Zorgorganisatie Omring timmert aan de weg met digitalisering. Denk aan de in 2025 vernieuwde meerjarenvisie digitalisering, die mikt op preventie en de inzet van technologie waar dit van toegevoegde waarde is. Het doel: goede kwaliteit zorg blijven bieden aan een groeiende groep ouderen, ondanks krapte op de arbeidsmarkt. Concreet onderdeel van de visie is de samenwerking met technologiepartner KPN Health in drie pijlers. Het eerste traject – zorgoproepsystemen waarmee bewoners van een woonzorglocatie van Omring om hulp kunnen vragen - zit in de uitrolfase. “Wij willen primair voor onze cliënten een flexibele zorgdomotica-as-a-service oplossing uitrollen, waarbij het mooi is dat deze oplossing ook bruikbaar is voor andere zorgorganisaties”, vertelt Omring-programmamanager Imre van der Lubbe.
De innovatiereis van Omring en KPN Health begon enkele jaren geleden, vervolgt Van der Lubbe, op basis van het inzicht dat Omring de groeiende groep ouderen die het grootste deel van haar clientèle vormt, niet zonder aanpassingen in de dienstverlening kan blijven bedienen. Digitalisering vormt deels de oplossing voor dat vraagstuk.
“We nemen hier als Omring graag een regierol in, waarbij onze partners onder meer de technische expertise inbrengen. KPN heeft dezelfde visie en blik op de toekomst, reden om strategisch samen te werken aan de ontwikkeling van de digitale ondersteuning op domoticagebied. Het is de bedoeling om deze oplossing voor een zorgoproepsysteem niet alleen zelf te gebruiken, maar geschikt te maken voor zorgorganisaties in heel Nederland.”
Drie pijlers
De samenwerking kent drie pijlers:
- Zorgoproepsystemen (domotica, intramuraal).
- Langer gezond thuis (extramuraal).
- Datagedreven werken.
Vervanging van de bestaande zorgoproepsystemen van diverse leveranciers in de 31 woonzorglocaties was voor Omring het meest dringend. Uniformering en standaardisatie waren een must voor zowel Omring als KPN, stelt Edwin Rademaker, productmanager KPN Zorgvrij. Hij benadrukt dat niet technologie bij de aanpak bovenaan stond, maar de behoeften van de zorgprofessionals en cliënten. Het gaat in de samenwerking allereerst om het vergroten van het gemak voor zorgmedewerkers, om de (informatie)veiligheid en om het inspelen op de krapte op de arbeidsmarkt. Technologie ondersteunt daarbij,
“We wilden meer aansluiten op de zorg, minder maatwerk per organisatie. Standaardisatie is nodig om snel op te schalen, zowel per organisatie als landelijk; maar ook om zorgprofessionals van Omring flexibel op meerdere locaties in te kunnen zetten. En dat betekent inderdaad dat de oplossing die we ontwikkelen niet alleen voor Omring, maar ook voor andere zorgorganisaties bruikbaar is.”
De aanpak startte bewust op de werkvloer. Een oplossing uitrollen zonder zicht op de praktijk leidt tot onnodige en dure aanpassingen achteraf. En het kost (te) veel tijd. Daarom werd continu geïnventariseerd, gediscussieerd en gevalideerd met in totaal 150 medewerkers en managers.
“Met 24-uursworkshops brachten we alle 121 relevante werkprocessen bij Omring in kaart,” schetst Rademaker. “Deze inzichten hielpen om te bepalen waar medewerkers onmiddellijk geïnformeerd moeten worden en waar dat op een later moment kan. Je wilt vooral rust creëren. Omdat Omring een abonnementsmodel verkoos, ontwikkelden we ZorgVrij Compleet: geen losse producten afleveren en klaar, maar betalen naar gebruik. Dat zijn ook onze algemene uitgangspunten richting de toekomst: standaardisatie, snel kunnen op- of afschalen en flexibiliteit in een abonnementsvorm.”
Gebruikersscenario’s
Samen met Omring ontwikkelde KPN een werkwijze die van de eerste gesprekken tot de uitrol is vastgelegd in een blauwdruk. Deze bevat standaard gebruikersscenario’s, afgestemd op alle situaties en gebruikers - zoals zorgprofessionals en cliënten. Rademaker verwacht dat zo’n 90 procent van de blauwdruk voor elke VVT-organisatie gelijk is. Voor de 10 procent aan maatwerk – denk aan andere gebruikersscenario’s - worden ook bij andere zorgaanbieders de 24-uursworkshops ingezet.
“Het abonnement dat KPN gaat bieden, is gebaseerd op gebruikersscenario’s waar de producten en dienstverlening op worden afgestemd. Als meer organisaties onze oplossing gebruiken, kunnen ook bestaande klanten profiteren van de gebruikersscenario’s van nieuwe klanten. Daarnaast bieden we een geïntegreerde servicepropositie, waarbij KPN er als hoofdaannemer voor zorgt dat alles blijft werken - ook als de oorzaak van problemen bij producten van andere leveranciers ligt. Zo worden technische problemen snel opgelost, blijft de keten maximaal beschikbaar, betrouwbaar en veilig en kunnen zorgverleners zich richten hun kerntaak: zorg bieden.”
Wederzijds profijt
Ook Omring profiteert van de samenwerking, benadrukt Van der Lubbe. “We hebben veel geleerd van het samen ontwikkelen van de blauwdruk. We hebben nu een mooi basisproduct om uit te rollen op alle 31 woonzorglocaties van Omring, en een insteek om bij cliënten thuis en met datagedreven werken aan de slag te gaan. Het is natuurlijk mooi meegenomen wanneer we daar andere zorgorganisaties in Nederland mee kunnen helpen.”
Inmiddels zijn vijf locaties live met het nieuwe KPN Zorgvrij Compleet-portfolio. Elke locatie kan direct de benodigde functie(s) aanzetten, afhankelijk van de behoefte van cliënt en zorgverlener. De andere twee trajecten – langer gezond thuis en datagedreven werken - krijgen in de tweede helft van 2025 meer aandacht.
Van der Lubbe hierover: “Datagedreven werken is al langer een onderwerp voor Omring. We hebben een volwassen team dat zich dagelijks bezighoudt met data(rapportages) en de kwaliteit van data. Die kwaliteit is echt een must om slim en proactief te kunnen werken. Het nieuwe zorgoproepsysteem biedt veel data. Die willen we combineren met andere bronsystemen voor nog meer voorspellende inzichten. Zo kunnen we steeds meer zorg voorkomen in plaats van verlenen. Dat is ook de basis van onze pijler ‘Langer gezond thuis’.”
Een andere verandering die voortkomt uit de samenwerking: toekomstbestendige kamers. Een cliënt met een somatische aandoening kan morgen psychogeriatrische kenmerken vertonen. Verhuizen is dan niet de beste oplosing. “Daarom kiest Omring voor toekomstbestendige kamers”, vertelt Van der Lubbe. “Elke ruimte is geschikt voor elke zorgvraag. Met een bescheiden voorinvestering creëren we maximale wendbaarheid en snelheid. Geen verbouwingen of offertes, alleen een aanpassing in de actieve gebruiksscenario’s. Dat bespaart kosten, tijd en onrust – en levert betere zorg op.”
Tijd besparen
Hoewel de samenwerking tussen KPN en Omring door opgedane inzichten onderweg meermaals van richting veranderd is, bleef één uitgangspunt ferm overeind: tijd besparen. Van der Lubbe: “Het aantal cliënten én hun zorgbehoefte zal groeien, personeel is steeds lastiger te vinden. Tijdsbesparing is daarom een belangrijk ijkpunt. Dat geldt voor het nieuwe zorgoproepsysteem, maar ook het datastuk. Data leidt tot inzichten, leidt tot kennis, leidt tot betere besluiten. Door de informatie en inzichten uit data realtime te laten terugstromen in processen, kun je direct verbeteringen doorvoeren.”
Ook voor de derde pijler – Langer gezond thuis – is tijdsbesparing belangrijk, benadrukt Van der Lubbe. Door te voorkomen dat mensen intramuraal geholpen moeten worden, verlicht je de druk op het personeel en vergroot je de zelfredzaamheid van cliënten. “Dit element kent een veel grotere schaal, zal langer duren en is uiteindelijk niet iets dat Omring alleen kan. Dit zal regionaal en op landelijk niveau opgepakt moeten worden. Maar we kunnen er wel aan bijdragen voor de BV Nederland.”
In ontwikkeling
Hoewel het traject voor zorgoproepsystemen in de uitrolfase zit, geldt ook hier dat technologie en behoeften voortdurend in ontwikkeling zijn. Het vorig jaar geopende zorgdomotica lab van Omring is dan ook nadrukkelijk bedoeld voor testen en validatie van alle drie de pijlers, vertelt Rademaker.
“Bij de eerste uitrol was dit lab nog niet open. En wat bleek? In de praktijk waren er veel te veel alarmen. In het lab is daarom bepaald wat need-to-have alarmering is en wat nice-to-have. Zo creëerden we rust bij de zorg en kunnen we voortaan veel beter bepalen wat werkt en wat niet. Je moet dat echt ervaren.”
Daarnaast zet KPN op elke locatie adoptieworkshops in. In de uitrolfase én voor de langere termijn. Sommige locaties zijn al verder dan andere in techniek of werkprocessen. “Scenario’s veranderen, er komen nieuwe scenario’s en ook medewerkers bij”, stelt Rademaker. “We staan pas aan het begin. Dit is geen los project, we blijven de vinger aan de pols houden, want mensen, processen en technologie blijven veranderen. Daar wil je altijd op in kunnen spelen.”
Van der Lubbe is dan ook blij met KPN Health als innovatiepartner. “Als Omring kunnen we in beperkte mate dit soort zaken zelf oppakken, maar op een gegeven moment loop je tegen situaties aan waar je zelf niet zomaar oplossingen voor kan vinden, of grijp je te snel naar een product. Dan is het mooi wanneer je een partner als KPN Health achter de hand hebt die hiervoor de discussie kan voeren met de juiste partijen.”
Koploper ActieLeerNetwerk
In november 2024 kregen KPN Health en Omring de eervolle onderscheiding als Koploper van het ActieLeerNetwerk voor de samenwerking aan het zorgoproepsysteem. Het ActieLeerNetwerk is op zoek naar innovatieve oplossingen voor de arbeidsmarkt in zorg en welzijn. Met de uitspraak ‘Ontregel de zorg’ stimuleert het netwerk het vinden van tijdbesparende maatregelen.
