Dat het personeelstekort de zorgsector al geruime tijd - en ook in de toekomst – voor grote uitdagingen stelt is gevoeglijk bekend. Zorgprofessionals doen er samen met de zorginstellingen waar zij werkzaam zijn alles aan om de hoogste prioriteit niet uit het oog te verliezen; de zorg voor patiënten. Administratieve taken trekken, ook dat is geen nieuws meer, een zware wissel op de tijd die artsen en verpleegkundigen aan de daadwerkelijke zorg voor patiënten kunnen besteden. Dat geldt, wellicht in mindere mate, ook voor facilitaire taken en -meldingen, maar de gevolgen daarvan zijn ook merkbaar, zo blijkt uit een onderzoek, uitgevoerd door TOPdesk, waarbij de focus met name lag op ervaringen in verzorgingstehuizen.
De belangrijkste conclusie van het onderzoeksrapport is dat het inzetten van technologie, ICT- en andere slimme oplossingen kunnen ertoe bijdragen dat zorgprofessionals in verzorgingstehuizen meer tijd krijgen voor de zorg voor patiënten. Dat komt vooral ook door het feit dat slimme oplossingen ervoor zorgen dat zij minder tijd kwijt zijn aan administratie, zoals bij het aanvragen van hulpmiddelen en het afhandelen van facilitaire meldingen.
Facilitaire administratie frustreert
In het rapport van TOPdesk worden een aantal taken waarmee zorgprofessionals in een verzorgingstehuis belast worden die door gebruik te maken van betere (slimme) technologie, het werk kunnen vergemakkelijken, het werkplezier verhogen en de tevredenheid van zowel cliënten als diens naasten over de kwaliteit van de geleverde zorg verhogen.
Iets simpels als het verzoek van een bewoner om een schilderij op te hangen, of een melding te maken van een defecte rollator, zorgen nu nog vaak voor veel te veel extra werk. Facilitaire taken die eigenlijk niet op het bordje van de verpleegkundige moeten liggen, maar doordat het – mede door gebrek aan personeel – daar wel beland, zorgt voor een verlies aan tijd die met cliënten doorgebracht kunnen worden. Daarnaast zorgt het ook voor irritatie en frustratie bij de toch al zo zwaar belaste zorgprofessionals.
Voor het onderzoek werden bijna 600 zorgprofessionals bevraagd over hun ervaringen met facilitaire meldingen en de afhandeling daarvan. Bijna een derde (29%) van de zorgprofessionals gaf aan niet te weten waar ze facilitaire zaken binnen hun zorginstelling moeten melden. Een kwart (25%) vindt het proces voor facilitaire meldingen te ingewikkeld en bijna een derde (31%) geeft aan dat er onnodig veel heen en weer gemaild wordt over facilitaire zaken. Deze niet direct zorg gerelateerde taken zorgt bij ruim een kwart van de zorgprofessionals (28%) voor frustratie, omdat het gedoe rondom facilitaire zaken ten koste gaat van de tijd die ze aan cliënten kunnen besteden.
Slimme technologie als oplossing
In het rapport wordt gesteld dat het inzetten van slimme technologie of ICT-oplossingen het (administratieve) werk dat gepaard gaat met het afhandelen van facilitaire meldingen - en dus ook de frustratie – kan wegnemen. Als voorbeeld wordt een systeem genoemd dat sinds kort bij zorgorganisatie Pieter van Foreest werd geïntroduceerd. Daar zijn op twee van de 25 locaties alle kamers van cliënten voorzien van stickers met een QR-code. Wanneer er een lamp, tv of hulpmiddel defect raakt, of er een probleem mee is, dan kan daarvan, door het scannen van de QR-code, via een app direct een melding gemaakt worden.
Dat scheelt de zorgprofessionals veel geregel, en dus tijd. Sterker nog, bewoners, of hun bezoekers, kunnen zelf de meldingen doen. Achter de applicatie zit het TOPdesk-portaal, waar de melding direct in de juiste categorie en bij de juiste afdeling binnen Pieter van Foreest terechtkomt.
“Er is geen sector waarin het zo belangrijk is dat technologie en digitalisering zorgmedewerkers ondersteunen en niet vervangen. Menselijkheid is het hart van de zorg. Het is daarom belangrijk om digitalisering in te zetten die gericht is op automatisering van taken waarmee je de werkdruk voor zorgmedewerkers kunt verlagen. Dan krijgen zij meer tijd voor persoonsgerichte werkzaamheden. Denk aan sensoren die medewerkers tijdens een nachtdienst attenderen op bewoners die wakker zijn of de eerdergenoemde QR-codes die bezoekers én zorgmedewerkers in staat stellen om op een laagdrempelige manier problemen door te geven. Als technologie op de juiste manier wordt ingezet, kan het ook een positieve bijdrage leveren aan het bieden van warme en persoonsgerichte zorg”, aldus Rinske Jansen, consultant bij TOPdesk Healthcare.
Meer tijd voor cliënten
In het onderzoek is zorgprofessionals ook gevraagd naar waar zij de hoogste prioriteit leggen als het gaat om de besteding van hun eigen tijd en middelen tijdens een werkdag. Ruim twee derde (69%) geeft aan dat ze graag meer tijd overhouden voor persoonlijk contact met patiënten/cliënten. Ruim de helft (58%) wil dat ze minder tijd kwijt zijn aan randzaken zoals administratie.
Waar zorgprofessionals in verzorgingstehuizen ook graag meer tijd voor zouden hebben zijn persoonlijke momenten met patiënten/cliënten zoals een praatje, koffiedrinken of wandeling maken (79%), recreatieve activiteiten met patiënten/ cliënten zoals spelletjes spelen (63%) en, uiteraard, het daadwerkelijk verlenen van (warme) zorg (60%). Het volledige onderzoeksrapport is via deze link te downloaden.
