Wat is er allemaal nodig om deze omslag in de organisatie van onze maatschap te maken? Allereerst de Kamer van Koophandel: na een online aanmelding is een fysiek bezoek aan het kantoor noodzakelijk. Aansluitend digitaal een AGB-code aanvragen bij VEKTIS. Zowel persoonlijk als op organisatieniveau.
Gespleten persoonlijkheid
Dan volgt een contract bij Vecozo. Dit is het administratieve portaal van waaruit alle ondersteunende diensten geregeld worden. Denk aan contracten met zorgverzekeraars, controle op verzekeringsrecht (COV) en het indienen van declaraties. Om dat mogelijk te maken, is zo’n Vecozo-contract nodig. Dat gaat weliswaar online, maar er moet ook het nodige worden geprint en opgestuurd.
Vecozo is een gespleten persoonlijkheid. De mensen aan de helpdesk hebben me altijd goed en klantgericht geholpen. Maar de website is een toonbeeld van gebruiksonvriendelijkheid. Hij werkt bijvoorbeeld niet in Safari.
Hoewel alles verdedigd wordt onder het mom van ‘privacy en veiligheid’, zijn er allerlei voorbeelden van onveiligheid. Zo kun je een wachtwoord niet kopiëren en plakken, waardoor de veiligste manier van wachtwoorden genereren – via een wachtwoordenkluis – niet werkt. Zo kom je toch weer uit op een zo kort mogelijk en gemakkelijk te bedenken – en dus te kraken – wachtwoord.
Certificaten aanvragen
Het contract met Vecozo is de eerste stap: na het aanvragen en installeren van een persoonlijk certificaat, verloopt de communicatie voortaan via de webbrowser en kun je de diensten van Vecozo gebruiken, zoals Inschrijving Op Naam (ION). Had ik die al genoemd?
Je moet overigens wel meerdere persoonlijke certificaten aanvragen en installeren, anders kunnen je assistentes een aantal taken niet uitvoeren, zoals verhuizen van dossiers.
Het persoonlijk certificaat maakt het mogelijk het systeemcertificaat aan te vragen, nodig om declaraties vanuit het HIS te kunnen produceren en communiceren. Daarna kun je toegang krijgen tot het zorginkoopportaal, nodig om contracten af te kunnen sluiten met zorgverzekeraars.
Terug naar Start
Voor de mensen die ondertussen afgehaakt zijn, nog even een résumé:
Kamer van Koophandel
Vektis: persoonlijke AGB-code + praktijk AGB-code
Vecozo: persoonlijk certificaat + systeemcertificaat + ION + toegang zorginkoopportaal voor contracten zorgverzekeraar
Iedere stap duurt minimaal een paar dagen. Het kwam regelmatig voor dat er een paar stappen verder een foutje bleek te zitten in een eerdere stap, dan is het: ga terug naar Start (en u ontvangt geen 200 euro zoals bij Monopoly!)
Database splitsen
We hebben het nog niet gehad over het HIS. De database moet gesplitst worden en daar komt ook het nodige bij kijken. Denk aan layouts van recepten, facturen, agenda’s en brieven. Maar ook aan gekoppelde diensten als Prescriptor, NHGdoc, VIPlive, Zorgdomein en OZO verbindzorg.
Uiteraard moet ook de communicatie veilig verlopen. Zorgmail moet opnieuw aangevraagd en ingeregeld worden, voor de EDIfact-berichten. Een UZI-certificaat en UZI-pas moeten worden aangevraagd via het UZI-register. Controleer dan ook of de aansluiting met het LSP geslaagd is.
Had ik het CIBG al genoemd? Dat valt onder het ministerie van VWS en registreert beroepen in zorg en welzijn. Er komt vanzelf een mailtje. Aanmelding moet formeel drie maanden voor je met je organisatie start. Handig als je daar een maand voor de datum achter komt.
Verder zijn er nog veel ‘kleine’ dingetjes. Communicatie met ziekenhuizen bijvoorbeeld, adresstickers en lab-codes moeten worden aangepast. Het wachtkamerscherm moet opnieuw ingericht worden. En vergeet de website niet.
Intensief, gebruiksonvriendelijk proces
Bent u onderweg afgehaakt? Begrijpelijk. Het is een ongelooflijk lastig, intensief en vaak gebruiksonvriendelijk proces, waarbij je geconfronteerd wordt met taal die je misschien maar één of twee keer in je werkzame carrière gebruikt en vervolgens ‘achter de schermen’ wegschuift.
Het is goed dat we elektronisch veel processen kunnen afhandelen. Maar één ding is duidelijk: dit is een complex proces waar je ruim op tijd mee moet beginnen. Die ruime tijd hadden wij helaas niet, maar het is met de nodige inspanning en er bovenop zitten toch gelukt.
