Bij Erasmus MC gaat men de voorraden implantaten voor OK’s in de toekomst zoveel mogelijk scannen voor alle specialismen. Die nieuwe aanpak leidt tot een optimaler voorraadbeheer en is ook administratief gezien een stuk effectiever. Straks hoeven OK-medewerkers die producten scannen dit nog maar in één omgeving te doen dankzij een koppeling met HiX.
Het Erasmus MC heeft na een geslaagde pilot met het scannen van implantaten op de operatiekamers van oogheelkunde besloten om dit scanningsproject van implantaten uit te rollen naar andere specialismen. Door het scannen van deze OK-implantaten wordt het voorraadbeheer efficiënter. Er kan meteen gezien worden hoeveel exemplaren van een product aanwezig zijn, of de houdbaarheidsdatum niet verstreken is en het aantal fysieke controles van de voorraad kan aanzienlijk worden teruggebracht.
Minder administratieve lasten voorraadbeheer
De pilot met implantaten van één specialisme verliep meteen al goed. Volgens Linda van den Hoven, Projectmanager Logistiek OK & Green Team SEH, is scannen onderdeel van de verbetering op het gebied van efficiency en duurzaamheid in voorraadbeheer en is er sprake van minder administratielasten. “Voor juli en augustus 2022 staat de uitrol gepland naar alle implantaten van alle specialismen. Daarin is de koppeling met ons EPD HiX – mogelijk via het Medscan-systeem – een basisvoorwaarde. We willen dit eerst klaar hebben voor we uitrollen naar de andere specialismen. Dan hoeven de OK-medewerkers die scannen dit slechts in één omgeving te doen.”
Minder fysieke voorraadcontroles
Producten die in de pilot meegenomen zijn bij oogheelkunde worden nu al constant gescand. Daardoor wordt er automatisch afgeboekt, is er constant zicht op de voorraad, is er meteen informatie over de houdbaarheidsdatum en hoeven er niet meer zo vaak fysieke voorraadcontroles te worden gehouden. Projectmanager Van den Hoven: “Ondanks de scherpere voorraadmarges heeft nog niemand misgegrepen. Iedereen is blij met de nieuwe wijze van voorraadbeheer.”
Bottlenecks goed op te lossen
Natuurlijk duiken tijdens zo’n groot project ook bottlenecks op maar die zijn volgens Van der Hoven goed op te lossen. Een probleem is bijvoorbeeld dat er nog niet altijd eenheid is qua barcodes en zijn ook de data die er aan vastzitten niet altijd uniform. Dat probleem is bekend en speelde bijvoorbeeld al tijdens de coronacrisis toen de barcodes van handschoenen en mondkapjes, die overal vandaan kwamen, verschillend waren. Hierdoor was de logistiek lastiger te sturen en dat speelt hier ook, zij het op veel kleinere schaal. De ene barcode van een implantaat heeft bijvoorbeeld wel een houdbaarheidsdatum en tal van andere info, terwijl de ander alleen een serienummer bevat. Het is belangrijk dat alle barcodes straks minimaal een lotnummer, een serienummer en een houdbaarheidsdatum bevatten, vindt Van den Hoven en ze is ook hoopvol dat dit op termijn gaat lukken omdat zowel leveranciers als ziekenhuis hier belang bij hebben.
