Geeke Schoeman, communicatieadviseur Digitalisering & IT bij ‘s Heeren Loo, blikt in een artikel op de website van Digivaardig terug op de start van het project Digitale Vaardigheden en kijkt vooruit. “Digitalisering in het zorglandschap gaat ontzettend snel. Als zorgorganisatie wil je niet achterblijven. Zoals bij veel zorgorganisaties houdt ook onze gemiddelde zorgmedewerker zich liever bezig met mensen dan met computers.”
Schaamte rondom digitale vaardigheden
Het gevolg kan een steeds grotere kloof zijn tussen mogelijkheden enerzijds en digitale vaardigheden anderzijds. De zorgaanbieder wilde deze kloof voorkomen, onder meer door schaamte rondom het thema digitale vaardigheid weg te nemen. ”Door digitale bloopers te delen van zowel het management als de projectgroep digitale vaardigheden, proberen we het gesprek open te breken. Fouten maken hoort bij groei. Daarnaast hebben we door persoonlijke interviews en klankbordgroepen steeds beter inzicht gekregen in de verschillende niveaus op het gebied van digitale vaardigheden.”
De communicatie over digitale vaardigheden werd verfijnd middels diverse medewerkerpersona’s op verschillende niveaus. De persona’s waren in het begin gebaseerd op de digitype’s van digivaardig in de zorg: de analoge idealist (digistarter), de aarzelende technologiegebruiker, de drukke prioriteitensteller, de digivaardige professional en de digitale enthousiasteling. Later zijn de persona’s verder toegespitst naar diverse ‘archetypes’ bij ’s Heeren Loo, een proces dat volgens Schoeman overigens nooit klaar is.
Met meer dan 16.000 medewerkers was het overigens best een uitdaging om middels communicatie bij te dragen aan het project Digitale Vaardigheden. Schoeman hierover: “Het belangrijkste is dat je het gesprek tussen afdelingen moet blijven faciliteren. Benadrukken dat we dit samen doen en dat je niet de enige bent in de organisatie die moeite heeft met digitale vaardigheden. Onze boodschap is: ‘We ondersteunen je, je staat er niet alleen voor’.”
Lesson learned
Een andere belangrijke lesson learned waren dat betrokkenheid van bestuur en management een traject voor digitale vaardigheden enorm ondersteund en motivatie van medewerkers om die vaardigheden aan te leren vergroot. Daarnaast bleek eenvoud in communicatie het meest effectief in het realiseren van gedragsverandering.
“Zoals de Digitip op donderdag, in de vorm van terugkerende, concrete tips”, geeft Schoeman als voorbeeld. “Via intranet delen we elke donderdag op een laagdrempelige manier een digitip zoals: hoe stel je een out of office in. We merken dat humor in deze tips wordt gewaardeerd. Op deze manier ontstaat er meer interactie en delen medewerkers de tips met andere collega’s of gaan het gesprek aan.”
Schoeman stelt dat ’s Heeren Loo nog lang niet klaar is met digitale vaardigheden. “Inmiddels werken we met ongeveer 16 digicoaches. In elke regio één. Dit lijkt weinig, maar doordat er binnen regio’s nauw wordt samengewerkt, weten onze medewerkers de digicoaches meestal goed te vinden. In de toekomst willen we digicoaches nóg meer betrekken bij de communicatie van het project. Zij zijn echt de oren en ogen in de regio en verdienen het goed geïnstrueerd en geïnformeerd te zijn. Door hen meer tijd en middelen te bieden, kunnen zij in de toekomst nog meer mensen helpen.”
Gestructureerd aan de slag
In 2018 was ‘s Heeren Loo een van de eerste zorgorganisaties in Nederland die gestructureerd aan slag ging met het verbeteren van de digitale vaardigheden van de medewerkers. Er is sindsdien een programma ontwikkeld waar veel andere zorgorganisaties interesse in hadden. Reden om het verder uit te werken en te verspreiden via de coalitie Digivaardig in de zorg.
Bij ’s Heeren Loo vallen digitale vaardigheden niet meer onder een programma. De aandacht voor digitale vaardigheden is inmiddels ‘geborgd in de lijn’. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat de digitale vaardigheid van de medewerker vast onderdeel is van het jaargesprek met de leidinggevende én van het inwerktraject van nieuwe medewerkers.
