De hoeveelheid data binnen zorginstellingen groeit met de dag. Van digitale zorgdossiers tot financiële administratie, van papieren dossiers die u wellicht nog heeft tot data uit gestopte applicaties. Die groei brengt kansen met zich mee, maar ook nieuwe uitdagingen. Wie heeft toegang tot deze informatie? Waar wordt ze bewaard? En wat als een leverancier stopt of de kosten voor data-inzage ineens sterk oplopen?
Juist in dat spanningsveld komt de nieuwe Europese Data Act in beeld. Deze wetgeving geeft organisaties zoals zorginstellingen meer rechten maar ook meer plichten om controle te houden over hun eigen data en deze toegankelijk te maken voor patiënten en cliënten. En dat is nodig.
Wat is de European Data Act en waarom is het relevant voor zorginstellingen?
De Europese Data Act is bedoeld om de toegang tot en overdraagbaarheid van data transparanter en eenvoudiger te maken. In veel gevallen is data technisch “opgesloten” in applicaties of contractueel bij softwareleveranciers. Dit belemmert overstappen of hergebruik van informatie, en zorgt voor onnodige afhankelijkheid.
De Data Act verplicht leveranciers straks om data op aanvraag over te dragen aan de organisatie die ze heeft gegenereerd. Dit geldt ook voor veel software die gebruikt wordt in de zorg, zoals boekhoudapplicaties, patiëntportalen of ECD’s.
Voor zorginstellingen betekent dit concreet:
- Je mag verwachten dat je bij jouw eigen data kunt, ook als je stopt met een systeem. De data is immers van jou!
- Leveranciers mogen geen onredelijke kosten of technische obstakels opwerpen.
- Het wordt makkelijker om te migreren naar een nieuw systeem of een onafhankelijk archief.
Bewustzijn hierover is belangrijk, want wie zijn rechten kent, kan betere keuzes maken.
Zorgdata: versnipperd, verouderd en soms op papier
Bij veel zorginstellingen bestaat de dagelijkse praktijk uit een vermenging van databronnen. In één organisatie loopt bijvoorbeeld nog een oud financieel systeem waarin jaren aan facturatiedata is opgeslagen. Het contract is beëindigd, maar vanwege de bewaarplicht moet de data toegankelijk blijven. Elders worden cliëntgegevens nog deels bewaard in papieren dossiers die opgeslagen liggen in kasten, kelders of archiefruimtes. Tegelijkertijd draaien er verschillende digitale systemen naast elkaar, elk met een eigen manier van vastleggen, opslaan en zoeken.
Die versnippering maakt het moeilijk om grip te houden op de informatie. Data is vaak lastig terug te vinden, of zit opgesloten in verouderde systemen die technisch of contractueel niet eenvoudig te verlaten zijn. En hoewel al deze gegevens belangrijk zijn voor verantwoording, kwaliteitscontrole of toekomstige zorgvragen, ontbreekt vaak het overzicht. Er ontstaat een landschap waarin de zorginstelling wel verantwoordelijk is voor de informatie, maar die regie nauwelijks ervaart.
Een centraal digitaal archief als basis
Om controle terug te pakken over je data is een centraal digitaal archief een belangrijke bouwsteen. Het zorgt ervoor dat alle informatie uit oude systemen, digitale omgevingen of fysieke archieven op één plek samenkomt. Daarmee ontstaat overzicht, toegankelijkheid én toekomstbestendigheid.
Een goed ingericht archief:
- Maakt data onafhankelijk van bronsystemen en toegankelijk
- Helpt te voldoen aan wetgeving zoals de AVG, NEN7510 en de Archiefwet
- Bespaart kosten doordat oude systemen uitgefaseerd kunnen worden
- Maakt informatie snel vindbaar voor audits, zorgprofessionals, management maar ook gebruikers (cliënten en patiënten)
Van papier naar digitaal: ook dat is regie terugpakken
Een belangrijke stap is het digitaliseren van papieren dossiers, die nog (onterecht) bestaan maar belangrijke informatie kunnen bevatten. Niet alleen om ruimte of tijd te besparen, maar vooral om de informatie actief beschikbaar te maken en te voldoen aan de geldende bewaar- en vernietigingsverplichtingen. Papieren archieven zijn kwetsbaar omdat ze niet goed bewaard worden en informatie is moeilijk te vinden en samen te voegen met andere clientinformatie. Digitale dossiers kunnen worden geïntegreerd in het centrale archief, waardoor informatie niet alleen langdurig bewaard, maar ook bruikbaar wordt.
Digitalisering hoeft niet complex te zijn. Het begint bij overzicht: wat heb je, wat moet bewaard blijven, wat moet vernietigd worden en hoe maak je het toekomstbestendig toegankelijk?
Vooruitblik
De komst van de Europese Data Act onderstreept dat het beheren van data niet langer alleen een IT-aangelegenheid is. Het raakt strategie, compliance, zorgkwaliteit en bedrijfsvoering. Zorginstellingen die vandaag investeren in grip op hun data, bouwen aan flexibiliteit voor morgen.
Denk aan:
- Eenvoudiger overstappen van systemen
- Minder afhankelijkheid van leveranciers
- Snellere toegang tot relevante informatie
- Betere inzichten door centrale data-analyse
Kortom, regie over je data betekent regie over je organisatie.
Webinar op 25 november: Behoud de regie over je zorgdata
Op maandag 25 november organiseren wij een kosteloos en compact webinar voor zorginstellingen. In één uur nemen we je mee langs de belangrijkste punten van de Europese Data Act, de uitdagingen rondom versnipperde zorginformatie en de mogelijkheden van een centraal digitaal archief.
We delen praktijkvoorbeelden, concrete oplossingen en een doorkijkje naar de toekomst.
Je kunt je aanmelden via deze link: Meld aan
