WZU Veluwe is een zorginstelling met zes locaties en biedt zorg aan ruim 1.000 cliënten met woon-zorglocaties, thuiszorgondersteuning met persoonlijke verzorging, verpleging, dagbesteding en verblijf. Het hoofdkantoor is gevestigd in Epe.
De organisatie heeft een intern programma opgezet en is alle medewerkers collectief en structureel gaan ondersteunen op het gebied van digivaardigheden. Dit wordt gefaciliteerd door een gepersonaliseerde, gebruikersvriendelijke ICT-omgeving. Hoe hebben ze dat aangepakt, wat zijn hun ervaringen en het belangrijkst: wat heeft het hen opgeleverd?
“We moeten allemaal innoveren en dat begint bij de basis”, zegt Frieda Docter, Hoofd ICT van WZU Veluwe: “Een ICT-omgeving, met één wachtwoord voor toegang tot alle digitale toepassingen die nodig zijn om je werk te kunnen doen. Het is niet alleen een kwestie van een nieuwe ICT-omgeving, maar ook een zo simpel mogelijke digitale werkplek die altijd en overal beschikbaar is voor medewerkers. We zijn nog maar een half jaar live en krijgen nu al te horen dat we veel beter bereikbaar zijn. Daar zijn we heel blij mee.”
Risicomanagement
Van documenten, notulen, roosters tot toegang tot een elektronisch cliëntendossier: het moet zo simpel mogelijk. Niet alleen omdat dat ervoor zorgt dat de minder digitaal vaardige medewerkers onder het zorgpersoneel soepeler mee kunnen bewegen in de digitalisering en toestroom van zorginnovaties. Ook omdat een goed afgestemd ICT-systeem zorgtijd bespaart, de kans op fouten reduceert en in tijden van crisis, zoals een cyberaanval of een groot issue rond privacy, makkelijker te doorgronden is.
WZU Veluwe uit Epe heeft een ICT-partij gezocht die hier veel ervaring mee heeft. Die bleek dichterbij dan gedacht - het Overijsselse dorp Lemelerveld: Unica ICT Solutions, een landelijke allround ICT-dienstverlener, met vestigingen in Eindhoven, Geleen, Deventer en Lemelerveld. Dit ICT-bedrijf heeft samen met de IT-afdeling van WZU Veluwe een gebruikersvriendelijke ICT-omgeving voor alle medewerkers van deze zorginstelling ontwikkeld en neergezet.
"WE MOETEN ALLEMAAL INNOVEREN EN DAT BEGINT BIJ DE BASIS
Meerdere locaties
“Werken vanuit de cloud was al een wens van ons”, stelt Docter. “Dit omdat wij op verschillende locaties werken en we in de afgelopen jaren al hadden gestuurd op het gebruik van SAAS-applicaties (Software-as-a-Service, toepassingen als dienst, red.). We wilden iets bouwen zodat we makkelijker benaderbaar zouden zijn en toekomstbestendig, om eenvoudiger aan te kunnen haken op nieuwe toepassingen. We zijn ook gaan kijken of we het aantal leveranciers konden beperken. Van bekabeling, WiFI, (cloud)telefonie tot aan de inrichting van de werkomgeving. Unica kan dat allemaal leveren.”
Maurice Bosman van Unica ICT Solutions werkt al ruim twintig jaar in de ICT en heeft zich altijd veel bezig gehouden op de mens achter de ICT. “Je ziet in de praktijk dat daar nu veel behoefte aan is, omdat veel zorgmedewerkers overdonderd worden door alle innovaties, maar ook snappen dat ze er mee moeten leren omgaan.”
Docter: “Aan de hand van functieprofielen van alle medewerkers en interviews met hen, hebben we eerst alle persoonlijke profielen in kaart gebracht. We weten nu precies welke applicaties en office toepassingen een medewerker nodig heeft en waar zij bij moeten kunnen. Van medewerkers die alleen maar toegang tot het roostersysteem nodig hebben tot aan medewerkers die grote Excel-bestanden moeten maken.”
“Ook hierin hebben we het menselijke aspect weer meegenomen en coachen wij medewerkers continu”, vervolgt Bosman. “Dit bijvoorbeeld om ze bewust te maken van de gevaren van cybercrime en te ondersteunen bij adoptie van nieuwe technologie. Neem nou wachtwoorden: een heel praktisch ding met een enorme impact. Bij WZU zag ik dat medewerkers soms wel tien wachtwoorden gebruikten. Enorm belemmerend als je er één vergeet en daardoor niet in je systeem kan. Als je IT-afdeling dan ook nog gesloten is, heb je echt een probleem. Dat hebben wij nu opgelost: alle medewerkers hebben nog maar één wachtwoord nodig voor al hun systemen.”
Kostenbesparing door andere licenties
Docter benadrukt dat het niet alleen een besparing is in frustraties om wachtwoordgebruik en dus zorgtijd, maar dat deze vernieuwing ook concreet geld bespaart. Als voorbeeld noemt zij het gebruik van Office 365: ”Aan elke individuele medewerker hangt nu een persoonlijke licentie voor het gebruik van Officepakketten variërend van 2 tot 20 euro per medewerker. Hiermee hebben we een grote structurele besparing gerealiseerd.”
Hoe heeft het zorgpersoneel deze omslag ervaren? Docter: ”Het grappige is dat het juist de medewerkers zijn die aanvankelijk weerstand boden, die nu aangeven dat het heel fijn werkt en het ze tijd oplevert. We hebben altijd geprobeerd om dat met ons projectteam zoveel mogelijk op te vangen. In die periode hebben we zes ICT-studenten in dienst genomen om ondersteuning te bieden op de werkvloer. Vier van deze studenten zijn zelfs bij ons blijven werken. Zij geven onder andere instructies of trainingen, maken instructiefilmpjes, assisteren bij de helpdesk en richten werkplekken in. De keus was om er een paar extra consultants bij te halen of een aantal eigen medewerkers met ICT-kennis, die hier op de werkvloer kwamen lopen. We hebben gekozen voor het laatste. Dat werkt hier het beste om het direct vanaf de werkvloer op te pakken.”
