Ziekenhuis St. Jansdal is na maanden van voorbereidingen, inrichten en testen, live gegaan met het ERP-systeem AFAS. Daarmee heeft het ziekenhuis nu ook één centraal systeem ter ondersteuning van processen voor de bedrijfsvoering. Medewerkers kunnen nu in een applicatie alle bestellingen, factuurgoedkeuringen en personeel-gerelateerde mutaties aanvragen en afhandelen.
In de zomer van 2019 kondigde het St. Jansdal de keuze voor AFAS aan. Toen werd ook de doelstelling bepaald om het systeem op 1 januari 2020 in gebruik te nemen. Die deadline heeft het ziekenhuis met de livegang dus gehaald.
“Werken met AFAS betekent kostenbesparing, vermindering van handmatige werkzaamheden en verbetering van de samenwerking tussen systemen en processen. Met de overgang naar AFAS zetten wij een enorme stap voorwaarts in de verdere professionalisering van de bedrijfsvoering, vertelt financieel directeur Arend Jan Poelarends.
AFAS: Zoveel mogelijk digitaal in één systeem
Het grote voordeel van AFAS is dat het invoeren van personele gegevens, uitwisselen van documenten zoals arbeidscontracten, loonstroken en facturen, maar ook het inkopen van goederen en afhandeling van de facturen allemaal via hetzelfde systeem uitgevoerd kunnen worden. St. Jansdal gebruikt daarnaast ook EPIC voor de zorgprocessen.
“Met AFAS gaan wij zoveel mogelijk digitaal. Dat geldt ook voor de arbeidscontracten, inclusief de ondertekening", zegt Poelarends. Het ziekenhuis kan nu zo goed als papierloos opereren. Ook de nieuwe website is volledig geïntegreerd. Dat maakt het mogelijk dat sollicitanten zelf gegevens kunnen beheren, wijzigen en raadplegen.
Verder optimaliseren
De implementatie van het nieuwe ERP-systeem zal naast het verminderen van handmatige werkzaamheden ook zorgen voor een kostenbesparing en verbetering van de integratie tussen systemen en processen. Uiteindelijk moet er ook een koppeling komen met het EPD. En met de bijbehorende Pocket-app kan informatie ook mobiel ingevoerd en opgevraagd worden.
Aan het overzetten van de verschillende losse systemen naar AFAS is hard gewerkt. Het projectteam bestond uit medewerkers van de afdelingen HRM, Financiën & Control en Inkoop en Logistiek. De komende periode zal het projectteam het systeem verder optimaliseren.
