Soms denk ik dat we in Nederland uiteindelijk aan onze eigen regeldruk ten onder zullen gaan. Bureaucratie wint het steeds vaker van pragmatisme en gezond verstand. Hieronder beschrijf ik een veelzeggend voorbeeld waarvan de moed mij even in de schoenen zonk. In een notendop: wanneer je je als welwillend ziekenhuis van je meest maatschappelijke kant laat zien, word je daarvoor gestraft met 20 jaar verplichte administratie en bijkomende kosten.
Wat bedoel ik met 'bureaucratie'? Even terug in de tijd. Het is mei 2021, corona raast over de wereld en de zorgsector piept en kraakt. De toenmalige minister van VWS en de huidige minister, die in zijn vorige functie gold als ‘beddenbaas’ en schaarsteverdeler, vragen ons dringend om hulp. Ziekenhuizen moeten waar dat kan bijspringen bij het vaccineren van andere zorgverleners dan het eigen ziekenhuispersoneel. Denk aan ambulancehulpverleners, huisartsen, verloskundigen, fysiotherapeuten enzovoort.
Voldoende menskracht
Wij als Albert Schweitzer ziekenhuis zagen daarvan de noodzaak en meldden ons voor die taak. Weliswaar werden we in die tijd zwaar belast door de intensieve zorg aan coronapatiënten, maar we hadden ons vaccinatieproces niettemin in korte tijd op orde weten te krijgen. Er was voorraad, we hadden de expertise en het lukte ondanks alles om genoeg menskracht op de been te krijgen om onze medewerkers te prikken. Zij lieten dat massaal in eigen huis doen.
Deze luxe wilden we delen met ketenpartners. Uit solidariteit, maar ook vanwege een gemeenschappelijk belang: we boden hiermee bescherming door de hele zorgketen heen. Want als de eerste lijn beter beschermd is tegen corona, dan zijn onze gezamenlijke patiënten dat ook en dan werken we samen aan een veiliger omgeving. Dat was in die tijd heel, maar dan ook heel erg belangrijk.
We hebben dus oprecht, met liefde en belangeloos aan de hulproep gehoor gegeven. Honderden externe collega’s uit de regio mochten bij ons hun prik halen. Onze prikkende verpleegkundigen (onder wie zelfs gepensioneerden), onze apothekers en hun assistenten, onze P&O-afdeling: ze draaiden overuren en ze voelden niet de vermoeidheid – die kwam later – maar vooral de voldoening. In totaal 30 ziekenhuizen vaccineerden op deze manier 51.000 zorgverleners van buiten hun eigen gelederen. Wat een mooie en dankbare tijd was dat!
Beheer gegevens
Fast forward naar vorige week, ruim twee jaar later. Als ziekenhuis ontvangen we een brief van Dutch Hospital Data, kortweg DHD. Een stichting die we kennen als nuttige dataorganisatie in de zorg. DHD stelt ons namens VWS de vraag hoe wij de komende 20 jaar de gegevens van alle door ons gevaccineerde collega's van buiten het ziekenhuis gaan beheren: doen we dat zelf, of gaan we het extern onderbrengen? En of we onze keuze uiterlijk op 1 juli willen laten weten, een week na datering van de brief.
We moesten even van de verbazing bekomen. Het blijkt als volgt te zitten. De genoemde 51.000 zorgverleners zijn destijds door de 30 ziekenhuizen geregistreerd in ZKVI, een speciaal hiervoor door het ministerie opgetuigde database. Deze houdt nu op te bestaan. De gegevens die erin staan worden beschouwd als medisch dossier en moeten volgens de wet 20 jaar bewaard blijven en op aanvraag inzichtelijk zijn. De ziekenhuizen worden gezien als eigenaar van deze medische dossiers en verantwoordelijk gehouden voor het archiveren en beheren. Bij het lezen van de brief stokte mijn adem.
We krijgen de keuze om de gegevens uit ZKVI over te laten dragen aan een externe archiefspecialist, tegen kosten die tot in de duizenden euro’s kunnen lopen. We kunnen de gegevens ook zelf ontvangen en blijven dan verantwoordelijk voor het voldoen aan inzagerecht, afschriftenrecht, recht op vernietiging, recht op vergetelheid enzovoort, gedurende de periode van de bewaarplicht. En nu ik het hier schrijf, word ik opnieuw boos. De geprikte collega’s van buiten het ziekenhuis zijn uit eigen beweging iets bij ons komen ophalen dat wij in huis hadden. Ze hebben geen behandelaar gezien en stonden na 20 minuten weer buiten. En nu dragen wij en 29 andere ziekenhuizen voor deze vriendendienst tot 2041 de administratieve last, terwijl gek genoeg voor onze eigen medewerkers vermelding van hun vaccinatie in het personeelsdossier volstaat?!
Elkaar bureaucratie aandoen?
De brief met onze keuze (we gaan de gegevens zelf beheren) is inmiddels verstuurd, want morgen is het 1 juli en om eerlijk te zijn, we zijn een beetje murw geslagen door dit soort verzoeken. En toch wil ik een signaal afgeven, aan de burgers van Nederland en ook aan de minister. In coronatijd kon elke wet of regel per direct worden opgerekt en omgebogen. In dat licht bezien, gaan we elkaar dit dan echt aandoen, deze bureaucratie? Je zou denken en hopen dat onze overheid voor het bewaren van een bestand met 51.000 keer een naam, een datum en de naam van een vaccin iets flexibelers kan bedenken.
