Hoe haal je het meeste uit een digitaal platform dat organisaties ondersteunt in het bieden van hybride zorg? Door vanaf het moment van de keuze voor zo’n platform mensen uit alle lagen van de organisatie te betrekken bij de uitrol en het gebruik ervan, vertellen Phine Krom en Lisanne Bal van E25 Zorg & Welzijn. Samen met Marianne Reintjes, implementatiespecialist van e-health aanbieder Minddistrict, belichten ze de do’s en dont’s om de uitrol én het gebruik erna tot een succes te maken.
Ontstaan vanuit het jongerenwerk is E25 inmiddels breder actief in preventie en geïndiceerde zorg, voor zowel jongeren- als volwassen-coaching, het begeleiden van uitgevallen jongeren, de forensische zorg en behandelzorg op ggz-gebied als verlengstuk van de coaching. Vanuit het behandelteam kwam voor het eerst de vraag naar digitale ondersteuning, vertelt projectleider e-health Lisanne Bal.
“Om coaches en behandelaren extra tools in handen te geven, wordt Minddistrict breed ingezet om cliënten op een andere manier te begeleiden, een stuk psycho-educatie te geven, waardoor ggz-behandeling misschien niet eens meer nodig is."
De breedte van het Minddistrictplatform is interessant voor de organisatie, vanwege de diversiteit aan hulpvragen van de cliënten van E25, vervolgt Bal. “We hebben dus vanaf het begin ook breed ingezet op het gebruik van het platform, door veel modules toe te voegen aan de catalogus.”
Iedereen betrekken
Die succesvolle brede inzet moet echter ergens beginnen, weet Marianne Reintjes - als implementatiespecialist van Minddistrict nauw betrokken bij de uitrol - uit ervaring. Voor Minddistrict is een goede uitrol een van de belangrijkste factoren die het verschil tussen succes of falen – en alles daar tussenin – bepalen. Daarbij is het een must om vanaf het begin van een implementatietraject mensen uit alle lagen van een organisatie hierbij te betrekken, benadrukt Reintjes.
“En met dat begin bedoel ik óók het traject van besluitvorming over hoe een platform gebruikt gaat worden. Als het bestuur besluit om een platform te gebruiken en de gebruikers worden pas betrokken als het systeem er staat, dan slaat het vaak niet aan. Ook is het goed wanneer al die verschillende expertises nadenken over wat de rol van Minddistrict kan zijn van begin tot einde van een cliëntreis. Kortom: goede communicatie over het hoe en waarom van de keuze voor een online platform en iedereen vanaf het begin meenemen in het proces van implementatie.”
Blauwdruk biedt houvast
Minddistrict heeft wel een blauwdruk voor implementaties, maar dat is volgens Reintjes vooral een raamwerk dat wordt aangepast afhankelijk van de omvang en keuzes van een organisatie. “Het is wel belangrijk dat er een houvast is en dat we niet bij elke organisatie opnieuw het wiel hoeven uit te vinden. Verder brengen we organisaties met elkaar in contact, zodat zij van elkaar kunnen leren. Je leert van elkaars successen én valkuilen. Het kan daarbij helpen dat wij inmiddels weten wat wel en wat niet werkt.”
Die aanpak sloeg aan bij E25, waar een ‘dream team’ opgezet werd van coaches, behandelaren en medewerkers uit de centrale ondersteuning. Maar ook werden er trainers in de organisatie geworven die het belang en het gebruik van Minddistrict binnen de organisatie uitdroegen én dragen. Die trainers werden door Minddistrict begeleid vanuit het motto ‘train de trainer’.
Vanaf begin draagvlak
Het is belangrijk om vanaf het begin draagvlak te hebben, merkte ook projectleider e-health Bal, want het toevoegen van digitale zorg aan je bestaande zorgaanbod is niet niks. “Toen we nog zoekende waren, heeft Minddistrict bij bestuur en managers een hele duidelijke, inhoudelijke presentatie gegeven. Over wat hun platform te bieden heeft, hoe je het kunt inzetten, maar ook hoe een uitrol eruit kan zien. We zijn meegenomen door het hele implementatietraject, wel zo prettig.”
Vervolgens is het ‘dream team’ aan de slag gegaan om training in het gebruik van Minddistrict voor elkaar te krijgen, waarbij de focus lag op ‘wat kan het voor jou en je cliënt betekenen’. Het gevolg, vertelt projectleider Phine Krom, was dat afspraken voor trainingen inplannen ‘als een speer’ ging (en nog altijd gaat). “En niet alleen bij trainingen zie je dat. Als er bij teamvergaderingen of een intervisie vragen naar boven komen van een cliënt, coach of behandelaar, dan is er altijd wel iemand die opmerkt: ‘Heb je al gekeken of er bij Minddistrict een relevante module is?’, of die al zo’n module kent.”
Volgens collega Bal speelt in het succes ook mee dat de vraag naar een platform zoals Minddistrict zowel vanuit de werkvloer als vanuit het management kwam. “Steeds meer gemeenten namen de afgelopen jaren in hun contracten met organisaties zoals de onze op dat zij een innovatieve aanpak verwachten, de inzet van digitale toepassingen zoals e-health. Tegelijkertijd vroegen behandelaren erom. Zowel top down als bottom up was er dus een stimulans om met een e-health platform te gaan werken voor onze coaches en cliënten. Dan krijg je ook alle vrijheid en ruimte voor een goede implementatie, want iedereen staat erachter.”
Geen verplichting
Bal en Krom benadrukken dat coaches en behandelaren niet verplicht worden om altijd met modules van Minddistrict te werken. “We kennen organisaties die standaard de wachtlijst-module inzetten en meteen een account voor een cliënt aanmaken”, weet Bal. “Zelf bekijken we per cliënt of het gebruik van Minddistrict past. Is het nuttig, biedt het voordelen, dan kunnen zij het gebruiken. Maar soms is het gewoon (nog) niet nodig.”
Waar verder veel organisaties kiezen voor een pilot en dan een geleidelijke uitrol, is E25 meteen ‘all-in’ gegaan, vertelt Krom. “Onze trainers hebben in de hele organisatie nu behandelaren geholpen in het gebruik van Minddistrict. Maar we moeten structureel de vinger aan de pols houden: werken de ingeregelde processen nog zoals het hoort, zitten we nog op de gewenste koers? Onlangs is er een nieuw medewerkersportaal online gegaan, waar Minddistrict onderdeel van wordt - bijvoorbeeld zodat mensen zich voor een training kunnen aanmelden. Zo zullen er ook weer andere zaken veranderen of bijkomen. Uitrol en gebruik is wat dat betreft een levend iets.”
"We zijn meegenomen door het hele implementatietraject, wel zo prettig"
Reintjes vindt het belangrijk dat die vinger aan de pols gehouden wordt. “Vaak zie je na een implementatie dat het gebruik een tijd lang stijgt, maar daarna afneemt. Implementatie is dus inderdaad geen statisch iets, je moet ermee bezig blijven, en niet alleen bij mensen die nieuw zijn in de organisatie. Daar zijn trainers of ambassadeurs belangrijk in. Het gebruik moet voortdurend onder de aandacht gebracht worden, gestimuleerd worden, want het kan erg lastig zijn om iets nieuws tot een gewoonte te laten worden.”
Krom denkt dat hier de kracht van een grote uitrol zich liet gelden. “Omdat er organisatiebreed aandacht was voor de uitrol en het gebruik van het platform, leefde Minddistrict vanaf het begin in de hele organisatie. Bovendien – ook belangrijk - kunnen al onze medewerkers Minddistrict voor zichzelf gebruiken. Wij zijn gewoon mensen die het soms moeilijk kunnen hebben. Dan is het mooi als je weet dat er een tool is dat je kent, en kunt inzetten om jezelf te helpen.”
CV
Lisanne Bal is teamleider Diagnostiek en Behandeling & E25 academy, evenals projectleider e-health.
Phine Krom is projectleider bij E25 en in diverse rollen actief bij de organisatie.
Marianne Reintjes is implementatiespecialist bij Minddistrict.
