Op het congres Architectuur in de zorg op 23 juni a.s. gaat een van de keynotes in op de ervaringen rond de recente EPD implementatie bij het VUmc en het AMC. Reino Petrona is informatiemanager bij het VUmc en heeft met Lindsay Chang, informatiearchitect bij het AMC, een belangrijke bijdrage geleverd aan de implementatie. In dit artikel vertelt hij alvast iets over wat er komt kijken bij zo’n operatie.
12.000 Gebruikers
“Een dergelijke EPD implementatie is nog niet eerder op deze schaal vertoond“, zegt Petrona. “Omdat het uiteindelijke doel is om de kwaliteit van zorg te verbeteren is de scope van de implementatie enorm. Het bevat een basisdossier dat gelijk is voor alle gebruikers, d.w.z. artsen, verpleegkundigen en paramedici. Het gaat om ongeveer 12.000 gebruikers in beide ziekenhuizen. Op dit moment staan er nog ‘schotjes’ in het EPD om het patiëntdossier te kunnen scheiden tussen VUmc en AMC – wat betekent dat een arts bijvoorbeeld, apart moet inloggen voor zijn patiënten in de verschillende ziekenhuizen. Dat hebben we zo ingesteld omdat de ziekenhuizen juridisch nog niet samengevoegd zijn. Er is een alliantie in voorbereiding tussen AMC en VUmc. Zodra die zijn beslag heeft gekregen, halen we de schotjes weg.”Harmonisatie werkprocessen
Er is een aantal voorwaarden om zo’n implementatie tot een goed einde te brengen. Als eerste noemt Petrona de samenwerking met Lindsay Chang, informatiearchitect AMC. “Als informatiemanager stuur ik meer aan op het proces, terwijl Lindsay als informatiearchitect de vertaalslag maakt van theorie naar praktijk. We hebben de theorie vertaald naar de dagelijkse praktijk van de zorgverleners. Waar nodig moesten werkprocessen geharmoniseerd worden om tot dezelfde inrichting van het EPD te komen. Daarnaast hebben we door het implementeren van een aantal standaarden, randvoorwaarden ingevuld voor verdere ambities. Bijvoorbeeld voor research. Door de combinatie van onze expertise konden we dit vraagstuk samen goed tackelen.”Bestuurlijk commitment en focus
VUmc heeft eerder een poging gedaan om een EPD in te voeren, maar die was niet gelukt. Wat hielp bij deze nieuwe poging, was de sense of urgency die leefde op bestuurlijk niveau. Petrona: “Er was momentum en bestuurlijk commitment. Ik mocht het team informatiemanagement zorg samenstellen. Samen met het AMC hebben we een forse programmaorganisatie opgetuigd wat nodig is om de gestelde ambitie waar te maken. Dit is niet iets wat je er als ziekenhuis even bij doet. Deze implementatie behelst niet alleen het neerzetten van een nieuw EPD, maar is ook een veranderprogramma. Het raakt uiteindelijk het hele ziekenhuis en vergt veel geduld.”Leren van het EPD
Op 25 oktober 2015 is het EPD live gegaan bij het AMC en op 13 maart jl. bij VUmc. Petrona verwacht de eerste vruchten binnenkort te plukken. “Als academische ziekenhuizen hebben VUmc en AMC ook een onderzoek- en een onderwijstaak. Ik verwacht dat we met het EPD de beschikking krijgen over nieuwe data die we daarvoor kunnen gebruiken.”Meer weten?
Wil je meer weten en leren van de EPD implementatie in het AMC/VUmc? Lindsey en Reino delen hun ervaringen tijdens het congres Architectuur in de zorg op donderdag 23 juni.
