Efficiënter werken door digitaal aanmeldsysteem

GGZ-instelling Dimence maakt sinds kort gebruik van de Selfservice & Hospitality-oplossing van Ricoh en Logis.P. Met het plaatsen van digitale aanmeldzuilen gekoppeld aan Impulse, het eigen EPD (het elektronisch patiëntendossier) binnen de instelling, is het mogelijk voor cliënten om zich bij binnenkomst digitaal aan te melden en worden processen die voorheen analoog of handmatig waren ingericht vereenvoudigd. In twee van de zeven huidige locaties van Dimence in Almelo is een pilot onlangs succesvol afgerond. Cliënten en medewerkers van beide locaties hebben daardoor al ervaring opgedaan met centraal melden, alvorens de aanmeldzuilen meeverhuizen naar de nieuwbouwlocatie in het Westerdokgebied in Almelo, die in het voorjaar van 2015 in gebruik wordt genomen. Met het nieuwe systeem worden de cliëntstromen op de verschillende locaties verbeterd en is het doel dat cliënten profiteren van kortere wachttijden bij de balie. Bij binnenkomst meldt de cliënt zich met zijn identiteitsbewijs bij de aanmeldzuil. Na aanmelding worden automatisch de volgende acties uitgevoerd: -Identificatie van de cliënt.Controle van de geregistreerde cliëntgegevens. -Vaststelling en controle van de afspraak. -Automatische aanmelding van cliënten en betrokkenen voor de afspraak in het EPD (USER). -Verwijzing van de cliënt naar de juiste wachtruimte. -De behandelaar krijgt een melding dat de cliënt aanwezig is. Dimence start met werken volgens de principes van Het Nieuwe Werken. Voor de behandelaars in Almelo betekent dit bijvoorbeeld dat zij geen eigen spreekkamer meer hebben in de nieuwbouw. Op basis van beschikbaarheid kan de behandelaar een afspraak in een bepaalde ruimte inplannen. Dit maakt het voor cliënten extra van belang om naar de juiste wachtkamer te worden verwezen. De digitale aanmeldzuilen hebben dan ook een logistieke rol; de cliënten worden nadat ze zich hebben aangemeld automatisch verwezen naar de juiste wachtruimte waar de behandelaar de cliënt ophaalt voor de afspraak. Frank van Gorp, projectleider en manager Dimence: "Uiteraard moesten onze medewerkers en cliënten wel even wennen aan De Selfservice & Hospitality oplossing. Een gastvrouw ving alle mensen op die vragen hadden over het aanmeldsysteem. Dit heeft erg geholpen bij de implementatie en zetten we zeker door in het nieuwe gebouw Westerdok. Een prettig effect is dat we door de checks op achtergrond de kwaliteit van onze administratieve processen fors kunnen verhogen. Daarnaast zijn we er trots op de eerste ggz-instelling in Nederland te zijn die werkt met aanmeldzuilen." Pieter Rahusen, Senior Marketing & Development Manager Healthcare bij Ricoh Nederland: "De Selfservice & Hospitality oplossing draagt over het algemeen sterk bij aan de tevredenheid van cliënten. Er is geen sprake meer van wachttijd aan de balie, en het systeem laat duidelijk zien waar de cliënt op welk tijdstip moet zijn. Daarnaast betekent dit een efficiencyverbetering in processen, waardoor kosten verlaagd kunnen worden en medewerkers zich meer kunnen richten op hun kerntaken. Dimence is de eerste ggz-instelling in Nederland die gaat werken met deze oplossing. Selfservice & Hospitality heeft zijn nut de afgelopen jaren al ruimschoots bewezen bij verschillende ziekenhuizen in Nederland. Ik verwacht dan ook dat dat de implementatie een groot succes zal worden in de nieuwbouwlocatie van Dimence."