Onlangs las ik het artikel ‘Picnic als voorbeeld voor opschaling in de zorg’. Het belangrijkste kenmerk van deze online supermarkt is dat dit bedrijf iets totaal nieuws opbouwen. Het is geen supermarktketen die óók boodschappen bezorgt, maar een online supermarkt die thuisbezorgt en bewust géén winkels heeft. In de zorg is er vaak geen kans om vanuit niets iets op te bouwen. Nieuwe initiatieven worden vaak ontwikkeld naast de gewone werkzaamheden.
Niet altijd de ideale situatie, maar soms wel een gegeven waar ik als zelfstandig projectmanager mee moet dealen. Binnen dit kader is het mijn verantwoordelijkheid om een project tot een goed einde te leiden. Mijn drie belangrijkste leerpunten van het afgelopen jaar deel ik graag.
Werk in een SNELKOOKPAN
Het eerste leerpunt betreft het tijdspad van projecten. In de zorg gebeurt veel en de werkdruk is enorm hoog. Projecten worden er vaak bij gedaan zonder dat ruimte wordt gecreëerd binnen bestaande werkzaamheden. Om deze reden hebben projecten voor zorginnovatie vaak een lange looptijd. Elke twee weken een uurtje overleg waarbij iedereen er weer in moet komen, is geen uitzondering. Door de lange looptijd en trage ontwikkeling van projecten zie je dat energie en enthousiasme gedurende het project afnemen.
Wanneer je gedurende drie maanden intensief met elkaar aan een project werkt en dit ook afrondt, zie je mooie dingen ontstaan. Energie die er aan het begin van het project is, blijft behouden. Enthousiasme van medewerkers blijft gelijk of wordt zelfs vergroot door de (zichtbaar) behaalde resultaten.
Als je de tijdsinvestering van een langlopend project en een kort intensief project tegen elkaar afweegt, zie je dat de uiteindelijke investering gelijk is, dan wel lager uitvalt, bij een kort tijdspad. Dit mét de voordelen van energie en enthousiasme. Oftewel: knallen in een korte afgebakende periode is mijn advies.
LEIDERSCHAP: aandacht, inspiratie, charisma
Naast het tijdspad is leiderschap een belangrijk aspect binnen projecten. Met leiderschap bedoel ik geen dictatorschap. Leiderschap is er op gericht om anderen te laten bewegen en veranderen.
Projectleiderschap is het beïnvloeden van het gedrag van medewerkers om het hogere projectdoel te bereiken. Dit gebeurt nooit alleen door de formele leider, maar kan door iedereen die bij het project betrokken is. Wanneer formele en informele leiders de visie duidelijk verwoorden, leidt dit tot meer commitment bij medewerkers. Toverwoorden zijn aandacht, inspiratie en charisma. Zorg daarom voor een heldere visie voor de toekomst en durf keuzes te maken.
Start bij je opdrachtgever om de visie en keuzes duidelijk te hebben maar ga daarna op zoek naar een groep ambassadeurs. Hoe kun je beter medewerkers motiveren dan door de verhalen van hun eigen collega’s. Door deze methode van (transformationeel) leiderschap creëer je gedeelde waarden, gedeeld doel en gedragen visie.
Werk SAMEN bij zorginnovatie
Mijn derde leerpunt gaat over het team mensen om je heen. Een projectdoel bereik je niet in je eentje. Kijk bij het samenstellen van je projectteam naar kennis en vaardigheden. Dit is vele malen belangrijker dan beschikbaarheid. bekijk het doel van het project om te bepalen welke kennis en vaardigheden nodig zijn.
Je hebt echt niet altijd de hoogst gekwalificeerde medewerkers nodig, junior- en medior-medewerkers kunnen veel opleveren door hun frisse blik. Daarnaast houd je zo de kosten beheersbaar. Ook wil je niet allemaal ja-knikkers in je projectteam. Kritische geluiden zijn ontzettend belangrijk. Maakt bewust ruimte voor andere meningen en luister naar elkaar.
Start een project voor zorginnovatie met een goed georganiseerde kickoff-sessie. Hierdoor zorg je er voor dat iedereen de visie voor de toekomst kent. De neuzen staan gelijk dezelfde kant op en het is duidelijk wie binnen het team welke verantwoordelijkheden heeft. Projectkader zoals looptijd, scope en resultaten worden gezamenlijk besproken zodat iedereen weet waar hij aan toe is. Kies projectleden die een tegengeluid laten horen en durf te kiezen voor een kort en intensief tijdspad. Iets meer Picnic, maar binnen de kaders van de zorg dan.
