Een gestroomlijnd ontvangst- en check-in proces… Tot voor kort werd voor een voorbeeld van hoe het goed gedaan werd regelmatig verwezen naar de luchtvaartsector. Zorginstellingen zouden een voorbeeld moeten nemen aan het logistieke proces op een vliegveld.
Maar sinds de recente beelden van de enorme wachtrijen en bijbehorende chaos op verschillende grote Europese luchthavens heeft die vergelijking wat aan populariteit verloren. Aan de ene kant begrijpelijk, aan de andere kant misschien wel ten onrechte. De ingrediënten voor de ontstane chaos kunnen wellicht leerzaam kunnen zijn.
Zonder de exacte achtergrond per situatie te kennen, worden als algemene oorzaken genoemd: de race om de laagste prijs die gevoerd is (waardoor alle rek uit het systeem is gehaald), onvoldoende voorbereiding op de toename van het reizigers aanbod en - als belangrijkste - een nijpend personeelstekort om de werkzaamheden uit te kunnen voeren. Deze thema’s zijn ook de zorg niet vreemd.
De gevolgen van te lange wachtrijen bij het inchecken, de bagage afhandeling of security checks op een luchthaven zijn duidelijk. Passagiers arriveren te laat bij de gate en missen daardoor hun vlucht. Dit leidt op zijn beurt tot frustratie, woede, verloren tijd en extra kosten voor het omboeken naar een andere vlucht (of teleurgesteld terug naar huis).
All inclusive bezoek ziekenhuis
Wat als we deze situatie vertalen naar een pakketreis of all inclusive bezoek aan het ziekenhuis?
Een patiënt die niet alleen één of meerdere geplande afspraken heeft bij een arts, maar daarnaast ook eerst bloed moet laten prikken of een foto of echo moet laten maken om een geslaagd ziekenhuisbezoek af te leggen.
Wat zijn de effecten (of zouden we vaker moeten spreken over kosten?) bij vertragingen in het patiënt-logistieke proces tijdens het ziekenhuisbezoek? Wat is de impact als een patiënt zodanig lang moet wachten bij de bloedafname of radiologie dat daardoor de volgende afspraak gemist wordt? Uitloop in de agenda van een arts werkt vaak door op meerdere afspraken die dag. Het gevolg: frustratie, teleurstelling en extra tijd voor zowel de zorgverlener als de patiënt voor het ‘omboeken’ naar een andere tijd (of dag en dan onverricht ter zake en teleurgesteld terug naar huis).
Voorkomen vermijdbare vertragingen
Hoewel verstoringen en dynamiek horen bij het zorgproces, is er alle reden om ook in het ziekenhuis vermijdbare vertragingen te voorkomen. En aangezien preventie het belangrijkste middel is om zorgkosten structureel te verlagen is de vraag op zijn plaats: welke leefstijl kan een ziekenhuis hanteren en welke vitaminen kunnen worden toegediend om een zonnige all inclusive patiëntreis met zo min mogelijk stress te waarborgen?
Een paar praktische tips en gezondheidsadviezen op een rij
1. Zorg voor efficiënte registratie en integraal inzicht bij het aanmeldproces:
Hoe meer een patiënt thuis al kan doen, hoe minder stress en drukte bij aankomst in het ziekenhuis. Des te minder patiënten zich in het ziekenhuis centraal hoeven te registreren bij een balie of aanmeldzuil, hoe kleiner de kans op wachtrijen.
Wanneer ook bij het aanmeldproces zicht is op alle open afspraken én orders, kan gerichte sturing worden gegeven. Zo kan de prioritering in de wachtrij bij bloedafname worden aangepast op basis van de check of er vervolgafspraken voor een patiënt aanstaande zijn. De eerstvolgende vrije prikcabine kan worden toegewezen. Hoewel niet iedereen dit als eerlijk zal ervaren, is de kans op verstoringen verderop in het proces beperkter als iemand zonder vervolgafspraken iets langer op zijn beurt moet wachten en de patiënt met een vervolgafspraak eerder aan de beurt is.
2. Planning afstemmen op beschikbare capaciteit:
De vrije inloop en onvoorspelbare drukte die dat met zich meebrengt is - veelal onder druk van het strenge wachtkamerbeleid tijdens de coronapandemie - sterk teruggebracht. Door zoveel mogelijk verwijzingen op afspraak te laten inplannen (door de patiënt zelf online op een tijdstip dat het past) kan personeelsplanning beter worden afgestemd op de vraag. Belangrijk daarbij is om losstaande systemen die snel geïmplementeerd konden worden tijdens corona op een structurele manier te integreren in het systeemlandschap van het ziekenhuis of laboratorium.
3. Beschikbare tijd optimaal benutten om output/productie te vergroten:
Gebruik bij combinatieafspraken slimme algoritmen in plaats van vast te houden aan een vooraf opgestelde planning waarbij patiënten sequentieel dezelfde volgorde doorlopen. Zo voorkom je dat stagnatie op een bepaald punt leidt tot een stuwmeer van wachtenden patiënten aan de ene kant, en tevergeefs wachtende zorgverleners aan de andere kant. Door real-time te kijken naar de optimale volgorde zal blijken dat capaciteitsproblemen in werkelijkheid planningsproblemen zijn. Het goede nieuws is dat die eenvoudiger op te lossen zijn.
4. Met minder mensen meer doen door efficiënte integratie:
Het is een open deur, maar ook binnen de zorg leidt personeelstekort tot de noodzaak om processen structureel efficiënter te maken. Binnen het bloedafname proces kan optimalisatie worden gerealiseerd door systemen efficiënt te koppelen. Zo wordt significante tijdwinst geboekt in het afname proces door het patiënt logistieke systeem te koppelen aan het Laboratorium Informatie Systeem. Hierdoor wordt automatisch de juiste order gekoppeld en klaargezet voor de medewerker die een patiënt oproept naar de prikcabine. Minder handelingen, minder kans op fouten en kortere wacht- en behandeltijd voor de patiënt waardoor hogere productie kan worden gerealiseerd.
Duidelijke win-win
Een goed verzorgde all inclusive patiëntreis levert dus een duidelijke win-win. Kortere wachttijden en betere informatievoorziening voor de patiënt, en efficiëntere processen, hogere productie en verbeterde patiënt tevredenheid voor de zorginstelling.
Misschien breekt een nieuw vakantieseizoen aan waarbij de luchthavens wel kunnen gaan leren van de efficiency in de zorg. Ik ben benieuwd wie het aandurft Schiphol uit te nodigen om deze zomer te komen leren van de logistieke processen binnen het ziekenhuis…
Goede reis gewenst!
