“Vanaf het begin wist ik dat deze situatie een heftige tijd met zich mee zou brengen", stelt Hilders. "Door onze ervaring uit calamiteitstrainingen met management en zorgprofessionals te gebruiken, kwam de crisiszorg meteen goed op gang."
De directievoorzitter was tijdens de coronacrisis elke dag in het Reinier de Graaf-ziekenhuis aanwezig en stond in nauw contact met haar medewerkers. “Iedereen was even hard nodig. Naast zorgprofessionals ook de teams daaromheen. Mensen die met bedden rijden, gastvrouwen, managers, het communicatieteam en het facilitair bedrijf. Bij het snelle opschalen waren zij essentieel. Van het inrichten en schoonmaken van kamers tot bijhouden hoeveel mondmaskers er nog zijn.”
Belangrijke rol ICT
ICT speelde een belangrijke faciliterende rol. “We creëerden direct een crisismanagementteam en een realtime dashboard met daarop alle essentiële variabelen. Denk aan aantallen patiënten op de afdeling en op de IC, inclusief hun gemiddelde leeftijd of het aantal overledenen. Daarnaast voorraden beschermingsmiddelen, medicatie en beademingsapparatuur.” Verder beschikt het ziekenhuis sinds 2019 over een intelligent beademingssysteem op de IC dat zelf de beademing van patiënten kan regelen.
“Ook de dagelijkse digitale communicatie was essentieel. Normaal gesproken heb ik veel persoonlijk contact, dat kon nu niet, toch had ik continu verbinding met de hele organisatie. Onze medewerkers gaven aan even dat zij ervaarden dat we steeds twee stappen vooruit liepen. Dat kon alleen dankzij die optimale communicatie.”
Digitale contacten
Ook contacten met mantelzorgers en familie verliepen uitsluitend digitaal. Heel lastig voor patiënten en zeker ook voor de medewerkers. "Bij het ontbreken van bezoek werden zij het ankerpunt voor de patiënt. Al deden zij dit met alle toewijding, de uitzonderlijke situatie vroeg veel van hen.”
De fysieke zorg werd afgeschaald en het ziekenhuis ging anders werken. Reguliere zorg verliep vaker digitaal of telefonisch. “Orthopedie schaalde in één dag op van dertig naar 415 telefonische consulten", geeft Hilders als voorbeeld. "We ondergingen een razendsnelle digitale transitie. Nu is 25 procent van onze eerste consulten digitaal en 65 procent van de herhaalconsulten.”
Flexibiliteit voor snel opschalen
Uitdagingen in de toekomst vragen om flexibele ICT-systemen waarmee je snel kan opschalen, ziet Hilders. Bijvoorbeeld met meer schermen of meer infrastructuur. “We werken ook aan flexibiliteit in onze teams. Personeelstekorten bieden we het hoofd door onze medewerkers multi-inzetbaar op te leiden. Zij moeten leren omgaan met een organisatie die er in theorie elke dag anders uit kan zien. En dat begrijpen, leuk vinden én omarmen.”
Lees meer in editie 4: vanaf 27 augustus bij de zorg op de mat en online.
