Een van de grootste 'ergernissen' van zorgprofessionals, en een ergernis die ook veel zorgtijd in beslag neemt, is de overvloed aan administratief werk dat ze dagelijks moeten uitvoeren. Thuiszorg West-Brabant (TWB) is de volgende zorginstelling waar nu een deel van de administratieve taken overgenomen wordt door een robot. TWB heeft de nieuwe digitale collega een menselijk 'gezicht' gegeven, compleet met personeelsnummer, eigen e-mail adres en naam: Truus.
Robot Truus is bij Thuiszorg West-Brabant op de administratie aan de slag gegaan. Zij neemt sinds enige tijd een aantal (repetitieve) administratieve taken voor haar rekening. Daardoor krijgt het zorgpersoneel van TWB meer tijd voor wat écht belangrijk is: het bieden van zorg. De oplossing die TWB gekozen heeft, is ook door VGZ ontdekt en de zorgverzekeraar brengt het initiatief nu onder de aandacht bij andere zorgaanbieders.
Truus doet de administratie
De administratieve rompslomp waar zorgprofessionals in de thuiszorg dagelijks mee geconfronteerd worden, is onder andere het gevolg van het feit dat systemen van ziekenhuizen en thuiszorgorganisaties nog niet altijd even goed met elkaar communiceren. Informatie zoals naam, geboortedatum, adres, BSN-nummer en apotheek moet daardoor vaak handmatig ingevoerd en doorgegeven worden.
Dat kost niet alleen kostbare tijd die veel beter gebruikt kan worden om voor patiënten te zorgen, het is ook foutgevoelig. Daarnaast hebben deze repeterende administratieve werkzaamheden ook een negatieve invloed op het werkplezier. Truus, gebouwd met behulp van Robot Process Automation (RPA), voert deze administratieve taken nu automatisch uit.
"Het grote voordeel van Truus is tijdsbesparing. Normaal gesproken is een medewerker een kwartier bezig om alle gegevens goed in te voeren. Truus doet dan in slecht twee minuten. Het aantal kan oplopen tot wel 100 brieven per week. Dat scheelt dus enorm veel tijd", vertelt Djenna Stevens, klantadviseur bij TWB.
Software met een 'gezicht'
"Software klinkt soms complex en moeilijk en zorgt vaak voor weerstand. Dat hoeft het dus niet te zijn. TWB heeft Truus echt omarmd als ‘collega’ die je helpt in dagelijkse werkzaamheden. Daardoor wordt het echt gevoeld als ondersteuning in plaats van wéér een ICT-traject. Dat helpt!", vertelt Geert van Pamelen, senior consultant Zinnige Zorg bij Coöperatie VGZ.
Geert ging op bezoek bij TWB om het werk van Truus, en de voordelen die dit oplevert voor de thuiszorgorganisatie en haar cliënten, van dichtbij te bekijken. "De zorg kampt met grote uitdagingen als gevolg van vergrijzing en een krappe arbeidsmarkt. Slimme oplossingen helpen ons hierbij. Truus is een slimme techniek die zorgverleners helpt om minder tijd aan administratie te besteden. Kostbare tijd die nu naar de patiënt kan gaan."
Digitale administratieve collega rukt op
Met de introductie van Truus schaart TWB zich bij zorgverleners die met innovatieve, geautomatiseerde, oplossingen de administratieve lasten van haar zorgpersoneel wil verlichten. Bij Saxenburgh werd in de herfst van 2022 een vergelijkbare oplossing geïntroduceerd. Ook daar was men op zoek naar een oplossing om de hoeveelheid administratief werk te verminderen.
Dat leidde tot de ontwikkeling en implementatie van een RPA (Robotic Process Automation) robot. Die kan de administratieve handelingen zoals het invullen van de aanvraag, inclusief het kopiëren van verschillende velden vanuit het interne HIX-systeem naar het externe Zorgdomeinsysteem, nu met één druk op de knop afhandelen.
