Treant zet vol in op het gebruik van (real time) data in de zorg. “Het helpt ons om regie te nemen en om alles overzichtelijk te houden”, zegt Karin Verhoog. Zij is verpleegkundige en teamleider op de Acute Opname Afdeling (AOA) van ziekenhuislocatie Scheper van Treant in Emmen. Eén van de meest tastbare voorbeelden van de toepassing van datagedreven werken binnen Treant is het zelf opgezette Ward Control Center (WCC). Het initiatief hiervoor is afkomstig van de verpleegkundigen. Het WCC is een touchscreen waarop rechtstreeks de informatie is af te lezen en kan worden ingevoerd.
“Met het WCC kunnen we zien op welk bed in welke kamer welke patiënt ligt”, somt Verhoog op. “Per patiënt is ook zichtbaar wat de voorlopige ontslagdatum (VOD) is, welke disciplines bij een patiënt betrokken zijn en wie de hoofdbehandelaar is. Ook zien wij op het scherm welke verpleegkundige de patiënt verzorgt en wat de werklast is van een betreffende verpleegkundige. Verder zijn tal van logistieke indicatoren bij de patiënt inzichtelijk. Zo kun je bijvoorbeeld in één oogopslag zien wat er nog moet gebeuren voordat een patiënt met ontslag kan. En bij een uitplaatsing naar een andere afdeling kun je eenvoudig zien wanneer en op welke manier dit gebeurt.”
De AOA nam ongeveer drie jaar geleden als eerste afdeling binnen Treant het WCC in gebruik. Verpleegkundige Verhoog is zeer te spreken over het gebruik ervan in de praktijk: “Het is duidelijk en gemakkelijk. Door alle informatie in één oogopslag inzichtelijk te hebben, is er meer rust op onze afdeling en teampost. Dit komt ten goede aan de patiëntenzorg en het leidt ook tot een kortere ligduur.”
Ook handig: nu alle informatie op één digitaal afdelingsbord zichtbaar is, zijn de aloude whiteboards met daarop de handgeschreven aantekeningen, verleden tijd. Met daarbij een nog zwaarder wegend voordeel, legt het hoofd van de afdeling Business Intelligence (BI) van Treant, Jaap Krikken, uit: “De informatie die voorheen op een whiteboard stond, werd na elke dienst gewist. Deze informatie ging dus verloren. Nu hebben en houden we deze informatie digitaal beschikbaar en kunnen we het gebruiken om de zorgzwaarte binnen het hele ziekenhuis te monitoren, te evalueren en in te zetten voor toekomstige ontwikkelingen.”
Gebruik en hergebruik data
Treant is al jaren bezig met het (her)gebruiken van data. Bijvoorbeeld capaciteitsgegevens, zoals het aantal vrije bedden. De laatste paar jaar heeft Treant vooral ingezet op het samenvoegen van al die verschillende data tot één overzichtelijk geheel.
“Er was veel data versnipperd beschikbaar en afkomstig vanuit verschillende systemen”, licht Krikken toe. “Als je dan iets wilde weten, moest je eerst de brokjes informatie bij elkaar sprokkelen en samenvoegen om het complete plaatje te kunnen overzien. Dat hebben we met één overzichtelijk dashboard, waarin alle data in een voor iedere begrijpbare presentatievorm zichtbaar is, samen laten komen. Dat helpt enorm om gezamenlijk en gefundeerd beslissingen te kunnen nemen.”
Doordat op het WCC verpleegkundigen zelf de gegevens kunnen invullen, zijn zij samen met de ingevulde data aan de leiding. Het draagt bij aan betere en adequatere patiëntenzorg. Ook de ligduur van patiënten in het ziekenhuis wordt korter. Er is meer rust op de afdeling omdat er meer overzicht en inzicht is door de data.
Meer dashboards ontwikkeld
Inmiddels maken acht afdelingen gebruik van het WCC. “De meest recente ontwikkeling is dat we nu ook met verpleegkundige indicatoren werken”, vertelt Krikken. “Dat betekent dat we realtime de scores van de patiënt integreren in het dashboard. Zo kunnen de verpleegkundigen altijd de laatste stand van zaken bij een patiënt zien.”
Een andere ontwikkeling bij Treant is het zelf ontwikkelde Tactisch Plan Overleg (TPO) Dashboard op de operatiekamer, schetst Krikken. “Hiermee kunnen we bijvoorbeeld inspelen op de korte of juist lange wachttijden voor bepaalde specialismen en houden we bij hoe laat operaties op onze locaties ’s ochtends beginnen. Want als een operatie om wat voor reden dan ook een kwartiertje later begint, heeft dat gevolgen voor de andere operaties die op de planning staan voor die dag. Soms komt het dan voor dat een operatie aan het einde van de dag niet kan doorgaan. Door medewerkers mee te nemen in de cijfers, zien we samen het belang van datagedreven werken. En het mooie is dat er een dalende trend is in de operaties die niet op tijd beginnen. Door de zorgprofessionals informatie te geven over het hele proces, geef je ze mogelijkheden tot sturing.”
Belang van data
Hoe is Treant op het punt gekomen om meer met data te gaan doen? “Verschillende factoren spelen hierbij een rol”, stelt de voorzitter van de raad van bestuur van Treant, Paula Nelissen. “Treant is een zorgorganisatie met ziekenhuis- en ouderenzorg, verdeeld over 21 locaties. Het overzichtelijk en inzichtelijk houden van zorgstromen en de inzet van medewerkers is een complexe puzzel. Dat maakt dat we in een hoog tempo hiervoor systemen en dashboards zijn gaan ontwikkelen en inrichten.”
Treant heeft volgens Nelissen zeer goede professionals op het gebied van Business Intelligence en Integraal Capaciteitsmanagement (ICM) aangetrokken. Allemaal in dienstverband, dus geen externe partij die dit doet. “Wij vinden namelijk dat je zelf precies moet weten hoe data tot stand komen en worden geregistreerd en hoe deze data tot informatie wordt getransformeerd. Daarom moet je deze expertise niet inkopen of uitbesteden, maar zelf ontwikkelen. Zelf snappen wat de rekenregels zijn, weten wat hierin eventuele beperkingen zijn en snappen welke aannames er worden gedaan. Deze visie op data is in onze ogen juist van belang en doorslaggevend in waar we nu staan.”
"Door medewerkers mee te nemen in de cijfers, zien we samen het belang van datagedreven werken"
Corona heeft ervoor gezorgd dat het verwerken van actuele data een vlucht heeft genomen. Een overzichtelijk en actueel dashboard met patiëntgegevens was op dat moment van levensbelang, benadrukt Nelissen. “We wisten precies welke patiënten en cliënten waar waren, welke toestroom we konden verwachten en hoe we hier binnen onze ziekenhuis- en ouderenzorglocaties mee om moesten gaan. Zo konden we op tijd en op basis van betrouwbare cijfers besluiten nemen. Besluiten over onder meer de inzet van medewerkers, over op- of afschalen van operaties, wel of niet een cohort of aparte corona-afdeling inrichten.” Al deze gegevens komen sindsdien binnen bij het Ward Control Center.
Zorgmedewerker aan het roer
Het zijn juist de verpleegkundigen die het initiatief namen om een WCC-bord te maken. Zij gaven aan om informatie visueel te willen maken om te kunnen sturen op het zorg- en werkproces. Nelissen juicht het toe dat dit juist iets is wat vanuit de praktijk is opgezet en niet vanuit bijvoorbeeld een stafafdeling, waarna verpleegkundigen het moeten implementeren.
“Juist het implementeren valt nu weg, want ze hebben het op de klinische verpleegafdeling zelf bedacht en ontwikkeld. Ik ben ervan overtuigd dat als je de zorgprofessional aan het roer zet, ze echt zelf wel weten hoe ze moeten sturen op de kwaliteit van zorg. Beschikken over de juiste data is daarbij belangrijk.”
Patiënt Control Center
De geschetste dashboards zijn praktisch en ontwikkeld vanuit de zorgverleners zelf. Binnen Treant worden daarvoor hetzelfde systeem en dashboard gebruikt. Dat betekent ook dat iedereen bij Treant over dezelfde cijfers praat. De afzonderlijke Excel-lijstjes die werden bijgehouden, behoren tot het verleden.
“De discussie gaat bij ons nooit over cijfers, maar over de inhoud van de getoonde cijfers”, zegt Nelissen. “Wat betekenen die voor onze zorgverlening en bedrijfsvoering. Denk hierbij aan financiële verantwoordingen en andere resultaatgerichte informatie.”
De volgende stap is de transformatie van het eerdergenoemde Ward Control Center naar een Patiënt Control Center, waar alle patiëntinformatie wordt weergegeven, vult Krikken tot slot aan. “Deze mogelijkheid gaat ook patiënten in staat stellen om meer betrokken te zijn bij hun eigen zorgproces.”
CV
Jaap Krikken is hoofd van de afdeling Business Intelligence (BI) van Treant.
Paula Nelissen is voorzitter van de raad van bestuur van Treant.
Karin Verhoog is verpleegkundige en teamleider op de Acute Opname Afdeling (AOA) van ziekenhuislocatie Scheper van Treant in Emmen.
