Veel ziekenhuizen halen informatie over medische hulpmiddelen nog altijd handmatig op bij leveranciers. Medewerkers van een inkoop- of ordersecretariaat voegen vervolgens een GTIN en artikelnaam toe en gegevens zoals of een artikel steriel is. Het Dijklander (Noord-Holland) deed dit ook, maar stapte in januari 2022 over op een nieuw ERP-systeem, van AFAS. Sindsdien is het mogelijk om alle artikelinformatie geautomatiseerd uit GS1 Data Source op te halen, zodra een artikel aangemaakt wordt, vertelt Diederik Rood, senior adviseur en projectleider ERP op de website van standaardenorganisatie GS1.
Automatisch data ophalen
Sindsdien wordt voor het ziekenhuis belangrijke data automatisch opgehaald, evenals eventueel extra GTIN’s (Global Trade Item Number, een identificatiecode voor handelsartikelen, ontwikkeld door GS1). Waar een leverancier vaak één GTIN aanleverde, bleek een product dat al tien jaar op de markt was soms meer GTIN's in omloop te hebben, schetst Rood. “Nu zoekt ons ERP-systeem op basis van het externe referentienummer - de code van de leverancier – welke barcodes nog meer bij het artikel horen, zodat ook die uiteindelijk op de OK gescand kunnen worden.”
Het Dijklander Ziekenhuis wil GS1 Data Source inzetten om de kennis en kunde en kwaliteit van data van leveranciers te gebruiken. Bijvoorbeeld om te weten of een artikel steriel is, of dat het latex bevat - omdat sommige patiënten daar allergisch voor zijn. Rood: “Daarnaast zou je de artikelinformatie kunnen gebruiken om bijvoorbeeld je afvalscheiding te optimaliseren - omdat je dan hopelijk vanuit GS1 Data Source kunt onttrekken welke verpakkingsmaterialen bij het artikel worden gebruikt.”
De nieuwe mogelijkheden van het ERP-systeem hebben verder geleid tot een eigen datakwaliteit-dashboard. Daarmee kunnen artikelgegevens gecontroleerd worden en vergeleken met de informatie uit GS1 Data Source. Zo is eenvoudiger te checken of de huidige data kloppen, of eventueel aangevuld of vervangen moeten worden, vertelt Rood.
Juiste informatie in GS1 data source
Toch blijft het een uitdaging om – ook via GS1 Data Source – altijd de juiste én volledige informatie over elk product te krijgen, vult Marije Bakker aan, projectleider logistiek en stamdatabeheerder. “We vragen ons wel eens af waarom in de supermarktbranche alle productinformatie beschikbaar is, van ingrediënten en allergieën tot afmetingen en gewicht – en waarom dat in de zorg anders werkt. Deels ligt dat ook bij de leveranciers. Niet elke leverancier levert alle informatie over alle medische hulpmiddelen en implantaten aan via GDSN (GS1 Data Source).”
Ketensamenwerking - zowel zorginstellingen onderling als met leveranciers – kan hierbij volgens Bakker helpen. Zo kan het Dijklander Ziekenhuis sinds de inzet van het datakwaliteit dashboard gerichter in beeld krijgen bij welke leveranciers en bij welke producten er data ontbreekt. “Momenteel bepleiten we bij leveranciers alleen vanuit onze eigen organisatie dat ze alle data over elk product volledig en actueel aanleveren.”
Bakker en Rood willen dat GS1 Data Source uiteindelijk de basis wordt van alle artikelgegevens over medische hulpmiddelen. Iedereen heeft er volgens hen baat bij als informatie in één keer volledig ingevoerd wordt, ook leveranciers. “Dan nemen er geen 79 Nederlandse ziekenhuisorganisaties afzonderlijk contact op omdat ze bepaalde gegevens missen of een barcode in de OK niet gescand kan worden”, stelt Bakker tot slot.
