Patiënten met een afspraak kunnen - of moeten - zich bij aankomst in een ziekenhuis steeds vaker digitaal aanmelden. Dat kan met een smartphone-app of via het patiëntportaal. Maar hoe zorg je er voor dat zoveel mogelijk patiënten deze systemen omarmen? Meander Medisch Centrum koos voor het Smart Visit systeem van Logis.P. Uniek aan dit systeem is dat patiënten geen aparte app nodig hebben of via DigiD moeten inloggen in het patiëntportaal. Voor patiënten die slechts incidenteel in het ziekenhuis moeten zijn, blijkt het gebruik van die opties namelijk een behoorlijke drempel te zijn.
Via Smart Visit ontvangt de patiënt drie dagen voor de geplande afspraak een linkje via mail en/of sms op zijn of haar telefoon. Het systeem controleert of de benodigde gegevens van de patiënt aanwezig zijn. Als alles klopt, krijgt de patiënt in de link direct een QR-code te zien om zich aan te melden. Daarnaast staat er informatie over tijdstip en locatie van de afspraak. Zijn de gegevens niet compleet of niet meer recent gecontroleerd, dan krijgt de patiënt het verzoek om deze te controleren/aan te vullen via het patiëntportaal van meander. Deze informatie kan nodig zijn om bijvoorbeeld labuitslagen naar de huisarts te sturen.
Zodra de patiënt zich met een QR-code meldt bij een aanmeldpunt bij de polikliniek, wordt de aankomst via Smart Visit in het EPD verwerkt. De zorgverlener ziet dan dat de patiënt in de wachtkamer zit. Voor patiënten die het fijner vinden om gegevens in het ziekenhuis te wijzigen of de QR-code op een papieren bon mee te nemen naar de poli, staan er bij aankomst zelfservicepunten.
Zorgproces digitaliseren bij Meander
“Digitaal aanmelden valt onder onze bredere doelstelling om meer onderdelen van het zorgproces te digitaliseren”, vertelt Jenneke Hoekstra, stafadviseur digitalisering bij Meander Medisch centrum. “Dat komt ook voort uit de groeiende behoefte van patiënten om steeds meer digitaal te doen, in de zorg en het logistieke proces eromheen. Belangrijk is ook dat we door digitalisering patiënten de juiste informatie op het juiste moment binnen het zorgproces kunnen bieden. Denk aan het ontvangen van voorlichting of een vragenlijst voor een onderzoek of operatie.”
Het Meander digitaliseert al jaren onderdelen van het zorgproces en de patiëntreis, voegt Erik van Goor toe, manager Communicatie & Fondsenwerving bij het ziekenhuis. “Onder andere door Covid-19 en het beter organiseren van zorg op afstand, hebben we een innovatieslag gemaakt en zijn we onze visie over het moderniseren van de dienstverlening en digitale patiëntreis gaan verbreden. Het uitgangspunt was: wat kunnen wij beter doen, zowel voor ons als voor de patiënt.”
Gebruiksvriendelijke, begrijpelijke taal
Voordat Meander digitaal aanmelden uitrolde, heeft het goed bekeken wat nodig was om dit project te laten slagen. En met succes, want vier maanden na invoering gebruikt ruim de helft van de patiënten het digitale aanmeldsysteem, ofwel de ‘Persoonlijke Aanmeldpagina’, zoals het systeem voor digitaal aanmelden in dit ziekenhuis genoemd wordt.
Bepalend voor de acceptatie van geautomatiseerde aanmeldsystemen is – vooral bij patiënten - behalve gebruiksgemak ook het taalgebruik. Bij Meander is daar in verhouding veel meer aandacht aan besteed dan bij andere zorginstellingen die voor het Smart Visit systeem van Logis.P gekozen hebben. Onder meer aan de ontwikkeling van een intuïtieve gebruiksinterface. “Geen ingewikkelde taal, korte zinnen, duidelijke verwijzingen en de juiste benaming en tekst voor de knoppen”, stelt Van Goor.
Jenneke Hoekstra en Erik van Goor geven tijdens het ICT&health congres op maandag 30 januari een presentatie over de samenwerking met Logis.P bij de uitrol van het digitale aanmeldsysteem: 'Digitaal Aanmelden via je smartphone bij Meander Medisch Centrum'. Logis.P is tijdens het congres met een stand aanwezig op de informatiemarkt zodat je deze oplossing live kunt ervaren.
Lees voor het hele interview met Jenneke en Erik ICT&health 1, 2023, die op 17 februari verschijnt. Hierin kunt u ook een verslag van het congres terugvinden.
