In totaal zijn bij het Ziekenhuis Gelderse Vallei elf administratieve controleprocessen gerobotiseerd. Dit levert in totaal meer dan duizend werkuren besparing op. Daarmee is de pilot ‘Automatiseren van de zorgregistratie’ van Ziekenhuis Gelderse Vallei al na vier maanden succesvol. Senior medewerker Zorgcontrol Melanie Bos en afdelingsmanager Timo Hornis van Ziekenhuis Gelderse Vallei vertellen er meer over.
Het slim automatiseren en robotiseren van administratieprocessen wordt steeds beter mogelijk. Automatiseren in de medische zorg gaat om het gebruiken van technologie om taken - zonder menselijke tussenkomst - te verrichten, zoals elektronische dossiers en online afsprakensystemen.
Robotisering, zoals bij Ziekenhuis Gelderse Vallei, gaat meestal een stukje verder. In dit geval worden softwarerobots ingezet om menselijke taken na te bootsen, zoals gegevensinvoer of het beantwoorden van patiëntvragen met chatbots. In het concrete voorbeeld gaat het trouwens concreet om het robotiseren van elf administratieve controle processen. Automatisering vereenvoudigt dus vooral processen, terwijl robots met name menselijke acties imiteren.
Administratie is vaak ergernis
Bij Ziekenhuis Gelderse Vallei zijn nu dus elf administratieve controleprocessen met succes vervangen door robotsoftware. Ook op andere plekken in Nederland zijn ze druk doende met het automatiseren én robotiseren van administratie. Een van de grootste 'ergernissen' van zorgprofessionals, en een ergernis die ook veel zorgtijd in beslag neemt, is namelijk de overvloed aan administratief werk dat ze dagelijks moeten uitvoeren. Thuiszorg West-Brabant (TWB) is een ander voorbeeld van een zorginstelling, waar sinds kort een deel van de administratie is overgenomen wordt door een robot. TWB heeft de nieuwe digitale collega zelfs een menselijk 'gezicht' gegeven, compleet met personeelsnummer, eigen e-mail adres en naam: Truus.
Pilot met robotsoftware
Melanie Bos vertelt op de website van het ziekenhuis over de achtergrond van de robotpilot bij Gelderse Vallei. “Alle gegevens van de zorgregistratie in xCare, en dan moet je denken aan opnames, verrichtingen en DBC’s, moeten dagelijks worden getoetst. Bijvoorbeeld of ze voldoen aan wet- en regelgeving, maar ook of de registratie volledig is. Patiënten én zorgverzekeraars moeten er namelijk op kunnen vertrouwen dat de zorgkosten correct zijn. Die controle doen we al lang met hulp van de applicatie ValueCare. Als er iets niet klopt, volgt er een signalering die een actie aanbeveelt voor de afdeling of het specialisme.”
Ondanks het feit dat het proces dus al deels geautomatiseerd is, komt er toch nog het nodige mensenwerk bij kijken. Door de inzet van robotsoftware kan dat dus worden verminderd. Timo Hornis licht toe: ‘De actielijst van ValueCare bevat vaak duizenden acties. De meeste acties kosten maar een paar minuten tijd, maar hoe goed zou het zijn wanneer een groot deel daarvan geautomatiseerd kon worden?”
Koppelen parallelle DBC’s
Uit de pilot blijkt al na drie maanden dat deze werkzaamheden deels goed kunnen worden overgenomen door softwarerobots. Melanie Bos, die kartrekker is van dit robotiseringsproject, vertelt: “De robot kan acties afhandelen die vaak voorkomen en die op een uniforme manier opgelost worden. Niet alle controles zijn geschikt en zodoende is vaak is toch nog een menselijke beoordeling nodig.”
“We hebben nu voor 11 controles een robot gebouwd. Bijvoorbeeld het koppelen van een verrichting in een parallelle DBC. Veel patiënten hebben meerdere aandoeningen, en dus ook meerdere DBC’s die tegelijkertijd lopen. Dan moet de verrichting wel aan de juiste DBC worden gekoppeld. Een klusje van hooguit 2 minuten, waarbij de robot een groot deel van het werk overneemt. Deze acties komen echter veel voor, dus dan tikt het qua besparing van werkuren snel aan. Ook al omdat een robot nooit ziek is en 24/7 doorwerkt!”
