Na afronding van het EPD-programma (eind 2013) was er behoefte aan een strategische ontwikkelagenda van het EPD en aan het opnieuw organiseren van de governance van de belanghebbenden. Ook de reorganisatie van het EPD-team was nog niet afgerond en het team was nog niet ingebed in de ‘staande’ Amphia-organisatie.
Wat vooraf ging?Het Amphia Ziekenhuis zocht een interim-manager voor het EPD-team, die de continuïteit van de EPD-ontwikkeling kon borgen en de transitie van een programmateam naar een beheerorganisatie kon begeleiden. Elout Vos, directeur Amphia Ziekenhuis, heeft M&I/Partners gevraagd om de positie van manager EPD-team ad interim in te vullen. Gerard Hensels, principal adviseur bij M&I/Partners is op 1 april 2014 gestart in deze rol.
EPD-strategie vastgesteld en governance ingericht
In juni 2014 was de EPD-roadmap 2014-2016, inclusief investeringsbegroting, door het directiecomité vastgesteld. De EPD-roadmap is vertaald naar een projectportfolio onder begeleiding van een EPD-stuurgroep waarin directie, zorgmanagement en medische staf vertegenwoordigd zijn. Vanuit de medische staf is de governance op de EPD-doorontwikkeling verder geborgd in de EPD-referentiegroep. Binnen deze referentiegroep hebben representanten van alle specialismen zitting. Bij elk EPD-ontwikkelproject is minstens één lid van de referentiegroep vertegenwoordigd waardoor de betrokkenheid vanuit de medische staf bij de EPD-ontwikkeling versterkt is.
Inbedding in de Amphia-organisatie
Op advies van M&I/Partners heeft het Amphia Ziekenhuis besloten om het EPD-team en de kenniskern Bedrijfsinformatie samen te voegen tot de nieuwe kenniskern: Medische- en Bedrijfsinformatie. De benoemde manager van de kenniskern Medische- en Bedrijfsinformatie is door Gerard enkele maanden gecoacht in zijn nieuwe rol.
Elout Vos: "Naast borging van de continuïteit van het EPD heeft Gerard door het opzetten van de nieuwe organisatie er ook voor gezorgd dat de nieuwe manager al deels in een gespreid bedje terecht kwam".
Verhogen executiekracht bij projectuitvoering
De omschakeling van een centraal gestuurd programma, naar een portfolio van verschillende projecten met uiteenlopende doelen vroeg een andere wijze van organiseren en sturen. In de tweede helft van 2014 is gestart met een meer eenduidige manier van organiseren van de lopende projecten. Ook is er gestart met de versterking van de projectmanagementexpertise binnen de Amphia-organisatie. Hierdoor heeft de directie meer grip op lopende projecten en de besluitvorming op knelpunten kan op deze manier sneller plaatsvinden.
Elout Vos: "Gerard's kracht kwam vooral tot uitdrukking in zijn kennis van zaken en effectieve manier van communiceren met alle echelons van het ziekenhuis".
