Eindelijk van de fax af

De allereerste fax werd geïntroduceerd in 1843¹. In 2022 bleek uit onderzoek dat dit inmiddels verouderde en in termen van datasecurity zeer onveilige communicatiemiddel in de zorg nog wijd en zijd werd gebruikt. Het tweejarige Faexit-project heeft daaraan nu definitief een einde gemaakt. De doelstelling – de fax per 31 december 2024 voor 90 procent de zorg uit – is gerealiseerd. Dit betekent dat de laatste die hards die hun fax nog wel aan laten staan, feitelijk geen enkele zorgpartij meer hebben om een fax van te ontvangen of naartoe te sturen.

Waarom een Faexit-project? Werd de fax dan nog zo breed gebruikt in de zorg? Dat kon eigenlijk niemand aan wie het een paar jaar geleden werd gevraagd zich voorstellen. Maar vooronderzoek van Zorgverzekeraars Nederland ZN) toonde aan dat dit beeld en de werkelijkheid ver uit elkaar lagen. De conclusie was namelijk was dat de fax nog in bijna elke instelling aanwezig was. Niet altijd actief in gebruik, maar dan in ieder geval stand-by voor noodsituaties. Apothekers en huisartsen faxten over en weer met elkaar en ziekenhuizen faxten met hen. Bovendien, zo bleek uit het vooronderzoek, faxten ziekenhuisafdelingen onderling nog driftig met elkaar. Alles bij elkaar opgeteld werd de fax tien miljoen keer per jaar gebruikt. Het communicatiemiddel zat echt nog in de haarvaten van de zorg.

Met het oog op de veiligheid van patiëntgegevens was dit een zeer onwenselijke uitkomst. Het is onduidelijk of onbevoegden de fax op de plek van ontvangst kunnen inzien en dus inzage krijgen in patiëntgegevens. Sterker nog: één cijfer in het faxnummer verkeerd intoetsen betekent dat de fax op een verkeerde plek terechtkomt. 

Volgens Z-Cert, expertisecentrum op het gebied van cybersecurity in de zorg, is de fax bovendien niet hackerproof. Tot slot staat de fax voor analoge communicatie, wat betekent dat met het overtypen van de informatie om die in het patiëntendossier te krijgen, fouten kunnen worden gemaakt. Het ministerie van VWS had dan ook goede redenen om in het kader van de Wet elektronische gegevensuitwisseling in de zorg (Wegiz) en het Integraal Zorgakkoord paal en perk te stellen aan alle communicatie en gegevensuitwisseling via de fax. 

Logisch vervolg

Het eerdere DVDExit-project (om de dvd te vervangen door digitale gegevensuitwisseling) bood de geschikte kapstok. “Het Faexit-project is een logisch vervolg op DVDExit”, stelt Anil Jadoenathmisier, directeur IT & innovatie bij VZVZ (Vereniging van Zorgaanbieders voor Zorgcommunicatie). “Voor een landelijke implementatie van iets groots als het Faexit-project helpt het als – net als bij DVDExit – de  juiste partijen er de regie over voeren. In dit geval dus Zorgverzekeraars Nederland, RSO-NL (het netwerk van 12 Regionale Samenwerkings Organisaties)  en VZVZ.” 

Peter Jansen, informatiemanager bij ZN, vult aan: “Dat eerdere project had zoveel energie gegeven, dat we heel veel zin hadden om meteen door te gaan. Zeker met zo’n hands on project als dit. Iedereen zag in dat het eigenlijk onzin was om nog steeds te faxen, maar niemand had al de stap gezet om hier iets aan te doen.” Dus maakte ZN het als financierder mogelijk om met het Faexit-project een definitief einde te maken aan het faxgebruik in de zorg. 

Gerichte aanpak

In de opzet van het project werd ervoor gekozen de aandacht te richten op de ziekenhuizen, apotheken en huisartsen. Dit waren de drie grootste groepen zorgaanbieders die de fax gebruikten. De achterliggende gedachte was: als de fax bij deze drie partijen is uitgefaseerd, hebben andere zorgaanbieders geen reden meer om de fax zelf nog te blijven gebruiken. Een technologische uitdaging was het feitelijk niet meer, want veilige en voordelige alternatieven waren er al, zoals mail, chat messengers, mobiele communicatiekanalen en web services.

En heel voor de hand liggend alternatief is veilige mail. Daarmee mag een zorgverlener patiëntgegevens versturen naar een andere zorgverlener als daar gegronde redenen voor zijn of sprake is van toestemming van de patiënt. Omdat aan de start van het Faexit-project de veilige mailadressen nog niet goed vindbaar waren voor de zorgaanbieders en de tweefactorauthenticatie voor hen het gebruik bemoeilijkte, is in het project meteen werk gemaakt van de vindbaarheid met het ZORG-AB en de interoperabiliteit met NTA7516. ZORG-AB is het gemeenschappelijke adresboek waarmee zorgverleners gegevens met elkaar kunnen uitwisselen. De norm NTA7516 beschrijft de normatieve eisen om op veilige wijze dit digitale alternatief te kunnen gebruik. 

Gedragsverandering

De drie organiserende partijen (ZN, RSO-NL, VZVZ) achter het project stelden vaandeldragers aan uit de drie zorgdomeinen. Een belangrijke stap, want het uitfaseren van de fax was primair een gedragsverandering. De belangrijkste rol was daarmee weggelegd voor communicatie. Hiervoor werd Lodamind ingeschakeld, het bureau dat eerder bijvoorbeeld de communicatie rond het VIPP-programma voor het standaardiseren van medische gegevens had verzorgd. 

Voor het Faexit-project werd gekozen voor landelijke, regionale en doelgroepspecifieke communicatie. Er kwam een toolkit, met uitleg over het project en wat ieder kan doen om daar werk van te maken. Maar ook met informatie over de NTA7516 en Zorg-AB en over authenticatie en veilig mailen. Er kwamen paneldiscussies waarin de projectleiders die voor het project werden aangesteld konden leren van elkaars ervaringen. 

Ook kwamen er ludieke acties. Straatinterviews met willekeurige mensen bijvoorbeeld, om te vragen of zij wisten wie nog gebruikmaakten van de fax. “Sommige oude bedrijven”, zei iemand. “Mijn opa en oma”, zei een ander. Het beeld was duidelijk: de fax was achterhaald. Dit werd vertaald in de Faxosaurus, die als mascotte werd ingezet in het project. Er kwam een lied van de Zingende Dokters, ‘Niet meer bereikbaar met de fax!’². En er kwam een video met een fake kringgesprek in de stijl van de gesprekken die je bij bijvoorbeeld AA-bijeenkomsten ziet. Kringdeelnemers vertelden hierin hoe ze worstelden om van de fax af te komen, om uiteindelijk met ‘Het is zo fijn om faxloos te zijn’ te eindigen. Apotheken en apotheekhoudend huisartsen kregen ‘Een kuurtje faexit’ toegestuurd. Twaalf menthol kauwtabletten in een doosje dat op een echte geneesmiddelverpakking lijkt. 

Naar het museum

Zo werd op allerlei manieren tijdens de volle twee jaar van het project de aandacht ervoor levend gehouden. Met succes. Op 18 november 2024 werd ‘de laatste fax’ door de initiatiefnemers van het project symbolisch als museumstuk aangeboden aan het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid. En tijdens de slotmanifestatie van het project op 27 november werd duidelijk dat de doelstelling van het project – de fax voor 90 procent de zorg uit – in zowel de ziekenhuizen als de apotheken en huisartspraktijken ruimschoots was gehaald. Binnen tijd en binnen budget bovendien. 

Inmiddels is besloten meteen een ander project op te pakken op het gebied van digitalisering in de zorg: het digitaliseren van de ZN-formulieren voor het aanvragen van dure extramurale geneesmiddelen. 

'Met volle overtuiging'

“In 2023 heb ik met volle overtuiging het Limburgse Faexit-manifest ondertekend”, stelt Helen Mertens, bestuursvoorzitter Maastricht UMC+. “Ook in het Maastricht UMC+ constateerden we toen nog een groot aantal faxbewegingen, intern en extern. Eenvoudigweg niet meer van deze tijd en niet meer passend bij de huidige uitgangspunten voor veiligheid van patiëntgegevens.”

“Hoewel gedragsverandering niet eenvoudig te bewerkstelligen is, ben ik onder de indruk van hoe snel we in Nederland, maar zeker ook in Limburg en Maastricht de fax hebben uitgebannen. Begin 2024 was Limburg één van de eerste faxloze provincies. Daar ben ik trots op. Dat is dankzij de landelijke initiatiefnemers en projectleiding, maar ook onze lokale collega’s maakten Faexit tot een succes. Zij beseften dat het tijd was om te stoppen met de fax en voegden direct daad bij woord.”