Stofzuigen. Urenverantwoording. Toilet schoonmaken. Urenverantwoording. Praatje met de bewoner. Urenverantwoording. Medicijnen klaarzetten en toedienen. Urenverantwoording. Zo is de gemiddelde dag een van een thuiszorgmedewerker waarin iedere 5 minuten verantwoord moet worden wat voor de cliënt is gedaan. Het is een schoolvoorbeeld van een te ver doorgeschoten en overbodige bureaucratie. Niet alleen in de thuiszorg, maar ook in de andere zorgsectoren.
Om dit tegen te gaan presenteerde het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport begin vorig jaar het actieplan (Ont)Regel de Zorg. Dit plan is in samenwerking met de zorgsector gemaakt om de ervaren regeldruk merkbaar te verminderen. In deze blog leg ik uit wat ICT hierin kan betekenen en wat de rol is voor een digitale werkplek.
Werkdruk overduidelijk hoog
Dat die werkdruk hoog is, is inmiddels overduidelijk. Verontrustende krantenkoppen zoals ‘Zelfs een kopje thee is me niet gegund’ (Nu.nl, 23 augustus 2019) domineren het nieuws. Uiteraard is niet alleen de regeldruk hier debet aan, ook personeelstekort en de steeds complexer wordende zorgvraagstukken zijn onderdeel van het probleem. Tijd dus voor verandering en maatregelen.
ICT speelt hier een belangrijke rol. Mits het op de juiste manier wordt ingezet en niet als wéér een nieuw systeem, kan het zorgmedewerkers helpen om rapporteren efficiënter te maken. Daarmee bespaart een zorgmedewerker tijd die vervolgens ingezet kan worden voor persoonlijke aandacht aan cliënten.
Dubbele administratie
Dat rapporteren gaat op z’n zachtst gezegd nog niet bepaald van een leien dakje. Uit onderzoek van Ictivity blijkt dat 20 procent van de zorgverleners het zorgdossier eerst op papier bijwerkt, om de gegevens vervolgens digitaal in te voeren. Dat is natuurlijk omslachtig. Niet zo gek dat voor een derde van de zorgverleners het bijwerken van het zorgdossier 30 tot 60 minuten per dag kost.
We vroegen ook een aantal medewerkers om te reageren op de registratiedruk. Zo zegt een zorgverlener uit de ouderenzorg: “Het invoeren van alle gegevens kost veel tijd, die zou ik liever aan de cliënten besteden. Het is moeilijk om tussen de vragen van de zorgvrager en de familie door gegevens te verwerken. Daardoor ga ik vaak later naar huis.”
Iemand anders geeft aan: “Als ik alles digitaal kan doen, heb ik meer tijd voor de zorgvrager en mijn collega’s kunnen meteen de informatie lezen die ik heb opgeschreven.” Het slaat de spijker op zijn kop en laat zien dat een mobiel toestel en digitaal registreren een must is om het leven van de zorgmedewerker wat dragelijker te maken.
Behoefte aan mobiliteit, flexibiliteit
Het onderzoek wijst ook uit dat zorgmedewerkers steeds meer behoefte hebben aan mobiliteit en flexibiliteit. Sterker, mobiliteit is een van de grootste behoeftes. Daarnaast is het steeds opnieuw moeten inloggen in verschillende systemen een van de grootste frustraties van zorgmedewerkers.
Een van de oplossingen is een digitale werkplek, een werkplek die vanaf iedere locatie, op elk apparaat en elk moment beschikbaar is voor medewerkers. Het geeft ze vanuit één centrale plek toegang tot de applicaties en documenten die ze nodig hebben. Daar worden wel eisen aangesteld: zo’n werkplek moet overal en altijd beschikbaar zijn en er moet gemakkelijk mee gerapporteerd en gecommuniceerd kunnen worden. De derde eis is dat informatie snel te vinden moet zijn.
Een digitale werkplek kan het leven van zorgmedewerkers een stuk makkelijker maken. Het biedt ruimte om registreren makkelijker te maken en biedt flexibiliteit om dit op de tijdstippen en plekken te doen waar ze willen. Belangrijk blijft natuurlijk wel in hoeverre zorgmedewerkers er mee uit de voeten kunnen. Het zijn van nature geen ‘tech-savy’ personen en ze hebben wellicht een beetje extra hulp nodig om de systemen echt onder de knie te krijgen.
ICT biedt stap in juiste richting
Ik ben er van overtuigd dat een ICT-oplossing zoals de digitale werkplek, samen met de maatregelen uit de (Ont)regel de zorg-plannen, een goede stap richting een effectiever zorgsysteem. En dat is wat hard nodig is.
