Het succes van digitalisering valt of staat met het enthousiasme, de digitale vaardigheden, skills op het gebied van verandermanagement, het lef, het ondernemerschap en de verbindende rol van de manager. Dat blijkt uit onderzoek van Buro StrakZ in opdracht van VWS naar de rol van de leidinggevende bij digitalisering in de VVT-sector.
De innovator houdt zich bezig met het testen en uitrollen van nieuwe technologische innovaties, het ICT-team met applicaties, onderhoud, beheer en storingen. Steeds meer ambassadeurs helpen hun collega’s op de werkvloer. De privacy-officer zorgt voor de veiligheid van data en domotica zorgt voor een veilige nacht en inzet van leefcirkels en dwaaldetectie. De HR-professional, de opleider of een aparte projectleider helpt de bestaande en nieuwe medewerker om digitaal vaardig te worden.
Maar wie verbindt al die processen aan elkaar? Wie zorgt dat het team klaar is om technologie te laten landen en bewaakt het tempo zodat niet alles tegelijkertijd op hen afkomt, maar er wel vaart gemaakt wordt? En wie organiseert dat het geborgd wordt in de zorgprocessen en niet boven op het huidige werk komt? Wie zorgt dat de cliëntenraad/ cliënten en bewoners meegenomen worden in de ontwikkelingen? Wie helpt medewerkers met weerstand, twijfels of beperkte vaardigheden? Dat zou de leidinggevende moeten zijn die de lijm is die alles aan elkaar verbindt. Dat vraagt digitaal leiderschap: een extra taak op een toch al vol bordje.
Waan van de dag
Veel leidinggevenden worden echter nog afgeleid door de waan van de dag, zo blijkt uit het onderzoek: de roosters, de werkdruk, het verzuim en het arbeidsmarkttekort. Innovatie wordt gezien als iets dat ‘erbij komt’ en digitalisering is voor veel leidinggevenden een nieuw vakgebied waar de kennis en vaardigheden nog niet optimaal voor ontwikkeld zijn.
Daardoor wordt er nog te weinig strategisch nagedacht over de lange termijn en komt technologie als thema weinig terug in de jaarplannen. De leidinggevenden die wel actief zijn op het gebied van digitalisering binnen hun team, voelen zich soms alleen staan binnen het MT of de RvB en moeten hard werken om collega’s mee te krijgen in digitalisering. Medewerkers hebben hun handen vol aan de dagelijkse praktijk en hebben hulp nodig om de bestaande werkwijzen los te laten en kennis en vaardigheden nodig om met de toenemende technologie om te gaan.
Groeiend digitaal besef
Gelukkig groeit volgens de geïnterviewden het besef dat digitalisering en technologie nodig zijn, en zijn er volop goede voorbeelden. Er wordt bijvoorbeeld steeds meer kennis gedeeld tussen organisaties en de regionale samenwerking en uitwisseling in de keten groeit. Subsidies en gelabeld budget helpen de inzet van technologie te vergroten en er wordt door leidinggevenden zelfs gevraagd naar landelijke normen die een verplichtend karakter bieden voor de inzet van technologie.
De kennis groeit over wat werkt en wat er nodig is. Zoals digitaal vaardige professionals, een visie die in de vorm van een positieve boodschap over het nut, actief en met herhaling verspreid wordt onder medewerkers en cliënten, en ambassadeurs die daar op de werkvloer zelf bij ondersteunen.
Hoe kan het digitaal slimmer?
De vraag ‘Hoe kan het slimmer?’ zou wellicht de meest gestelde vraag moeten zijn op de werkvloer en in het MT. Digitalisering vereist een inspirerende visie en concrete doelen die gemonitord en geëvalueerd worden, met extra aandacht voor de (digi- en tech-) vaardigheden van de leidinggevende, medewerker en cliënt.
Die technologie wordt als minder ‘koud’ ervaren wanneer mensen dat laagdrempelig en eventueel onder begeleiding van een ambassadeur of innovatieteam mogen uitproberen. Het vraagt ook dat deze skills in het opleidingsplan staan en er samenwerking is met de lokale onderwijspartners.
Tijd om te landen
Technologie krijgt meer tijd om te landen als een project past in de planning van een team en problemen ook echt oplost. Een leidinggevende die het belang erkent, ziet dat tijd ook vaak een kwestie van prioriteit is. Een innovatiecultuur met ruimte voor ideeën en het maken van fouten plus regionale of landelijke kennisdeling is daarbij essentieel om stappen vooruit te zetten.
Het helpt als er duidelijke verwachtingen geformuleerd worden door de innovator en er door de RvB en landelijke koepels niet alleen aandacht is voor de vitaliteit en belastbaarheid van zorgprofessionals maar ook voor die van hun leidinggevenden. Deze en meer concrete aanbevelingen staan in het onderzoeksrapport.
Belangrijke voorwaarden
Daarnaast zijn belangrijke voorwaarden: werkzame technologie (met stabiele wifi); intuïtieve applicaties en inzicht in het daadwerkelijke gebruik; goede ICT-ondersteuning met aandacht voor alle vier de typen technologiegebruikers en voorbeeldgedrag van het hele MT. Hoe mooi zou het bovendien zijn als er niet alleen meer uitgewisseld wordt over technologie tussen bestuurders en innovatoren, maar ook door leidinggevenden onderling? Deze en meer concrete aanbevelingen vindt u in het onderzoeksrapport. Zo gaat digitalisering bijdragen aan meer welzijn, regie, vrijheid en veiligheid voor ouderen.
Lees hier het volledige rapport inclusief alle succesfactoren. Of lees de samenvatting, succesfactoren en een to-do-lijst voor leidinggevenden.
Met dank aan Lotte Kortland, Jet Zantvoord, Marijke Bult, Desiree Hobbelen.
