Aruba kende al het bevolkingsonderzoek voor borstkanker, maar heeft dit nu uitgebreid naar darmkanker en baarmoederhalskanker. Een proces met uitdagingen op meerdere gebieden, ook technisch. De hulp van MedicalPHIT werd ingeschakeld om te ondersteunen bij de selectie en implementatie van een ICT-systeem voor de uitvoering van de bevolkingsonderzoeken op borstkanker, darmkanker en baarmoederhalskanker.
In 2021 was Stichting BOB Aruba (BevolkingsOnderzoek Borstkanker Aruba) op zoek naar een duurzame ICT-oplossing voor het bevolkingsonderzoek borstkanker, waarbij het gebruik en beheer van de omgeving goed zou aansluiten bij de eindgebruiker en zou voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen.
Hierbij was een rol weggelegd voor MedicalPHIT, dat in eerste instantie via een Quickscan alle proces- en implementatie-issues in kaart bracht, als basis voor een marktconsultatie. In de selectieprocedure is een vergelijking gemaakt tussen meerdere leveranciers op basis van functionele en technische vereisten, een demonstratie van de oplossing en de kosten. De keuze is gevallen op het Unified Screening Platform (USP) van Radventure, waarmee in oktober 2024 live gegaan is.
“Toen waren de gesprekken al gevorderd over uitbreiding naar twee andere vormen van bevolkingsonderzoek, namelijk voor darmkanker en voor baarmoederhalskanker”, vertelt Nanine Ponson (directeur van Stichting ABO en voorheen operationeel manager bij Stichting BOB Aruba). “Daarbij werd de bestaande leverancier gepolst over de mogelijkheid om met hun ICT-systeem ook deze bevolkingsonderzoeken te ondersteunen.”
Gelukkig toeval
Aruba wilde al langer vanuit het Uitvoeringsorgaan Algemene Ziektekosten Verzekering (AZV) een programma opstarten voor bevolkingsonderzoek naar darm- en baarmoederhalskanker. “Voor 2023 was het nog onduidelijk wie de algemene screeningorganisatie moest worden”, vertelt Ponson. “Stichting BOB Aruba was er op dat moment nog niet op ingericht. De wens was er van alle kanten en de businesscase was al opgesteld. Ook Stichting CORESA was in 2022 opgezet om bewustheid rondom darmkanker en screening te verhogen.”
De vliegende start in de zomer van 2023 was te danken aan enkele medewerkers van de directie Volksgezondheid, die de overstap maakten naar een sleutelrol in de opzet en implementatie van de twee nieuwe screeningsprogramma’s, vervolgt Ponson. “De een ging naar het ziekenhuis, en een tweede naar de AZV. Met hen werd een commissie opgesteld, met betrokkenheid van de epidemioloog van de directie volksgezondheid.”
'De korte lijnen hebben erg geholpen om zo snel te kunnen starten'
Wat volgde was – zoals Ponson het noemt – een proces van hectisch pragmatisme. “Er moest heel veel gebeuren. Juridische, technische, personele en organisatorische knopen moesten worden doorgehakt. Er moest eerst een uitvoeringskader worden geschetst. Er moest besloten worden op welk punt de huisartsen en het ziekenhuis meegenomen moesten worden in het proces. Er moest een laboratorium voor analyse gekozen worden. En wie zou de bevolkingsonderzoeken financieren? Op het eiland is het gezondheidszorgsysteem nog vooral gefocust op curatieve zorg, dus een financiële herstructurering was nodig om dit te regelen.”
Opnieuw een Quickscan
Opnieuw werd MedicalPHIT bij het proces betrokken. Nu om via een Quickscan de processen voor de bevolkingsonderzoeken naar darmkanker en baarmoederhalskanker in kaart te brengen en te onderzoeken of het mogelijk zou zijn die uit te voeren met hetzelfde systeem waarvoor al voor Stichting BOB Aruba was gekozen. “Het was belangrijk alle partijen hiervoor op één lijn te krijgen”, vertelt Ponson. “Niet iedereen was meteen gecharmeerd van de bestaande opties. Maar op basis van demo’s bleek dat de gekozen leverancier toch de beste keuze was.”
Er kwam wel het een en ander bij kijken, vertelt Nadia Takke, consultant bij MedicalPHIT. “Aanpassingen door de leverancier waren nodig om het systeem geschikt te maken voor alle drie de bevolkingsonderzoeken. In oktober 2024 is het systeem live gegaan voor de borstkankerscreening. Dat betekent dat het personeel inmiddels de benodigde praktijkervaring heeft opgebouwd. Kinderziektes, waaronder migratie-issues, zijn grotendeels opgelost.”
Ponson vult aan: “We wilden cliënten de flexibiliteit bieden om op een andere dag te komen dan die wij voor ze inplanden en dat vergde aanpassingen in het systeem.”
Van BOB naar ABO
Om de uitbreiding naar de twee nieuwe voorgenomen bevolkingsonderzoeken mogelijk te maken, moest een organisatorische transitie worden aangegaan. “Stichting BOB Aruba was een one tier organisatie met een operationeel bestuur dat verantwoordelijk was voor alle keuzes”, schetst Ponson. “Dat was volgens de actuele regels van good governance niet acceptabel. De organisatiestructuur moest dus worden aangepast met zo veel mogelijk behoud van een onafhankelijkheidsprincipe. Met een raad van bestuur en een raad van toezicht, maar zonder directe invloed van buiten. Daar zijn we goed uitgekomen.”
Op 29 oktober 2024 werden de statuten getekend waarbij de nieuwe Stichting ABO (Aruba BevolkingsOnderzoek) tot stand kwam. Stichting BOB Aruba wordt verantwoordelijk voor het programma BOB, plus het programma BOCA (bevolkingsonderzoek cervix Aruba) en het programma CORESA (Colorectal Screening Aruba). Zo wil Aruba middels vroege opsporing van de drie kankertypen in een vroeg stadium het sterftecijfer van de bevolking verlagen en de kwaliteit van leven bevorderen.
Geleerde lessen benutten
De livegang van het nieuwe systeem in de nieuwe organisatie stond gepland op 31 maart 2025. Takke hierover: “Wat ons daarbij hielp, was dat we geleerde lessen van de eerdere livegang voor het bevolkingsonderzoek borstkanker konden toepassen. Een voorbeeld is dat bij go live van de borstkankerscreening bepaalde gebruikers meer rechten hadden in het systeem dan nodig was. Dit is voor de darmkankerscreening en baarmoederhalskankerscreening vanaf het begin goed ingericht.”
Een andere geleerde les is dat bij de livegang voor de borstkanker screening meer getest had moeten worden. “Er zijn belangrijke vragen die beantwoord moeten worden”, zegt Takke. “Kun je als gebruiker toegang krijgen tot de applicatie? Is die eenvoudig in gebruik? Werken de scanners? Heeft iedereen de juiste rechten? Daarom hebben we er nu, met de livegang op 31 maart jongsleden, voor gekozen om vijf dagen op locatie te testen.”
Vervolgstappen
Minimale eis bij de livegang was dat voor de Stichting ABO een closed loop van uitnodiging tot doorverwijzing van cliënten mogelijk moest zijn. “Het moest zeker zijn dat we voor de cliënten een goed proces konden draaien”, zegt Ponson. “Achter de schermen kunnen dan de vervolgstappen in het kader van efficiëntie en productie-uitbreiding worden gezet. Mensen moeten getraind worden en dat proces willen we zorgvuldig vormgeven. Daarom starten we met baarmoederhalskanker met drie van de 32 huisartsen en met darmkanker met één van vijf prikposten. Op basis van de ervaringen breiden we dan verder uit. Ook moet een orgaan worden opgezet dat de screeningsprogramma’s voor de twee nieuwe bevolkingsonderzoeken moet toetsen. Verder zijn er nog wat praktische issues.”
Bevolkingsonderzoek is geen eerste- of tweedelijns zorg, benadrukt Ponson. “Dat betekent dat we wat meer flexibiliteit hebben in onze aanpak, vergeleken met andere IT-projecten binnen de zorg. Vanwege de hoge tijdsdruk starten we met de basisaanpak en pakken we proactief knelpunten aan, terwijl we verdere doorontwikkelingen gefaseerd plannen. Dit alles zou onmogelijk zijn zonder de nauwe samenwerking met onze stakeholders.”
In Nederland was het niet mogelijk geweest om zo snel tot deze livegang te komen, zegt Takke afsluitend. “Het aantal zorgverleners hier op het eiland is beperkt en alle huisartsen hebben hetzelfde systeem. En de beheerders daarvan zijn ook de beheerders van het systeem van Stichting ABO. Die korte lijnen hebben erg geholpen om zo snel te kunnen starten.”
CV
Nanine Ponson is directeur van Stichting ABO.
Nadia Takke is consultant bij MedicalPHIT.
