Bij het Ikazia ziekenhuis wordt de communicatie tussen alle poli's en patiënten sinds dit voorjaar volledig digitaal verzorgd. Daarmee is het traject van de digitalisering van al deze communicatie na drie jaar nu afgerond. Voor het verandatraject is onder andere gebruik gemaakt van VIPP-subsidie van de overheid. Voor het Ikazia betekent deze stap dat de communicatie nu niet alleen duidelijker verloopt, maar ook duurzamer en kostenefficiënter.
Voordat de poli's startten met digitaal communiceren met patiënten, werd voor elke afspraak, ook als deze aangepast of verzet werd, een brief verstuurd. In de praktijk bleken patiënten die brieven bovendien nog wel eens kwijt te raken, waardoor deze opnieuw verzonden moest worden. Dat kostte veel papier, tijd en geld.
Digitaal communiceren met patiënten
Manager Poliklinieken Liesbeth ten Velde en Hoofd Kwaliteit en Patiëntveiligheid Inge van Wagtendonk vonden enkele jaren geleden dat dit beter kon en moest. Met behulp van ed VIPP-subsidie, het Versnellingsprogramma Informatie-uitwisseling Patiënt en Professional, kon het digitaliseringstraject worden ingezet. "Eerst zetten we het patiëntenportaal Mijn Ikazia stapje voor stapje open. Daarna gingen de poliklinieken een voor een over op e-mail in plaats van brieven", vertelt Liesbeth ten Velde.
Bij binnenkomst worden patiënten nu direct ook uitgenodigd voor het installeren en gebruiken van de BeterDichtbij-app. Die app wordt ook bij veel andere ziekenhuizen al ingezet voor de digitale communicatie en contact met patiënten. De app is speciaal ontwikkeld voor veilig, online en digitaal, contact tussen zorgverleners en patiënten.
"Patiënten kunnen ook vragen stellen en veel antwoorden zijn gestandaardiseerd in eenvoudige taal. Alle poliklinieken werken nu op deze papierloze manier. Maar natuurlijk blijft in gevallen waarin dit nodig is, communicatie op papier ook mogelijk", aldus Liesbeth.
Het Ikazia startte ruim een jaar geleden ook met het gebruik van de BeterDichtbij-app om direct digitaal contact mogelijk te maken tussen zorgverleners en hun patiënten na ontslag uit het ziekenhuis. In eerste instantie werd de app toen alleen voor patiënten met hartfalen ingezet.
Digitale werkwijze is een succes
De nieuwe werkwijze blijkt een succes. Een groot voordeel is dat patiënten nu vanuit alle poliklinieken op eenzelfde manier benaderd worden. Uiteraard is het gebruik van de app en digitale communicatie ook al geëvalueerd. Daaruit blijkt dat 60 tot 70 procent van de patiënten BeterDichtbij gebruikt. In het kielzog van het verandertraject voor digitaal communiceren blijkt dat ook het gebruik van het patiëntenportaal is gestegen. Dat was 50 tot 60 procent, en is nu bijna 70 procent.
Voor het ziekenhuis levert de digitalisering van communicatie tussen poli's en patiënten ook een kostenbesparing op. "Niet alleen in papier. Die besparing zien we ook in de hardware. Er zijn minder printers of kopieerapparaten nodig", zegt Hoofd Kwaliteit en Patiëntveiligheid Inge van Wagtendonk.
"Iedereen is enthousiast. Dus nu gaan we kijken of we ook andere manieren van werken in de poli kunnen aanpakken. En wat we in de kliniek papierloos kunnen maken. Maar overal zitten hele processen achter. Dat moet allemaal goed geborgd zijn. Dus we doen het stapje voor stapje en heel zorgvuldig", voegt Liesbeth daar aan toe.
