Opschaling van sociale robotica in de gehandicaptenzorg

Zes zorgorganisaties (Lunet, Koraal, Kempenhaeghe, WonenPlus, Radar en Pergamijn) werken sinds april 2023 samen in een programma over implementatie en opschaling van sociale robot Ivy in de zorg voor mensen met een verstandelijke beperking. Het programma is een initiatief van CZ zorgkantoor en Robot Ctrl (een platform van The Innovation Playground). CZ zorgkantoor heeft de bestuurders van de zorgorganisaties gevraagd te participeren. Het idee is dat robots zoals Ivy kunnen helpen om de kwaliteit van leven te verbeteren, mensen zelfstandiger te maken, hen te ondersteunen met dagelijkse routines en meer controle over hun eigen leven te geven. Verder is de gedachte dat robots kunnen bijdragen aan meer efficiëntie van zorg en een toename van werkplezier.

Het programma Sociale Robotica in de Gehandicaptenzorg heeft een aantal kenmerkende elementen:

• Leiderschap: CZ zorgkantoor biedt steun en projectmanagement. Robot Ctrl, het bedrijf dat de robots levert, begeleidt het proces van implementatie en opschaling, waarbij gecommuniceerd wordt met diverse lagen van de zorgorganisaties. Figuur 1 (zie pagina 13 bovenaan) geeft een indruk van het proces dat in elke organisatie wordt gevolgd, waarbij een projectleider en kwartiermaker verantwoordelijkheid dragen voor het interne proces. 

• Nadruk op implementatie en opschaling: in het programma ligt de nadruk op het implementeren en opschalen van robot Ivy. Gebaseerd op ervaringen met sociale robots bij zorgorganisatie Philadelphia was de aanname van de initiatiefnemers dat er voldoende bewijs aanwezig is over meerwaarde van de inzet van sociale robotica in deze sector. Zorgorganisaties wisten dat het geen pilot zou zijn, maar dat gestuurd zou worden op opschaling.

• Regionale samenwerking: regionale samenwerking vindt plaats via maandelijkse netwerkbijeenkomsten met projectleiders en kwartiermakers van de zes zorgorganisaties, geleid door de projectmanager. 

Zuyd Hogeschool en de Universiteit van Maastricht onderzochten tussen april 2023 en juni 2024 de meerwaarde en hanteerbaarheid van Ivy, de implementatie en opschaling van de robot bij de zorgaanbieders, en de regionale samenwerking (zie volledige rapport¹). Dit artikel gaat sec over ervaringen met implementatie en opschaling, van bestuurders, kwartiermakers en projectleiders, en van vertegenwoordigers van CZ zorgkantoor en Robot Ctrl, gevolgd door reflectie op dit proces door de onderzoeksgroep.

Ervaring met opschaling

• Versnelling. Bestuurders, kwartiermakers, projectleiders en initiatiefnemers zijn het grotendeels erover eens dat de samenwerking in dit programma, tussen zorgorganisaties en met CZ zorgkantoor en Robot Ctrl als aanjagers, mechanismen creëert (zoals meer draagvlak in de organisaties, meer actieve rol van bestuurders) die tot versnelling van implementatie en opschaling leiden. 

• Toename van competenties. Het programma heeft extra meerwaarde. Zorgorganisaties werden door de aanpak en de reflectie hierop in de regionale meetings beter in implementeren en opschalen. Zorgmedewerkers stonden door het programma meer open voor inbedding van technologie. Ook konden we uit de verhalen opmaken dat zorgorganisaties meer aandacht besteden aan hun innovation readiness - de mate waarin zij voorbereid zijn op elk soort innovatie.

• Belang van de businesscase. De meeste bestuurders, kwartiermakers, projectleiders menen dat het programma een belangrijke beweging heeft veroorzaakt. Of die beweging zich voortzet en of robot Ivy verder zal worden opgeschaald, hangt echter af van de financiële onderbouwing (de maatschappelijke businesscase). 

Reflectie vanuit proces 

Literatuur beschouwt implementatie en opschaling als een complex proces dat vanuit diverse invalshoeken moet worden aangevlogen en bestudeerd². Er is een invalshoek van de projectmatige aanpak, die uitgaat van (complexe) afstemming van diverse aspecten en systemen in een organisatie, en een invalshoek die het sociaal proces van samen ontdekken, samen vormgeven en leren in de eigen context als cruciaal ziet. Alle invalshoeken zien we terug in het programma Sociale Robotica in de Gehandicaptenzorg. 

De meeste betrokken zorgorganisaties waren positief over de huidige insteek van het programma (geen pilot, maar opschaling), omdat het tot veel enthousiasme en bereidwilligheid (draagvlak) op de werkvloer heeft geleid. Dat kwam de opschaling ten goede. Een jaar na de start geven bestuurders, projectleiders en kwartiermakers echter aan dat de businesscase bepaalt of opschaling doorzet. Dat komt overeen met andere onderzoeken naar de perspectieven van management over zorgtechnologie. 

De paradox van willen opschalen en tegelijkertijd de businesscase afwachten is een mooi voorbeeld van de innovatieklem. Volgens de IBO-werkgroep³, die de overheid adviseerde over het stimuleren van innovaties in de zorg, is bij zorgorganisaties vaak sprake van zo’n innovatieklem. Innoveren is nodig om vast te stellen of innovaties werken. Maar we zetten innovaties niet door, omdat we niet weten of ze werken en rendabel zijn. En dat zullen we ook niet weten als we niet innoveren. 

De nadruk op implementatie en opschaling is een interessant punt in dit programma: in veel innovatiemodellen (zoals gepresenteerd in het rapport Innovatie-impuls Gehandicaptenzorg 2019-2022) volgt de fase van opschaling nadat een businesscase is vastgesteld op basis van pilots. Het interessante aan de huidige opzet van het programma is dat opschaling van de robot in de (ongecontroleerde c.q. ongestuurde) werkelijkheid gebeurt en zo een zeer realistisch beeld van inzet van Ivy biedt, waarop vervolgens de businesscase kan worden gestoeld.

Inzichten uit het onderzoek, bijvoorbeeld over geschiktheid van robot Ivy voor specifieke doelgroepen, dragen bij aan een stap richting een gedegen maatschappelijke businesscase. In de sector zijn al de nodige tools ontwikkeld om in te zetten, waaronder een stappenplan voor het maken van een businesscase en de Mini-Health Technology Assessment Gehandicaptenzorg⁴. 

Reflecties vanuit institutionele theorie

Institutionele theorie biedt een waardevol kader voor het begrijpen van de houding van zorgorganisaties ten opzichte van verwachtingen vanuit de externe sociale, politieke en economische omgeving. Om legitimiteit te behouden, adopteren zorgorganisaties innovaties die voldoen aan de heersende kaders van de institutionele omgeving waarbinnen ze actief zijn. Ze worden daarbij beïnvloed door institutionele ondernemers (ondernemers, wetenschappers of anderen) die alternatieve regels en praktijken introduceren die gaandeweg bestaande regels veranderen of vervangen. 

De institutionele ondernemers kunnen innovaties introduceren, maar ook verspreiden onder organisaties en geven daarmee innovaties de nodige uitstraling voor andere organisaties om deze te adopteren. Institutionele donoren in de omgeving van de zorgorganisaties hebben ook een belangrijke rol. Zij geven (financiële) kaders aan organisaties om innovaties te genereren, te verspreiden of op te leggen. 

We zouden kunnen stellen dat het programma Sociale Robotica in de Gehandicaptenzorg de wisselwerking tussen de actoren in een snelkookpan heeft geplaatst. Hierbij was Robot Ctrl de institutioneel ondernemer en CZ zorgkantoor de institutionele donor. Zij namen een actieve rol in het project met projectleiderschap en procesbegeleiding. Daarnaast is het aannemelijk dat de regionale samenwerking met zes zorgorganisaties en hun ervaringen hebben bijgedragen aan een versnelde acceptatie van sociale robotica. Andere zorgorganisaties zijn daardoor eerder geneigd dit voorbeeld te volgen. 

Dit is een tijd waarin vrijblijvendheid innoveren niet meer getolereerd lijkt te worden en een grotere (na)druk op implementatie en opschaling komt te liggen binnen zorgorganisaties. Zij lieten zich in ons onderzoek positief uit over de externe druk en het leiderschap van CZ zorgkantoor en Robot Ctrl, maar bepleiten meer ruimte aan de start voor afstemming en meer open dialoog over verhoudingen en belangen.

Reflectie vanuit innovation readiness

Het programma heeft bijgedragen aan de innovation readiness van de zorgorganisaties. Innovation readiness betreft de mate waarin organisaties zijn voorbereid op innoveren en stappen (kunnen) maken om meer professioneel te innoveren. Innovation readiness gaat niet over de capaciteit om de eerstvolgende innovatie te implementeren, maar om voortdurend succesvol te zijn met innoveren. 

Het recent gepubliceerde raamwerk van de Maastricht Innovation Readiness Aanpak⁵ (MIRA) en bijbehorende scan komen voort uit onderzoek van de Universiteit Maastricht en Zuyd Hogeschool in het kader van de Academische Werkplaats Ouderenzorg Limburg. Het MIRA-raamwerk kent 22 factoren, gegroepeerd naar strategie, organisatie, leiderschap en leerklimaat, die van belang zijn om innovation ready te worden.

Het programma Sociale Robotica in de Gehandicaptenzorg bracht zorgorganisaties tot inzichten dat er inzake innovation readiness stappen te maken waren. Ter illustratie: er waren reflecties op strategie (hebben we überhaupt een visie op technologie?), op rollen en verantwoordelijkheden rond innoveren, op innovatiebudget en op de wijze waarop medewerkers op de werkvloer betrokken worden bij innoveren. 

Werken aan innovation readiness wordt in de aanpak van MIRA gezien als onderdeel van de meerjarenstrategie, waarbij zorgorganisaties ervoor zorgen dat het organiseren van innoveren past bij hun ambities (richten we ons zowel op incrementele als radicale innovaties? Zijn we koplopers?) en bij hun huidige innovatiecompetenties. 

Meer zicht op de mate van innovation readiness aan de start van het programma Sociale Robotica in de Gehandicaptenzorg had organisaties mogelijk al eerder inzicht kunnen geven in potentiële knelpunten tijdens de opschaling van Ivy. Het programma liet echter ook zien dat aan innovation readiness gewerkt kan worden tijdens deelname aan een intensief project. Uitgaande van een relatie tussen innovation readiness en succesvolle implementatie en opschaling van technologie, zou expliciete aandacht voor innovation readiness in toekomstige projecten zorgorganisaties nog beter kunnen ondersteunen.