Aan het ECD van zorgorganisatie Mijzo is sinds kort een speciale knop toegevoegd, die het mogelijk maakt om een gesproken rapport in te voeren. Zorgmedewerkers die op deze manier registreren, realiseren een administratieve tijdwinst van plusminus dertig procent. Deze innovatieve manier van rapporteren werkt goed, simpelweg omdat spreken sneller gaat dan opschrijven én het systeem spraak kan omzetten in goed verzorgde tekst.
Momenteel gebruiken elf locaties van Mijzo het spraak gestuurd rapportagesysteem. In 2023 wordt het systeem in de hele organisatie doorgevoerd en zullen ook wijkverpleegkundigen op deze wijze gaan rapporteren.
Zorgorganisatie Mijzo levert zowel intra- als extramurale ouderenzorg en geriatrische revalidatiezorg in de regio’s Midden- en West-Brabant. Het idee voor de bijzondere pilot ‘spraak gestuurd rapporteren’ kwam van ECD-softwareleverancier Ecare. Medewerkers bij Mijzo, zoals Karen van Gerk en Wilma van Hees van Wiggen, waren meteen enthousiast.
Karen Gerk vertelt op de website van Actiz: ‘We willen in de toekomst goede zorg blijven leveren aan onze cliënten, maar hebben daarvoor minder personeel beschikbaar. Dit vraagt om een nieuwe denkwijze waarbij we de zorg anders moeten gaan inrichten. Spraak gestuurd rapporteren is een vorm van technologie die hieraan bijdraagt, want zorgmedewerkers zijn nu minder kwijt met verslaglegging.´
Spraakmakende innovatie
De functionaliteit voor deze spraakmakende innovatie is ontwikkeld door Attendi, een technologisch ontwikkelaar van spraakoplossingen. Vervolgens heeft Ecare deze functie ingebouwd in haar ECD. Nadat Mijzo de benodigde data leverde, kon de succesvolle pilot worden gestart.
Het sprekend invoeren van een rapport past goed in het streven van de zorgsector en de politiek om de regeldruk in de zorg te verminderen. De pilot laat ook zien dat dit een efficiënte manier van rapporteren is, die de administratieve lasten aanzienlijk verlaagt. Nu kan bijvoorbeeld een verpleegkundige met één druk op de knop in het ECD een rapportage sprekend vastleggen. Dat werkt niet alleen sneller maar ook eenvoudiger.
Op dit moment zijn zorgmedewerkers in de intramurale ouderenzorg, uitgaande van een werkweek van 36 uur ongeveer zes uur en twintig minuten per week kwijt aan verslaglegging. Een zorgmedewerker die spraak gestuurd rapporteert kan die administratieve tijd met 30 procent terugbrengen.
Gebruiksvriendelijk spraak gestuurd systeem
Wie in het ECD de opnameknop indrukt kan eigenlijk onmiddellijk beginnen met de verslaglegging. Tijdens het inspreken verschijnt de rapportage automatisch in het tekst-vak en het systeem vormt automatisch goede zinnen en zorgt ook voor leestekens. Wilma van Hees van Wiggen: ‘Dat deze functionaliteit is toegevoegd aan onze huidige ECD is uniek. Medewerkers zijn al bekend met dit systeem, waardoor deze manier van rapporteren zeer gebruiksvriendelijk is’
Een groot voordeel van de nieuwe functionaliteit is dat de cliënt meer regie krijgt omdat deze mee kan luisteren tijdens het rapporteren. Van Hees van Wiggen: ‘Dit maakt het proces transparant omdat je de informatie direct kan toetsen bij de cliënt. Medewerkers ervaren het inspreken van de rapportage samen met de cliënt positief. Het stellen van vragen aan de cliënt levert verassende gesprekken op en je haalt waardevolle informatie naar boven. Dit is totaal anders dan wanneer de cliënt terugleest wat jij hebt gerapporteerd.’ Een ander verrassend voordeel is dat het slimme spraak gestuurde systeem zorgt voor betere tekst met minder spelfouten.
