Jannette Booij draait inmiddels al een aantal jaren mee in de zorgsector. In 2020 werd ze benoemd als bestuurder van zorgcentrum Huize Rosa in Nijmegen. Voorheen had ze zich al bezig gehouden met de ICT-ondersteuning van zorginstellingen. Toen ze bij Huize Rosa aan de slag ging, werd haar al snel duidelijk dat er op het gebied van digitalisering nog behoorlijke slagen te maken waren. Inmiddels is de basis op orde en zijn er steeds meer digitale stappen waarvan de medewerkers in de woorden van Booij “echt blij” worden. "ICT leidt zo tot werkplezier in plaats van werkdruk.”
“We zijn een kleine, compacte organisatie die dezelfde behoeften heeft op het gebied van digitalisering als een grote zorgaanbieder, maar niet de capaciteit om het allemaal zelf te realiseren. En eerlijk gezegd, hoewel ik me thuis voel in de zorg, was het wat ICT betreft hier wel een paar stappen terug in de tijd. Medewerkers hadden nog geen eigen werkmail, de WiFi-omgeving was er een die mijn kinderen thuis nooit zouden accepteren. En men leek het bijna normaal te vinden.”
Toen Booij om zich heen ging kijken om te bepalen hoe ze stappen vooruit kon zetten, bleek dat negen van de tien collega’s zich min of meer in dezelfde situatie bevonden. “Dat is natuurlijk nog schrijnender, gezien alle problemen die we in de ouderenzorg hebben als het gaat om personeelstekort en de verschuiving van in de zorginstelling naar thuis zorgen. Voor het verpleeghuis van de toekomst heb je echt digitale ondersteuning nodig.”
Meedenken
Het werd Booij al snel duidelijk dat de bestaande ICT-partner niet de partij was die de benodigde digitalisering van de organisatie kon faciliteren. En met een technische infrastructuur die redelijk end of life was – zo wilden de ECD- en DECT-telefonie-leverancier stoppen met ondersteuning van waar Huize Rosa mee werkte – werd het noodzaak op zoek te gaan naar een samenwerkingspartner die wel mee kon denken en groeien.
“We zochten een partij die mee kon denken in hoe ICT en digitalisering werk en leven hier makkelijker konden maken, niet moeilijker. Die vonden we uiteindelijk in PQR, een IT-aanbieder die al veel in de zorg actief is. Zij snapten onze zorgvragen en kwamen al in het offertetraject met veel meer antwoorden en oplossingen dan de andere partijen met wie we spraken. Dat gaf ons het vertrouwen dat zij ons konden adviseren om een goede, toekomstvaste ICT-infrastructuur in te richten.”
Meer maatwerk
Oriënterende gesprekken op advies van PQR leverden onder meer een nieuwe ECD-leverancier op. Niet de marktleider, maar een andere partij – SDB – die echt in gesprek is met zorgorganisaties waar innovaties en zorggemak voorop staan. Een echte samenwerkingspartner, stelt Booij: net als de IT-leverancier denken ze mee met zowel algemene behoeften van verpleeghuizen als de specifieke behoeften van Huize Rosa.
“Ook hier geldt: Huize Rosa is te klein om met een leverancier te werken die niet meedenkt met wat onze organisatie nodig heeft om een ECD voor ons te laten werken: werkplezier in plaats van extra werkdruk. Als je alleen al 1,5 minuut nodig hebt om het ECD op te starten, dan snap je wel dat veel medewerkers rapportages liever op papier schreven, om het later alsnog in te voeren. Te vaak gebeurde dat dan uiteindelijk niet, met als gevolg gebrekkige informatie over onze bewoners.”
Om toegang te krijgen tot systemen zoals een ECD, kreeg elke medewerker – ook de huishouding en zorgassistenten – een smartphone met alle benodigde toepassingen erop. Met de Octopus-app hebben ze alle benodigde apps en systemen bij de hand, zoals toegang tot het ECD, Medimo, roosters, declaraties en salarisoverzicht. Een hele fijne toepassing is volgens Booij de combinatie van de Octopus-app met een NFC chip naast de kamerdeur, zodat je gelijk in het juiste dossier van het ECD terecht komt.
“Vooral dat laatste zien veel medewerkers als een enorme vooruitgang. Als je bij een cliënt bent, zie je meteen wat er moet gebeuren, zoals bloeddruk meten, medicatie geven. Alle informatie is meteen beschikbaar, je kunt rapportages maken of aanvullen. Als je het hebt over minder fouten, meer kwaliteit van zorg door medewerkers en voor cliënten, dan levert dit een enorme bijdrage.”
Financiering en verandervraagstuk
Waar Booij ook op stuitte, was de uitdaging om financiering rond te krijgen voor de vernieuwing van de ICT-infrastructuur, een goed ECD en smartphones. “De care staat niet bekend om haar grote budgetten. Gelukkig kreeg ik als nieuwe bestuurder de ruimte om hiermee aan de slag te gaan. Zo kon ik een realistische roadmap van investeringen opstellen om ons tot de gewenste mate van digitalisering te leiden. Daarbij staat niet de technologie centraal, maar het verandervraagstuk. Van mensen, processen en organisatie, nu en in een sterk veranderende zorgtoekomst.”
"Alles dat we nodig hebben, is er al"
Booij benadrukt dat zij alle besluiten genomen heeft in samenspraak met managers en personeel. “Ik was weliswaar de aanjager, maar ik kan natuurlijk niet bepalen wat voor onze medewerkers werkt. Dat is ook niet de manier om de digitale instrumenten waarvoor je kiest, uiteindelijk geadopteerd te krijgen. Maar adoptie is niet iets dat meteen gerealiseerd wordt. Het moet inslijten in de werkprocessen, ook al zijn de meeste medewerkers vooral positief. Daar zijn we echt wel twee tot drie jaar mee bezig.”
Bevorderen adoptie
Om de adoptie te bevorderen, werkt Huize Rosa onder meer met digicoaches. “We vonden gelukkig genoeg mensen die deze rol op zich wilden nemen. Daarbij is ook belangrijk dat niet alles tot in detail vast ligt. We kennen de grote lijnen, maar al doende kom je in de praktijk zaken tegen die ingewikkelder zijn dan verwacht, niet werken, of anders werken in de praktijk. Zo wordt spraakgestuurd rapporteren verrassend genoeg minder gebruikt dan we dachten. We kijken daar nu met een groepje naar om te bepalen hoe dat komt en wat er nodig is om het wel te gebruiken en in welke omstandigheden. Zodat we ook daar meer werkplezier door krijgen.”
Inmiddels is de basis – de infrastructuur, applicaties voor medewerkers – wel op orde en is het tijd voor nieuwe stappen, vertelt Booij, zoals op het gebied van nieuwe zorgtechnologie. “Zo hebben we nu de Momo Bedsense ingevoerd. Dat is nu echt een innovatie waar we superblij van worden. We kunnen nu ’s nachts en overdag veel beter zien of er afwijkingen zijn in het ligpatroon van cliënten. Of we zien dat de ene cliënt nog rustig slaapt, zodat we kunnen beginnen met een andere cliënt die al op is.”
Ook wordt er proefgedraaid met Tonos, een algoritme dat informatie uit het ECD – zoals (on)geplande zorg, het niveau ervan en de tijdsduur – omzet in inzichten. “Zo kun je bepalen wat slimme routes zijn voor je personeel, waar er ‘files’ zijn. Waar is er meer zorg nodig, waar minder. Slim sturen met de data die we hebben en waar we beschikking over hebben.”
Dat is nog wel spannend, merkt Booij, omdat men gewend is aan oude routines. Maar als mensen zien dat het echt helpt, zijn ze vaak vrij vlot om. “Voorheen werkte je veelal op emoties en beleving, nu kun je daar feiten aan toevoegen. Mensen merken dat ze ontlast worden, beter zorg kunnen bieden. Zo neem je ook de angst weg dat zorg door digitalisering minder menselijk wordt. Je kunt juist de mens meer centraal zetten, zowel de medewerker als de cliënt.”
Leren van anderen
Wat Booij nog wil benadrukken, is dat je niet ver of lang hoeft te zoeken om te vinden wat er nodig is om tot relevante digitalisering te komen. “Alles dat we nodig hebben, is er al, en het werkt. Het is al uitgeprobeerd. Is het niet in onze sector, dan wel elders. We leren graag van andere zorginstellingen, gebruiken hun advies en gaan daarmee bij ons aan de slag. En ook onze ervaringen wisselen we graag uit, zodat het wiel niet telkens opnieuw uitgevonden hoeft te worden.”
Daarbij zou het, zo meent de bestuurder van Huize Rosa, helpen wanneer een ministerie zoals VWS meer concreet aan de slag gaat met de regie - waar het inmiddels wel aan werkt. Er zijn wetten en initiatieven zoals Wegiz en de Nationale visie en strategie op het gezondheidsinformatiestelsel. Maar dat had eerder kunnen gebeuren, meent Booij. "Nu zijn veel IT-aanbieders al hun eigen weg ingeslagen en moeten wij als zorgaanbieders daar weer onze weg in zien te vinden."
“Ik zou graag zien dat VWS meer dan nu met die leveranciers én gebruikers, gezamenlijk om tafel gaat zitten om landelijk tot een soort hapklare brokken te komen waar ook wij als kleine instelling mee geholpen worden. Maar ook met subsidies komt. Zodat ook kleinere organisaties die minder slagkracht hebben dan de koplopers, financiële ondersteuning krijgen om in alle aspecten van de organisatie tot relevante digitalisering te komen.”
