Ikazia ziet nut van kennisverdieping over interoperabiliteit

In het Rotterdamse Ikazia Ziekenhuis zijn medische techniek en ICT nog twee los van elkaar staande afdelingen. “Wel schuiven de systemen van deze twee afdelingen inmiddels steeds meer in elkaar”, zegt teamleider informatiemanagement Rudolf de Rooij. “Het aantal koppelingen voor HL7 en DICOM¹ is verdubbeld en er is geïnvesteerd in Vendor Neutral Archive (VNA). Maar waaraan het nog ontbrak, was een stukje borging van de kennis in de organisatie bij beide afdelingen.”

Om deze reden was het waardevol voor Ikazia om gebruik te maken van de mogelijkheid die MedicalPHIT biedt voor een incompany-cursus Introductie interoperabiliteit. “We hebben de cursus ingezet voor de twaalf seniors van de afdelingen medische techniek en ICT”, vertelt De Rooij. “We wilden ze informeren over de belangrijkste karakteristieken van de meest gebruikte interoperabiliteitsstandaarden en over de relatie tussen IHE-, HL7- en DICOM-standaarden.”

Ook een light-versie
Daarnaast was er een light-versie voor medewerkers van de service desk en de ICT-manager. “Die hoeven niet heel diep in de techniek te zitten, maar het is wel zaak dat ze op helikopterniveau kennis van zaken hebben”, vervolgt De Rooij. “Ze hebben begrippenkennis nodig om adequaat te kunnen handelen bij meldingen, zodat ze storingen en wijzigingen beter kunnen plaatsen. Neem de situatie waarin een verpleegkundige belt met de boodschap: ‘Het ECG staat niet in HIX dus HIX doet het niet’. Dan moeten ze begrijpen dat niet HIX het probleem is, en kunnen doorvragen als basis om te zorgen dat het probleem direct belandt bij de medewerker die het probleem kan oplossen. Degene die de verpleegkundige aan de lijn heeft, moet dus weten bij wie hij moet zijn, om het probleem over te nemen en de verantwoordelijkheid daarvoor dus bij die verpleegkundige weg te nemen.”

Het onderscheid tussen de cursus voor de 12 medewerkers van beide afdelingen enerzijds en de light-versie voor de medewerkers van de servicedesk en de ICT-managers was een verstandige beslissing, stelt senior consultant Robert Breas van MedicalPHIT. “Zij hoeven niet het hele programma te volgen want dan wordt het een ver van mijn bed show voor ze. Je wilt de materie juist dichtbij brengen voor ze.”

Cursus op maat
Ikazia was al vertrouwd met de standaardcursus die MedicalPHIT (niet incompany) aanbiedt; Breas was al bekend met de twee afdelingen in het ziekenhuis en hun werkwijze. “Een waardevol uitgangspunt”, vertelt hij. “Je weet dan welke kennis over interoperabiliteit al op de afdelingen aanwezig is en je kunt de cursus dus op maat maken voor ze. In de voorbereidende gesprekken hebben we de bestaande cursus als uitgangspunt genomen, maar hebben we vooral ook gekeken naar waar de specifieke kennisbehoefte van de twee afdelingen lag. Dan kun je inzoomen op projecten die op dat moment actueel zijn en de theorie verlevendigen met voorbeelden die aansluiten bij de praktijksituatie aldaar.”

Je wilt de materie juist dichtbij brengen

De Rooij: “Een mooi voorbeeld was het VNA-project waarin we zoveel mogelijk alle non-DICOM zaken hebben geconcentreerd. Robert was heel goed in staat om de vragen te beantwoorden die daarover bij de groep leefden. Dan kun je inzoomen op wat er op dat moment speelt.” 

Breas vult aan: “VNA is op zich wel tastbaar, maar we hebben de achterliggende theorie erover uitgelegd. Dat helpt om te begrijpen wat het doet en waarom de medewerkers van beide afdelingen een bepaalde kennis erover moeten hebben. Dan zie je ook kruisbestuiving ontstaan. Je hoort ineens een medewerker van de ene afdeling tegen een collega van de andere afdeling zeggen: ‘Oh, ben jij daar mee bezig’. Ondanks dat ze elkaar al kennen en spreken, bied je ze dus een verdieping die ze helpt om te weten wanneer en waarvoor ze bij elkaar kunnen aankloppen.” 

Het gevolg daarvan werd ook heel mooi zichtbaar in de ruimte waar de incompany-training werd gegeven, vult De Rooij aan: “Aan het begin van de ochtend zaten de deelnemers van de ene afdeling aan de ene tafel, en die van de andere afdeling aan de andere. In de loop van de dag zag je een onderlinge vermenging ontstaan en merkte je ook dat ze in de discussie minder vanuit aannames gingen denken.”

Grote behoefte
Ikazia is zeker niet het enige ziekenhuis dat de cursus interoperabiliteit van MedicalPHIT gebruikt. “We verzorgen deze basiscursus meerdere keren per jaar”, zegt Breas. “Ik heb sterk de indruk dat de behoefte eraan groter is dan het aantal aanmeldingen dat we krijgen. De werkdruk in de zorg is groot en is ook aan de ICT-kant na de coronaperiode verder toegenomen. Er is weinig ruimte om zo’n cursus in te plannen, terwijl de kennis die afdelingen erin opdoen het alleen maar makkelijker maakt om hun werk te doen.”

De Rooij: “Het feit dat medische techniek en ICT in ons ziekenhuis nog twee afzonderlijke afdelingen zijn, maakt het des te belangrijker om te waarborgen dat ze allebei dezelfde taal spreken. De cursus zorgt ervoor dat mensen het totaalplaatje gaan zien over alles wat speelt bij interoperabiliteit. Ze overzien het hele proces. Pas als je weet in wat voor omgeving je werkt, kun je daarin je koers bepalen.” 

Een mooie en terechte opmerking, vindt Bras. “Als je het totaalplaatje in beeld hebt, kun je het snel en gericht langslopen als je een vraag krijgt, en er dus snel de juiste persoon aan koppelen voor de oplossing. Een mooi voorbeeld van hoe je dat totaalplaatje in beeld kunt brengen, was de casus die we tijdens de cursus hebben besproken: over een patiënt die vanuit de huisarts naar het ziekenhuis wordt verwezen en daar een aantal onderzoeken en een behandeling ondergaat. Met behulp van de IHE-methodiek hebben we dat hele proces vertaald naar de inrichting van de ICT: welke systemen worden gebruikt, welke gegeven worden verzameld, en waarom wordt daarbij voor de ene of juist voor de andere standaard gekozen. Dan maak je het zorgproces leidend in de uitleg die je over het systeem geeft.”

Community bouwen
MedicalPHIT gaat de cursus ook in 2023 weer aanbieden. Daarnaast biedt de organisatie nazorg voor de cursisten die al de revue zijn gepasseerd in de vorm van een online sessie waarin ze hun ervaringen en vragen vanuit de praktijk kunnen delen met medecursisten. Breas: “We doen dit bewust pas een paar maanden na de cursus, omdat de cursisten dan in de praktijk alle dingen zijn tegengekomen waarover ze nog eens willen doorpraten met elkaar en met ons. We willen graag met deze mensen in contact blijven. Dat is ook voor onszelf interessant, want ook wij staan in de praktijk en willen leren van wat daar gebeurt. Op die manier kunnen we ze het best helpen. Daarom hopen we ook samen met cursisten een community te bewerkstelligen met iedereen die op ICT-gebied in de zorg werkzaam is.”

Erg interessant, reageert De Rooij. “Ik zie daar zeker de waarde van in. We hebben voldoende technologie voorhanden, maar in de interoperabiliteit hebben we nog veel stappen te zetten. Daarvoor moet je wel eerst intern je zaakjes op orde hebben, en juist daarvoor was die incompany cursus zo waardevol voor ons.”