Apothekers verwerken jaarlijks ruim 239 miljoen voorschriften. De recepten worden opgenomen in patiëntendossiers waarbij een bewaartermijn van 15 jaar geldt. Dit zodat gedurende een voldoende lange periode informatie over de behandeling van de patiënt beschikbaar is en opgevraagd kan worden door de patiënt en de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). In het rapport ‘Minder regels, meer zorg’ is het langdurig bewaren van papieren recepten als knelpunt benoemd. Om die reden is de KNMP met de relevante stakeholders en praktijkapothekers aan de slag gegaan om de administratieve lasten te verminderen.
De KNMP en de Vereniging Jonge Apothekers (VJA) lieten in november 2016 weten aan praktische handvatten voor het digitaliseren van patiëntendossiers te gaan werken. Tijdens de inspiratiebijeenkomst Innovatieplaats Cure presenteerde de KNMP het project ‘digitaliseren papieren patiëntendossiers’. Een digitaal patiëntendossier vermindert de administratieve lasten in de apotheek en apothekers kunnen hun gehuurde opslagruimtes opzeggen, aldus argumenten voor digitalisering.
Handreiking: uitgangspunten, tips
In de nu gepresenteerde handreiking staan uitgangspunten en tips om het digitalisatieproces volledig, veilig en efficiënt te laten plaatsvinden. Het document moet antwoord geven op vragen als ‘wat kunt u digitaliseren’, ‘wat zegt de wet- en regelgeving erover’ en ‘welke kwaliteitscontroles kunt u uitvoeren?’
De handreiking kwam tot stand na schriftelijke bevestiging van de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ) en de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa) dat er geen bezwaren zijn tegen het digitaal bewaren van patiëntendossiers en is met terugwerkende kracht ingegaan.
Slechte toegankelijkheid data
Het LOA-bestuur (sectie Landelijke Openbare Apotheken) stelt verheugd te zijn over de handreiking. Vicevoorzitter Bart Tolhuisen: “Het digitaal bewaren van documenten is logisch, maar ook noodzakelijk want het 15 jaar bewaren van papieren dossiers leidt tot een flinke kostenpost en slechte toegankelijkheid van data. Digitaal opslaan is kosteneffectief, maar ook passend in deze tijd waar alles met tablet, telefoon of laptop bereikbaar is”.
Tolhuisen benadrukt dat apothekers alert moeten blijven. “We moeten ervoor waken dat er geen nieuwe regeldruk de apotheek insluipt. Van veel nieuwe verplichtingen wordt door regelgevers nog onvoldoende nagegaan wat het oplevert voor de patiënt en wat het voor administratieve lasten genereert voor de apotheek. Ik noem de wetgeving rondom datalekken en de aanstaande start van de Falsified Medicine Directive (FMD) in 2019: weinig winst voor de kwaliteit van zorg maar wel potentieel nieuwe administratieve lasten voor openbare apotheken.”
Voortgang aanpak regeldruk
Met de handreiking over het bewaren van dossiers kan volgens de KNMP in de ‘voortgang aanpak regeldruk’ wederom een vinkje worden geplaatst. Uit het onderzoek naar administratieve lastendruk onder apotheekhoudenden (het traject ‘Minder regels, meer zorg’) kwam naar voren dat apothekers nog omvangrijke, oude, papieren dossiers hebben waarvoor zij (doorgaans) hoge opslagkosten betalen.
Het KNMP-voorstel om deze papieren dossiers om te zetten in digitale dossiers opgenomen in Innovatieplaats Cure van het Ministerie van VWS. Binnen de Innovatieplaats Cure krijgt een beperkt aantal zorgaanbieders de mogelijkheid om hun zelf bedachte, regelarme werkwijze in de praktijk te brengen. VWS gaat samen met hen op zoek naar oplossingen voor de (ervaren) knelpunten.
