanbod", stelt Van der Weegen afsluitend.
Meer over de vijf nieuwe implementatietoolkits:
In de toolkits zijn geleerde lessen uit de praktijk vertaald naar een stappenplan vol tips (zie afbeelding hieronder), voorbeelddocumenten en hulpmiddelen voor implementatie van een specifieke technologie.
U kunt de volgende vijf toolkits downloaden op de website van Waardigheid en trots voor de toekomst:
- Hybride zorg en ondersteuning met beeldschermcontact.
- Spraakgestuurd rapporteren.
- Externe leefcirkels.
- Dagstructuurondersteuning.
- Expertise op afstand.
Waardigheid en Trots voor de Toekomst biedt praktische kennis en ondersteuning op thema’s die bijdragen aan toekomstbestendige zorg. Technologie en digitale zorg is een van deze thema’s. Het is een onderdeel van het beleidsprogramma Wonen, Ondersteuning en Zorg voor Ouderen (WOZO). Het programma wordt uitgevoerd door kennisorganisatie Vilans in samenwerking met het ministerie van VWS.
Zorgvernieuwing in Versnelling is een initiatief van ActiZ, Anders werken in de Zorg, AlzheimerNL, Vilans, WDTM, ZN en ZorgthuisNL met als doel: de juiste zorg op de juiste plek door zo innovatief en digitaal mogelijk te werken in de ouderen- en thuiszorg. Dit gebeurt door afstemming en samenwerking tussen partijen te bevorderen, en waar nodig versnelling aan te brengen.
CV
Sanne van der Weegen is projectleider digitale zorg bij Vilans.
Samantha di Rocco is senior adviseur bij Vilans.
