Zorgorganisatie Triade heeft de volledige backoffice en kantoorautomatisering vervangen. De organisatie beschikt nu over een state-of-the-art basisinfrastructuur waarop onbeperkt kan worden doorontwikkeld, terwijl de nieuwe werkplekomgeving is ingericht om flexibel werken mogelijk te maken.
Het Flevolandse Triade heeft 130 vestigingen en biedt werk aan ongeveer 1300 mensen. Het is een onderdeel van Carante Groep, een collectief van 11 stichtingen die samenwerken op terreinen als HR, financiën en informatietechnologie. De stichtingen zijn volledig autonoom, maar werken samen om schaalvoordelen te benutten. Op die manier was ooit de keuze op Novell gevallen. In 2012 kwam hier verandering in en ontstond een zogeheten ‘Microsoft, tenzij’-beleid. Triade moest hierin zelf het migratiepad kiezen.Rob Timmerman, Hoofd ICT van Triade: “We moesten keuzes gaan maken in termen van kosten, projecten, licenties, hardware? Ik had een partij nodig die deze vraag in al zijn gelaagdheid begreep en mij kon voeden in mijn verantwoording naar de Raad van Bestuur. Via een servicepartner kwam ik bij De Ictivity Groep. Zij pakten de behoefte zowel technisch als abstract goed op en bleek een uitstekende gesprekspartner voor het inmiddels geformeerde IT-team.”
Functioneel en technisch ontwerp
Na goedkeuring en een verhuizing naar Lelystad kon de daadwerkelijke migratie beginnen. Ictivity schreef een functioneel en technisch ontwerp met een omschrijving van fases, deliverables en benodigde hard- en software. Triade’s vaste IT-leverancier CAB werd betrokken in de realisatie.
De ICT-teamleden kregen al in een vroeg stadium training van Ictivity zodat ze bij de uitvoering een actieve bijdrage konden leveren. Verder kregen key users vlak voor de migratie een cursus Outlook om de betrokkenheid en zelfredzaamheid te vergroten.
Timmerman: “Het is fijn als mensen al vroeg goed overweg kunnen met de tools die ze veel gebruiken. Daarmee spaar je ook de eigen helpdesk, want de reguliere taken gaan gewoon door.”
Mijlpalen als uitdaging
“Zo’n grootscheepse migratie vlieg je aan als een project”, aldus Timmerman. “In dit geval viel dat nog niet mee; onze teamleden zijn gedreven systeembeheerders, en die zijn traditioneel gericht op continuïteit. Maar er zijn mijlpalen te halen en ‘de winkel blijft wel open’. Dat is een uitdaging. Daarnaast willen we de mensen ook de ruimte geven om zich te ontwikkelen. Mede dankzij Ictivity is dat goed verlopen.”
Erwin Meupelenberg, accountmanager bij De Ictivity Groep: “Wij proberen uiteraard altijd de juiste persoon op de juiste klant te zetten, maar bij dit project was sprake van een opvallend goede match. Er ontstonden spontaan whatsapp-groepjes waarin men elkaar ook buiten werktijd op de hoogte hield van de laatste ontwikkelingen. Je genereert zo samenhang en momentum, dat motiveert enorm.”
Betere IT is betere zorg
Triade beschikt nu over een een nieuwe infrastructuur gebaseerd op Microsoft 8.1 en volledig gevirtualiseerd. De centrale en uniforme desktopomgeving bevordert tijd- en plaatsonafhankelijk werken en biedt verder onder meer hoge beschikbaarheid, veiligheid van data en anti-virusbescherming en ander. Het komt volgens Timmerman niet alleen de organisatie, maar ook de zorg ten goede. “Met de nieuwe basisinfra kunnen we straks de zorg die we leveren optimaal ruggensteunen. Ik denk aan een medewerker op huisbezoek, die via zijn mobiele device inzicht heeft in cliëntgegevens, tegelijk allerlei online bronnen kan raadplegen en meteen zijn urenregistratie kan regelen. Maximaal gefaciliteerd dus. Maar ik denk ook aan nieuwe, laagdrempelige mogelijkheden voor de cliënt om met ons te communiceren. Niet ontwikkeld via moeizame trajecten, maar plug & play. Ik zou bijna zeggen: droom maar hardop.”
