Onlangs ontving het OK-team van het IJsselland Ziekenhuis een landelijke Koploper Award voor het project de digitale OK. De prijs wordt uitgereikt door het Actie Leer Netwerk van het ministerie van VWS. Bij het project is een hoofdrol weggelegd voor de zogeheten Incision Assist app. Deze zorgt ervoor dat medewerkers, die betrokken zijn bij een operatie, zich op elke plek hierop zo goed mogelijk kunnen voorbereiden.
In de Nederlandse gezondheidszorg rukt het gebruik van gezondheidsapps snel op, die patiënten ondersteunen bij chronische ziekten zoals COPD, reuma of diabetes. Maar er komen ook steeds meer apps die, net als prijswinnende app van IJsselland, vooral ingezet worden door professionals zelf om de organisatie efficiënter te maken. De mogelijkheden zijn eigenlijk ontelbaar. Denk onder meer aan onboardings-apps, slimme HRM-apps of dashboards en slimme ERP ondersteuningsapps.
Digitale OK maakt indruk
Het IJsselland maakt nu dus indruk met de app die zorgt voor een ‘digitale ok’ en efficiëntere processen. Het succes van de app wordt niet alleen onderstreept door de award van het Actie Leer Netwerk. Ook andere ziekenhuizen zien inmiddels de voordelen van deze digitale OK. Het IJsselland Ziekenhuis is zelfs al door meerdere ziekenhuizen benaderd voor werkbezoeken om te bekijken hoe de app werkt.
Momenteel wordt onderzocht hoe de app ook ondersteuning kan bieden op de holding (voorbereiding op een operatie) en verkoever (uitslaapkamer). Ook wordt gekeken of het 3D-model uit de app inzetbaar is op het digitale bord op de OK bij de briefing in de ochtend en hoe het aantal actieve gebruikers van de app kan worden verhoogd door het beschikbaar stellen van Ipads over de hele afdeling.
Zelfverzekerd
Dankzij de digitale aanpak met de Incision Assist app verlopen operaties efficiënter. Tevens voelen medewerkers, ook die nog in opleiding zijn, zich zekerder en wordt tijd bespaard. De app zorgt voor de juiste informatie bij de juiste medewerker op het juiste moment. Een medewerker van de OK stelt dan ook: “Medewerkers en Personeel in Opleiding (PIO’s) voelen zich zelfverzekerder, gestructureerder en beter voorbereid, voordat zij de OK op gaan.”
Het IJsselland Ziekenhuis heeft deze speciale app, die helpt bij het voorbereiden van operaties, vanaf 2020 samen met Incision ontwikkeld. Een multidisciplinaire werkgroep bracht wensen en verbeterpunten in kaart, gericht op praktische verbetering en stroomlijning van werkprocessen. Incision verwerkte deze inzichten in de appontwikkeling, met maandelijkse afstemmingssessies. Dit zorgde voor een nauwe aansluiting van de app bij de ziekenhuispraktijk en gaf medewerkers een gevoel van betrokkenheid.
De app geeft informatie over wat het OK-personeel voor, tijdens en na een operatie moet doen en kan verwachten: bijvoorbeeld hoe de patiënt ligt of welke materialen er gebruikt worden. Er kan zelfs een 3D-model van de operatiekamer bekeken worden. Het is dankzij deze ‘digitale OK’ niet meer nodig om een lang protocol opnieuw door te nemen. Fijn is ook dat medewerkers al thuis de operatie alvast kunnen bestuderen. In de praktijk blijkt de app goed te bevallen, want meer dan de helft van de 90 personeelsleden, die de app hebben gedownload, gebruiken deze intensief en meerdere keren per dag.
PIO’s ondersteund door digitale OK
Naast efficiënte operaties levert de app veel winst op voor PIO’s (Personeel In Opleiding). Zij kunnen zich met de app zelf goed voorbereiden op operaties en alles leren over de inrichting en werkwijze van een operatiekamer- iets dat anders gedaan werd door werkbegeleiders. Dit haalt de druk bij deze werkbegeleiders weg, terwijl de kwaliteit van opleiden wordt geborgd en vergroot. De PIO’s voelen zich zelfverzekerd en hebben zelf de touwtjes in handen rondom hun leerproces.
De samenwerking tussen verschillende disciplines gaat ook beter dankzij de app. Er waren voorheen veel verschillende werkwijzen: bij dezelfde ingreep werden per medewerker soms andere instrumenten en apparatuur gebruikt. Door de app is dit (meer) gelijkgetrokken. Ook voor parttimers is de app ideaal. Zij kunnen zich nu gemakkelijk voorbereiden op apparatuur die ze minder vaak gebruiken. Daarnaast wordt de app ook gebruikt als communicatiemiddel om te overleggen over operaties: de app vervangt WhatsApp, mails en/of whiteboards.
Tips voor slimme implementatie
Het IJsselland Ziekenhuis geeft op de website van het Actie Leerwerk een drietal adviezen voor organisaties die aan soortgelijke projecten werken. Allereerst is het belangrijk om pas met implementeren te beginnen als de app volledig ontwikkeld en geoptimaliseerd. Op die manier kan onnodige weerstand worden voorkomen. Ten tweede: betrek al in een vroeg stadium medewerkers uit verschillende disciplines die kunnen zorgen voor een breed draagvlak. Ten slotte is het van belang om effectieve communicatiemiddelen te gebruiken om het personeel regelmatig op de hoogte te houden van de voortgang en verschillende fasen in de implementatie van de app.
