Onder de naam GS1 Data Care heeft GS1 in samenwerking met de Nederlandse ziekenhuizen een programma opgezet voor optimalisatie van productdata. De Nederlandse Federatie van Universitair Medische Centra (NFU) heeft vierhonderd leveranciers van medische hulpmiddelen een dringend verzoek gestuurd om daarvoor de GDSN datapool in te zetten. René Dullaart van het Erasmus Medisch Centrum is initiatiefnemer en kartrekker vanuit de NFU: “De eerste reacties van leveranciers stemmen ons erg positief.”
Het Erasmus MC heeft betrouwbare productdata nodig om vooraf te checken of medische hulpmiddelen aan alle eisen voldoen en veilig inzetbaar zijn. Maar dat is volgens René Dullaart niet de enige reden om de uitwisseling van productdata met leveranciers te digitaliseren en te automatiseren binnen een datapool.
“Binnen het Erasmus MC fungeert onze afdeling als een soort supermarkt die de bevoorrading verzorgt van 140 afdelingsmagazijnen met meer dan 80.000 geregistreerde opslaglocaties. De huidige analoge manier leidt tot fouten en is inefficiënt. Als we producten naar een afdeling sturen, weten we vaak niet precies waar die blijven. Eigenlijk is dat onbegrijpelijk in een omgeving waarin veiligheid en betrouwbaarheid zo belangrijk zijn.”
Kostenbesparend
Digitalisering en automatisering helpen daarnaast om de kosten van de gezondheidszorg te beteugelen. Als voorbeeld noemt Dullaart de kosten die zijn gemoeid bij het klaarzetten van een operatiekamer met alle benodigde materialen. Na de operatie worden alle uitgepakte materialen weggegooid, ook als die materialen niet zijn gebruikt. Als al dat materiaal wordt gescand en geregistreerd, komt er inzicht in de derving en kan erop worden gestuurd. Maar nu is de operatiekamer volgens Dullaart nog een ‘blind spot’ waar de grip op de kosten ontbreekt.
Op zijn initiatief heeft de NFU zo’n vierhonderd leveranciers een brief gestuurd met het dringende verzoek om de productdata van medische hulpmiddelen voortaan aan te leveren via het Global Data Synchronisation Network (GSDN) van GS1. Het initiatief volgt na het plan van GS1 en de Nederlandse Vereniging van Ziekenhuizen (NVZ) om de kwaliteit van de productdata in GSDN een positieve impuls te geven.
Nabellen
Behalve de brief die is verstuurd, worden met hulp van werkstudenten names het Erasmus MC alle leveranciers ook nageteld. Daarnaast komt de NFU in samenwerking met GS1 met webinars en informatiepakketten die zoveel mogelijk zijn toegespitst op de stand van zaken bij de leveranciers. Sommige leveranciers gebruiken GDSN immers al voor de productdata die ziekenhuizen nodig hebben om implantaten te registreren in het Landelijk Implantaten Register (LIR).
Voor andere leveranciers is het delen van productdata via GDSN nog volledig nieuw. “Wij helpen ze graag aan boord. Dat is ook goed voor hun eigen efficiëntie. Zij hoeven hun productdata straks alleen nog maar in GDSN te zetten en geen tientallen Excel-bestanden meer te vullen”, vertelt Dullaart.
Noodzaak datapool
Het delen van productdata via GDSN levert de nodige vraagstukken op. De meeste leveranciers van medische hulpmiddelen zijn bijvoorbeeld geen fabrikanten, maar distributeurs. Wie moeten dan de productdata invoeren, de fabrikanten of de distributeurs? In dat geval gaat de voorkeur uit naar de fabrikanten.
Volgens Dullaart is de efficiëntie en de kwaliteit beter als de data direct uit de bron komt. Bovendien wisselen fabrikanten soms van distributeur en is het fijner als de data dan al in de datapool staat. “Maar de meeste fabrikanten zitten in het buitenland, leveren aan veel meer landen en zijn minder gemotiveerd om GDSN te gebruiken. Daarom willen wij distributeurs helpen om fabrikanten te overtuigen van de noodzaak daarvan”, voegt Dullaart toe.
Positieve reacties
Dat sommige leveranciers van medische hulpmiddelen nog geen brief van de NFU hebben ontvangen, is goed mogelijk. Niettemin roept Dullaart hen op om ook aan de slag te gaan met GDSN. “Wij wilden snel vertrekken, want als je niet vertrekt kom je nooit aan. Daarom hebben we besloten om niet eerst een lijst met alle leveranciers van alle zeven UMC’s op te stellen, maar zijn we meteen gestart met de leveranciers die in het crediteurenbestand van Erasmus MC staan. In de wetenschap dat we daarmee 80 tot 90 procent van alle leveranciers hebben aangeschreven.” Dullaart is tot nu toe blij verrast door de vele positieve reacties van leveranciers. Zij geven aan graag gehoor te geven aan het verzoek van NFU.
