E-health toepassingen inzetten is al normaal voor zorgaanbieders. Maar hoe zorg je ervoor dat e-health integraal onderdeel wordt van zorgpaden en -processen? Die vraag leidde ertoe dat Albertje Breitsma en Nanette Stevens van e-health-aanbieder Minddistrict verder gingen kijken dan implementatie en integratie van het Minddistrict-platform alleen. Het resultaat: implementatiedienst Wwiser: "Het gaat ons erom dat we organisaties helpen met het beantwoorden van de vraag: wat kan digitalisering jouw organisatie, jouw professionals en jouw cliënten brengen?" stelt Stevens. "Vervolgens brengen we dit antwoord naar de praktijk."
Wwiser staat voor Worth-While Implementation SERvices. De dienst moet het gat vullen dat vaak bestaat tussen uitrol en daadwerkelijk optimaal gebruik van digitale tools. De bedenkers van Wwiser hadden al jaren ervaring met de implementatie van het Minddistrict-platform, maar raakten in toenemende mate gefrustreerd dat zij niet de volgende stap konden zetten: digitale toepassingen zodanig gebruiken dat de hele organisatie, zorgprofessionals en cliënten ervan profiteren.
Stevens: “Zodra we voorbij de implementatie van Minddistrict wilden kijken, merkten we de organisaties dit niet van ons verwachtten. Wij zijn toch de softwareleverancier? Waarom ons dan bemoeien met brede digitalisering? Zo bleef Minddistrict toch vaak een platform dat bovenop bestaande processen gezet werd en er niet onderdeel van werd.”
Bredere ondersteuning
Daarom werd duidelijk dat er een nieuwe aanpak nodig was, buiten de implementatie van het Minddistrict-platform om. In de zomer van 2024 werd dit idee gepitcht bij en goedgekeurd door de directie, vertelt Breitsma. “Wij zien namelijk dat organisaties de digitale zorgtransformatie steeds serieuzer nemen. De problemen van wachttijden en werkdruk groeien en men wil echt optimaal digitale toepassingen gebruiken. De tijd van pilots is wel zo'n beetje voorbij, we nemen met elkaar digitalisering gelukkig serieus.”
Dat vergt een andere insteek: verandering van cultuur, processen en gebruikersgedrag. Wwiser richt zich dan ook op die inhoudelijke gedragsverandering en minder op de techniek. Breitsma: “Daar schuurden we al tegenaan met de implementatie van Minddistrict. Nu kunnen we dat gesprek vanuit Wwiser beter voeren. Ons vertrekpunt is in gesprekken met klanten veranderd: we komen niet langer Minddistrict brengen, maar klanten veel breder helpen met hun uitdagingen op het gebied van digitalisering.”
Bij bestaande Minddistrict-klanten bleek Wwiser goed te vallen, merkt Stevens op. “Vaak hebben zij al meer digitale tools waarvan het gebruik blijft hangen op een bepaald basisniveau, ze halen de volle potentie er nog niet uit. Vaak ook zochten zij daarom al naar consultancy-ondersteuning of subsidies om tot opschaling en verbetering te komen, om bijvoorbeeld wachtlijsten echt terug te dringen.”
De klik
Een goed voorbeeld van een ggz-aanbieder waar de klik met Wwiser er meteen was, is het Zeeuwse Emergis (zie kader). Bij Emergis spelen de problemen van wachtlijsten en personeelstekort door de relatief geïsoleerde positie van de provincie meer dan gemiddeld een rol.
Breitsma: “Zij merkten dat voor optimaal gebruik van e-health tools er echt cultuur- en gedragsverandering nodig is en kozen er voor om het roer radicaal om te gooien, om zo het huidige zorgniveau vast te kunnen houden of zelfs verhogen. In samenwerking zijn we daar nu mooie zaken aan het ontwikkelen. Zo maken we samen met een leverancier van VR-tools van Emergis een zorgpad waar zowel Minddistrict als die VR-tool deel van uitmaakt. Maar altijd als onderdeel van de integratie van hybride zorg in de werkwijze van de organisatie.”
In de praktijk
Klinkt mooi, maar hoe werkt zo’n traject met Wwiser? Breitsma licht toe: “We beginnen met een intake: waar staat de organisatie en waar wil zij heen? Waar zit de grootste pijn tussen deze twee punten? Zo kunnen we tot een aanpak op maat komen. Belangrijk daarbij is om die aanpak zowel op organisatieniveau als per team in te vullen. Want uiteindelijk moet het op teamniveau gaan gebeuren. One size does not fit all.”
Wwiser heeft diverse tools om mensen te laten ervaren wat er allemaal mogelijk is met e-health toepassingen, zoals het e-heldenkaartspel. Dat is laagdrempelig en inspireert middels spel. Zorgprofessionals komen zo vaak tot nieuwe inzichten, als het gaat om de mogelijkheden van e-healthtoepassingen in hun dagelijkse werkzaamheden.
Breitsma: "Een andere tool is de Werkdruk Wachtlijst Zorgkosten-tool (wwz), waarmee we onder meer visueel in kaart brengen hoe een andere aanpak met behulp van e-health kan leiden tot minder werkdruk, kortere wachtlijsten of lagere zorgkosten. Soms zijn kleine wijzigingen al voldoende om tot flinke stappen te komen. Dat alles vullen we aan met diverse praktische trainingen. Bijvoorbeeld digitale gespreksvoering: waarbij het niet gaat om de techniek, maar om de andere omgangsmethoden in blended zorgverlening.”
Verder helpt Wwiser, nadat een organisatie op het gewenste hogere niveau is gekomen, ook met het in kaart brengen en bijhouden van hun doelstellingen. Breitsma hierover: "We kunnen zelfs nog langer de vinger aan de pols blijven houden als een organisatie dat wil. Het liefst maken we onszelf zo snel mogelijk overbodig, maar pas als de cultuur- en gedragsverandering goed geborgd zijn.”
E-health als middel
“Uiteindelijk gaat implementatie maar voor een klein deel om de techniek, en merendeels om verandering van cultuur en gedrag,” stelt Stevens tot slot. Zij en Breitsma zijn inmiddels met een groeiend aantal organisaties in gesprek die geen Minddistrict gebruiken. “Daar staan we heel erg voor open. Het gaat niet om de toepassingen, maar om de doelstellingen van een organisatie. Een digitale toepassing is een middel tot een doel. Het gaat er ons met Wwiser om dat we e-health landelijk op een hoger niveau tillen om dat doel te helpen bereiken. Zolang wachtlijsten en werkdruk blijven oplopen, is ons werk nog niet gedaan.”
Wwiser en Emergis
Emergis is een brede maatschappelijke organisatie voor mentale gezondheid en welzijn. Jaarlijks ondersteunen circa 1.400 medewerkers op 50 locaties in Zeeland zo’n 13.000 mensen met uiteenlopende uitdagingen op het gebied van mentale gezondheid, verslaving, wonen, werken, veiligheid en huiselijk geweld. De Zeeuwse ggz-zorg staat bovengemiddeld onder druk vanwege dubbele vergrijzing. Emergis werkt daarom samen met de Zeeuwse Zorgcoalitie aan het toegankelijk houden van zorg in Zeeland.
Renske van Dorssen is projectleider bij Emergis voor Enter. Dit project is één van de initiatieven van Emergis om de zorg toekomstbestendiger te maken. Het uitgangspunt in Enter is ‘digitaal, tenzij’. Enter bestaat uit twee delen.
- De Start @ctief-fase, waarin een cliënt zich zelfstandig, via een e-health module, voorbereidt op de behandeling.
- Daarna volgt de behandeling zelf. Emergis kijkt dan wat de cliënt nodig heeft, gebruik makend van digitale hulpmiddelen zoals e-health en Virtual Reality.
Ook de professionals van Emergis worden met digitalisering ondersteund, zoals met een vernieuwde werkplek en meer mogelijkheden om (ook digitaal) samen te werken.
Intensieve samenwerking
“We werken al langer intensief samen met Minddistrict”, vertelt Van Dorssen. “Vanaf het moment dat we onze verkenning begonnen om de voordeur digitaler in te richten, zijn we met Minddistrict en binnen GX-verband1 in gesprek gegaan over hoe we dit aan konden pakken. Zo hebben we gebruik gemaakt van een module die ontwikkeld is door een collega-instelling. Zij hebben ook meegedacht in en uitvoering gegeven aan het training van professionals om digitale instrumenten beter in te zetten. Verder denkt Minddistrict breed mee om niet alleen binnen de grenzen van de organisatie te digitaliseren, maar ook in samenwerking tussen platformen. Er kan winst behaald worden om ook partners in Zeeland goed met elkaar te verbinden.”
Wwiser was destijds nog geen aparte dienst. Inmiddels ondersteunt Wwiser bij de opschaling van Enter, in de hele breedte van digitale mogelijkheden. Enter draait nu vooral bij monodisciplinaire zorgvragen, maar Van Dorssen werkt aan de opschaling van Enter naar het hele ambulante aanbod. “Zo heeft Wwiser ons geholpen in een digitaliseringsslag in al onze zorg. We hebben onze zorg nu in concrete modules beschreven. Wwiser heeft ons geholpen om – waar mogelijk – ook digitale modules in te zetten.”
Op deze manier kunnen zorgprofessionals veel beter bepalen wanneer welke digitale module van een e-health toepassing ingezet kan of moet worden, of welke combinaties er mogelijk zijn, zoals tussen Minddistrict en Emergis’ VR-aanbieder. “Een van de grote problemen voor hulpverleners is namelijk dat er een prachtig aanbod aan digitale tools is, maar de tijd vaak ontbreekt om goed te bepalen wanneer welke van die modules het meest geschikt is. Nu die tijd geen probleem meer is, kan digitaal behandelen de norm worden.”
1. GX is een overlegverband van Minddistrict en 11 instellingen uit met name de gzz dat zich bezighoudt met implementatie van e-health toepassingen en integratie ervan in werkprocessen en organisatie.
CV
Albertje Breitsma is team lead implementatiespecialisten bij Minddistrict.
Nanette Stevens is team lead customer succes management bij Minddistrict.
Renske van Dorssen is projectleider bij Emergis.
