De hoofdregel van de handreiking is als volgt: als een patiënt wil overstappen naar een andere huisarts, moet de oude huisarts het patiëntendossier met toestemming maar zonder tussenkomst van de patiënt overdragen aan de nieuwe huisarts. De overdracht vindt bij voorkeur plaats op een beveiligde digitale manier of, in geval van een papieren dossier, persoonlijk aan de nieuwe huisarts of via aangetekende post.
Actualiseren overdracht patiëntendossier
Het was volgens de KNMG hoog tijd voor een actualisering van de oude richtlijn uit 2008, zodat die beter aansluit bij de huidige praktijk. Zo zijn huisartsen overgestapt op digitale informatiesystemen en is het sinds juli 2020 verplicht om patiënten op aanvraag een digitaal afschrift van hun medisch dossier te geven.
De KNMG en de LHV hebben samengewerkt aan een update van het Advies voor overdracht patiëntendossier bij verandering van huisarts. Het vernieuwde advies - Overdracht patiëntendossier bij verandering van huisarts - houdt rekening met een aantal veranderingen.
- Technologische veranderingen, zoals het digitaal overdragen van patiëntendossiers;
- Het wettelijk recht van de patiënt op kosteloze elektronische inzage en verstrekking van het eigen dossier (per juli 2020).
- De nieuwe wettelijke bewaarplicht vanaf 2020: van 15 naar 20 jaar;
- De overdracht van de bewaarplicht aan de nieuwe huisarts;
- Het aan- en afmelden van het patiëntendossier bij het LSP indien de patiënt zich daarvoor had aangemeld;
- De toestemming van de patiënt;
- De vernietiging van dossiers, op verzoek van de patiënt of na de overdracht;
- Aansluiting bij de nieuwste versie van de KNMG-richtlijn Omgaan met medische gegevens (2020)
Nieuwe, veranderde verplichtingen
In de samenvatting van de handreiking wordt nog kort ingegaan op de nieuwe en veranderde verplichtingen bij overdracht van een patiëntendossier.
- De huisarts houdt een dossier bij met alle gegevens die in het kader van de gezondheid en de behandeling van de patiënt relevant zijn. Het dossier wordt bewaard tot 20 jaar na de laatste wijziging die in het dossier heeft plaatsgevonden of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Alleen een vernietigingsverzoek van de patiënt dat gehonoreerd wordt bekort deze termijn (zie hoofdstuk 4).
- Tegenwoordig worden de meeste dossiers elektronisch verwerkt in een huisartsinformatiesysteem (HIS). De digitale overdracht van dossiers uit een HIS verloopt in veel gevallen via de toepassing Zorgmail File Transfer (ZFT) van de stichting Inschrijving Op Naam (ION).
- Als de patiënt een nieuwe huisarts heeft, draagt de oude huisarts met toestemming van de patiënt (delen van) het dossier aan de nieuwe huisarts over. Dit gebeurt zonder tussenkomst van de patiënt en bij voorkeur op een beveiligde digitale manier via ION, persoonlijk aan de nieuwe huisarts of via (aangetekende) post. De oude huisarts maakt van de overdracht van het dossier een aantekening in het HIS met zo mogelijk de naam van de opvolger en de datum van de overdracht.
- Bij de overdracht van een papieren dossier wordt het originele dossier niet aan de patiënt meegegeven; de patiënt kan wel vragen om een afschrift ervan.
- Is de nieuwe huisarts nog niet bekend of wenst de patiënt naam (en adres) ervan niet prijs te geven, dan bewaart de oude huisarts het dossier in elk geval totdat de nieuwe huisarts bekend is of de nieuwe huisarts de patiënt alsnog bewogen heeft het dossier door hem te laten overdragen.
- Geeft de patiënt geen toestemming voor de overdracht, dan bewaart de oude huisarts het dossier in beginsel tot 20 jaar na de laatste wijziging in het dossier of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goed hulpverlener voortvloeit. Hij informeert de patiënt over de mogelijke nadelige gevolgen voor de continuïteit van zorg van ´meerdere dossiers´ bij twee verschillende huisartsen.
- In zeer uitzonderlijke situaties kan de arts besluiten om zonder toestemming van de patiënt bepaalde gegevens toch aan de nieuwe huisarts te verstrekken. Het moet dan gaan om situaties waarin sprake is van een ‘conflict van plichten’.
- Als de patiënt is aangemeld bij het Landelijk schakelpunt (LSP), dient de oude huisarts de patiënt na diens uitschrijving uit de huisartsenpraktijk af te melden bij het LSP. De nieuwe huisarts mag de patiënt opnieuw aanmelden bij het LSP als die patiënt daarvoor uitdrukkelijk toestemming geeft.
