9 Do’s en don’ts van een ICT-implementatie

Een implementatie heeft altijd impact op de dagelijkse praktijk in een zorginstelling. Of het nu gaat om telefonie, alarmering of een update of invoering van bijbehorende infrastructuur, zoals netwerken. Maar om zo’n ICT-toepassing succesvol te implementeren is wel het draagvlak van het personeel nodig. Dick Dompeling, Directeur van Zetacom, geeft 9 do’s en don’ts om tot een goede uitvraag en implementatie van een ICT-systeem te komen.

Wat te doen als bijvoorbeeld een demente cliënt gaat dwalen? Tegenwoordig hoeft zo’n client niet langer onvindbaar te zijn. Met behulp van alarmering vanuit het Verpleeg Oproep Systeem (VOS), , krijgt hij of zij meer bewegingsvrijheid. Zodra een cliënt een leefcirkel verlaat, krijgt de verzorging een melding. Een ander voorbeeld: sensoren kunnen doorgeven of een bewoner nog op bed ligt of niet. Er zijn een aantal do’s en don’ts om dit soort succesvol te implementeren. Maar hoe doe je dat succesvol? ‘We hebben een jarenlange ervaring opgebouwd in de zorgsector. Op basis hiervan ontwikkelden wij 9 tips waarmee een implementatie succesvoller verloopt’, zegt Dick Dompeling, Directeur van Zetacom. 1. Begin aan het begin. Het klinkt als een open deur. Maar het gebeurt nog heel vaak dat wij halverwege een proces binnen komen. Vaak blijkt dan dat de vraag van de klant niet helder is geformuleerd, waardoor er zaken onduidelijk blijven en niet goed uitgevraagd worden. Dat kost tijd en energie van iedereen die in dit proces zit. Wij raden iedereen aan om goed gebruik te maken van de kennis en kunde van zijn leveranciers. Zij hebben jarenlange ervaring in meerdere omgevingen en kunnen helpen jouw uitvraag scherp te krijgen. Trek samen op en profiteer van elkaars kennis. Dat maakt de oplossing een stuk beter. 2. Neem het zorgplan mee in de uitvraag. Gekoppeld aan de eerste tip is dat het zorgplan absoluut aan de basis moet staan van de uitvraag. Dan weet je dat de nieuwe oplossing binnen het beleid past zoals dat geformuleerd is voor de komende jaren. 3. Stel een projectteam samen. Een projectteam bestaat uit afgevaardigden van alle stakeholders die betrokken zijn bij de implementatie. Zij zijn de schakel naar de verschillende afdelingen en zorgen ervoor dat wederzijdse communicatie plaatsvindt. Hiermee creëren zij een bodem voor draagvlak. 4. Betrek de eindgebruiker aan de start van het project. Zodra er nagedacht wordt over een nieuw systeem, of een nieuwe toepassing, is het belangrijk dat mensen op de werkvloer betrokken worden bij het project. Communicatie in alle fasen van het project is onmisbaar om draagvlak te creëren. Betrek de eindgebruiker dus al aan het begin van het traject, zodat ze enthousiast worden en zodat geborgd wordt dat de uiteindelijke oplossing maximaal aansluit bij hun wensen en behoeftes en hen maximaal ondersteunt in hun primaire taak: zorgverlening. Draagvlak is de basis voor een geslaagde implementatie. 5. Ga op zoek naar key-users en ambassadeurs. Technologie is vaak niet vanzelfsprekend voor werkenden in de zorg. Het zijn veelal werknemers die voor de zorg hebben gekozen omdat ze mensen willen helpen. Ze hebben in veel gevallen niet zoveel met technologie. Toch is er altijd wel een aantal mensen die het leuk vinden om met technologie om te gaan. Zet hen in als ambassadeurs. Zij kunnen laten zien hoe je met die apparatuur kunt werken. Dat het een oplossing kan zijn voor een probleem. Als je met behulp van apparatuur bijvoorbeeld ervoor kunt zorgen dat cliënten die dat vervelend vinden ’s nachts niet meer gestoord hoeven te worden, dan geeft dat rust op een afdeling. Voor de cliënt én voor de zorgverlener. Daarnaast gaan wij altijd op zoek naar key-users: mensen die het proces op de locatie van binnen en van buiten kennen. Zij zijn essentieel als je alle stappen van het zorgproces goed wilt meenemen in het project. 6. Deel successen en leer van mislukking. Het is voor iedereen belangrijk om te weten dat je iets opbouwt dat kans van slagen heeft. Laat dus zien, in woord en beeld, wat succesvol is: Bijvoorbeeld dat mevrouw Jansen dankzij een RFID-tag weer zelfstandig naar buiten kan. Dat zichtbaar is waar zij zich bevindt, zodat ze snel gevonden is, als de maaltijd wordt geserveerd. Maar leer er ook van als blijkt dat medewerkers een alarmering niet afmelden. 7. Begin klein, bouw het zorgconcept langzaam uit. Start in een kleine omgeving en test daar het zorgconcept uit. Het biedt iedereen de kans in de praktijk te ervaren hoe het zorgconcept werkt. Dat geeft ook ruimte voor doen van aanpassingen. Neem in een pilot ook uitdrukkelijk de cliënt mee. Hoe verbeter je bijvoorbeeld het veiligheidsgevoel van de cliënt? Hoe verbeteren we leefomgeving? Het is tenslotte wel de bedoeling dat de technologie in dienst staat van de cliënt en de zorgverlener. 8. Train medewerkers. Bied medewerkers de mogelijkheid in een kleine setting te oefenen met apparatuur. Zorg ervoor dat ze certificaten halen, die duidelijk maken wat ze geleerd hebben. Herhaal trainingen via e-learning, zodat zij dit in hun eigen tijd en tempo in zich op kunnen nemen. Onze zorgconsultant analyseert de gebruikersgegevens en dit wordt met de organisatie besproken. Op basis van deze analyse vindt een hercertificering op maat plaats. Zodoende wordt het correcte gebruik van de apparatuur continu bewaakt en verbeterd. De informatie over de (her)certificeringen en de analyse wordt centraal teruggekoppeld aan de zorgorganisatie. Hierdoor krijgt ook de zorgorganisatie een goed inzicht in het correct gebruik van de systemen en het kennisniveau van de medewerkers op de verschillende locaties. 9. Evalueer en stel bij. Tijdens het proces en na de invoering van het systeem, moet de werking van de apparatuur en de ervaringen van werknemers teruggekoppeld worden. Dit is een iteratief proces, dat voortdurend plaatsvindt. Een alarmering bijvoorbeeld kan voor iedere bewoner in een zorgopstelling op maat worden ingesteld. Dat betekent dat bewoners, verzorgend personeel én de ICT-afdeling hun wensen moeten kunnen bespreken.