Ondanks het feit dat ook het Jeroen Bosch Ziekenhuis (JBZ) steeds meer zorg bij mensen thuis biedt via onder andere thuismonitoring en videoconsulten, komen dagelijks ruim 2.500 patiënten naar de hoofdlocatie in Den Bosch. Bij de selectie van een nieuw systeem om de patiëntstromen optimaal te ondersteunen, zocht het JBZ naar een oplossing die goed aansluit bij de veranderende omstandigheden. Over de aanpak en keuzes spraken we met Jörgen van der Zande (Unithoofd Patiëntenregistratie en Centraal Archief) en Bart Duijnhouwer (Adviseur Functioneel Beheer van de afdeling Medische, Informatie en Communicatie Technologie) bij het JBZ.
Het JBZ is een groot topklinisch opleidingsziekenhuis met een breed aanbod van medisch-specialistische zorg in de regio’s Den Bosch en Bommelerwaard. In 2011 werd de nieuwbouwlocatie betrokken en daarbij een - zeker voor die tijd - geavanceerd digitaal aanmeldsysteem geïmplementeerd.
Hoe het werkt: patiënten krijgen bij inschrijving een patiëntenpas, voorzien van pasfoto en patiëntnummer in een barcode. Hiermee kunnen ze zich digitaal aanmelden bij de polikliniek via de opvallende, gele aanmeldzuilen. De patiënt krijgt vervolgens een geprint dagticket met een oproepnummer. Via schermen in de wachtruimte ziet de patiënt of er extra wacht- of uitlooptijd is en kan de arts de patiënt vanuit het ZIS/EPD oproepen om naar de spreekkamer te komen.
Aansluiten op veranderingen
Al werkte het systeem naar tevredenheid, het JBZ ging enkele jaren terug toch op zoek naar een nieuw systeem, vertelt Duijnhouwer: “Na ruim tien jaar was de apparatuur toe aan vervanging. Bovendien wilden we een nieuw concept introduceren dat zowel op de hoofdlocatie zou worden toegepast als op onze ‘JBZ Dichtbij’ locaties in Boxtel, Drunen, Rosmalen en Zaltbommel.”
Het ziekenhuis wil hiermee aansluiten bij een veranderde wereld, waarin het gebruik van een smartphone voor de meeste mensen dagelijkse praktijk is. “Daarnaast is de zorg continu aan verandering onderhevig”, vervolgt Duijnhouwer. “Zo heeft de coronaperiode een blijvende verandering in gang gezet, waarbij zorgverlening in steeds meer situaties ook buiten de muren van het ziekenhuis plaatsvindt. Ook hier moet het aanmeld- en registratieproces op aangepast worden. Want ook bij zorg op afstand is het belangrijk dat goed kan worden gecontroleerd of relevante patiëntgegevens goed zijn geregistreerd in het ZIS/EPD en dat verzekeringsgegevens zijn gecontroleerd. De patiëntenpas is hierbij niet langer het meest geschikte middel.”
"De ervaring van andere ziekenhuizen was goud waard"
Tot slot is er ook nog een duurzaamheidsaspect, vult Van der Zande aan: “Wij produceren nu jaarlijks zo’n 20.000 plastic patiëntpassen, met de bijbehorende printcartridges en verpakkingsmateriaal, alleen al voor patiënten die hun pas vergeten zijn op de dag van behandeling. Dat is vanuit de doelstellingen van de Green Deal Duurzame Zorg natuurlijk ook ongewenst.”
Leren van andere ziekenhuizen
Na een korte marktverkenning bleek al snel dat er maar twee opties waren die aan de eisen en wensen van het JBZ voldeden: die van EPD-leverancier Chipsoft en de oplossing van de leverancier van de huidige aanmeldzuilen, Logis.P. Om niet alleen af te gaan op presentaties en beantwoording van het programma van eisen door de leveranciers, besloot het JBZ informatie op te halen bij collega-ziekenhuizen, waaronder een aantal ziekenhuizen dat al intensief gebruikmaakt van een gedigitaliseerd aanmeldconcept.
“De ervaring van andere ziekenhuizen was goud waard”, vertelt Van der Zande. “Zelf het wiel uitvinden is niet altijd nodig. Door ervaringen van andere ziekenhuizen te inventariseren en af te zetten tegen onze wensen en eisen, kregen wij onder andere inzicht in de voor- en nadelen van verschillende beschikbare systemen en de eventuele valkuilen bij de implementatie.”
Laagdrempelig en veilig
Uiteindelijk heeft het JBZ gekozen voor het concept Smart Visit van Logis.P voor digitaal mobiel aanmelden, in combinatie met fysieke aanmeldzuilen. “Smart Visit is onderscheidend in de markt vanwege het laagdrempelige gebruik voor patiënten”, benadrukt Van der Zande. “Ze hoeven niet in te loggen met DigiD en sms en hoeven geen apps te installeren. Desondanks is het systeem uitermate veilig in gebruik.”
Ook het kostenaspect speelde een rol in de keus voor Smart Visit, voegt Duijnhouwer toe. “We combineren met deze oplossing het beste van twee werelden. Met Smart Visit ontvangt de patiënt vooraf thuis gerichte informatie over de afspraak. Omdat vooraf ook de relevante patiënt- en verzekeringscontroles worden uitgevoerd, krijgt de patiënt alleen een QR-code in het digitaal ticket als alle gegevens kloppen. Kloppen gegevens niet of ontbreekt informatie, dan wordt de patiënt verwezen naar het patiëntenportaal of de balie in het ziekenhuis. Daar kan de patiënt ook terecht als die er zelf niet uitkomt met aanmelden. Zo zijn gegevens altijd actueel en weet de patiënt waar die in het ziekenhuis op welk moment moet zijn.”
Dynamisch sturen
Duijnhouwer licht toe waarom er gekozen is voor een specialist: “De digitale patiëntenlogistiek is voor Logis.P de hoofdactiviteit. Zij bieden een heldere roadmap voor de toekomst. We beschikken over een prima ZIS/EPD, maar patiëntenlogistiek is voor onze EPD-leverancier geen corebusiness. Bovendien was het via de EPD-leverancier nodig om een contract af te sluiten met een externe derde partij voor de benodigde hardware. Daarnaast vonden wij het waardevol dat het Logis.P platform een grote mate van flexibiliteit biedt. Dat biedt ons meer mogelijkheden om dynamisch sturing te geven aan de patiëntenstroom, ook als informatie uit andere systemen afkomstig is.”
Want hoewel het ZIS/EPD het belangrijkste bronsysteem is, zijn natuurlijk ook diverse andere toepassingen in gebruik. Zoals zelfmeetkiosken (Alviscan van Alphatron) en een systeem voor het maken van afspraken voor Bloedprikken (Careware). “Logis.P werkt samen met deze partijen en waarborgt zo een naadloze integratie. De patiënt profiteert hiervan doordat alle afspraken binnen de ‘patiëntreis’ van die dag overzichtelijk op één plek bij elkaar staan.”
Logis.P denkt graag mee om passende oplossingen te bieden, merkt het JBZ. Van der Zande: “Wij willen voorkomen dat er rijen ontstaan bij de aanmeldzuilen. Logis.P hanteert - op basis van ervaringen bij andere ziekenhuizen – de regel dat ruim twee derde van alle patiënten de centrale zuilen overslaat en zich direct op de polikliniek aanmeldt met hun smartphone. Wij weten uiteraard niet hoe de adoptie hier zal gaan en willen niet te veel afgaan op een te optimistische calculatie. Daarom huren we eerst een aantal zuilen. Mocht de adoptie inderdaad volgens calculatie verlopen, dan kunnen we het teveel aan zuilen retourneren.”
Blik op de toekomst
Aan ideeën en initiatieven voor de (nabije) toekomst is binnen het JBZ geen gebrek. Ideeën waar Smart Visit ook een belangrijke rol in kan spelen. Van der Zande: “Er is een direct raakvlak met het project ‘Dagbehandeling van de Toekomst’. Via een nieuwe toepassing in Smart Visit kan de informatievoorziening rondom dagopnames sterk worden verbeterd; zowel voor de patiënt als voor mantelzorgers die de patiënt brengen en halen. Daarnaast zijn er rond ‘inschrijven op afstand’ relevante ontwikkelingen. We willen ook in de toekomst het registratie- en identificatieproces efficiënt kunnen ondersteunen. Daarbij zullen we aansluiten op initiatieven als het vID (Virtueel identiteitsdocument) en de Europese digitale identiteit wallet (eIDAS).”
Dat kan allemaal met Smart Visit. “Ruim tien jaar geleden was ons aanmeldconcept al vernieuwend”, concludeert Duijnhouwer. “We zijn blij dat we nu weer kiezen voor een leverancier die vooroploopt in innovatie. Het belangrijkste is dat onze patiënten gebruik kunnen maken van gebruiksvriendelijke, laagdrempelige oplossingen. Ons biedt het efficiënte bedrijfsvoering en gerichte rapportages. En we zijn ervan verzekerd dat onze patiëntlogistieke processen ook de komende tien jaar optimaal en op innovatieve wijze worden ondersteund.”
