Inloggen op applicaties en systemen, bestanden en mappen verplaatsen, uitpakken, kopiëren, gegevens invoegen en formulieren invullen. Typisch van die steeds terugkerende klusjes waarmee zorgprofessionals te maken hebben maar die nu niet bepaald de reden zijn waarom ze voor het zorgvak gekozen hebben. Hoe mooi is het dan als er een softwarerobot is die zulke klusjes van ze kan overnemen. Dat is wat robotic process automation (RPA) is en wat het Albert Schweitzer ziekenhuis (ASz) in de praktijk heeft gebracht.
Informatiemanager Kevin Boes van het ASz (Dordrecht) had het druk met de aanpassingen in het werk van zijn zorgcollega’s die de coronasituatie met zich meebracht. Gesprekken met bedrijven die een interessant nieuw product wilden laten zien, hield hij veelal af. Maar in één geval ging het om RPA en dat maakte het anders, vertelt hij.
“Buiten de zorg wordt dit al langer toegepast en ik kende de waarde van RPA om data van het ene systeem naar het andere te zetten en daarmee mensen werk uit handen te nemen. Bovendien wist ik dat in ons EPD HiX ook heel veel wordt geknipt en geplakt van het ene veld naar het andere, dus daar zag ik een interessante toepassing.”
Werklast voor de zorgprofessionals verminderen is een belangrijk onderdeel van de digitale strategie van het ziekenhuis, vult zijn collega Yvette Bos aan. “We willen dat het werk interessant voor ze blijft. Administratieve taken schrappen heeft daar een rol in, maar taken laten overnemen door RPA is inderdaad ook een optie.”
Succesvolle pilot RPA
Inmiddels heeft het ziekenhuis al een interessante pilot gedaan met RPA op het slaapwaakcentrum. Bos vertelt: “Daar wordt gebruikgemaakt van een applicatie naast HiX voor het verwerken van slaapgegevens die de patiënt ook mee naar huis neemt. Dat kost veel tijd door het overschrijven van het ene systeem naar het andere, of in de vorm van een PDF - die het nadeel heeft dat het niet in HiX kan worden verwerkt."
Robotisering met RPA moet ervoor zorgen dat alle informatie op de juiste plek in HiX terechtkomt. Dit versterkt de kwaliteit van de data, het bespaart werk en het voorkomt de fouten die bij handmatige verwerking altijd op de loer liggen. Het scheelt de medewerkers repeterende handelingen en zorgt er dus voor dat ze meer tijd voor de patiënt hebben.
De toepassing voor dit doel implementeren was niet moeilijk, stelt Boes. “Het is vrij vlot gegaan. De IT-architect van RPA-leverancier NewDawn heeft gekeken waar informatie wordt opgehaald en moet worden geplaatst op een manier die het mogelijk maakt om er trends uit te selecteren. RPA heeft zijn eigen account op de computer in het slaapwaakcentrum, zodat in de logfiles precies te zien is wie wat heeft gedaan.”
De twee informatiemanagers zien nog veel meer mogelijkheden voor toepassing van RPA. Zij hopen in 2023/2024 toch wel 25 processen middels RPA te robotiseren.
Meer handen aan bed
Het Albert Schweitzer ziekenhuis is overigens niet de eerste zorgpartij die kennis met RPA maakte, stelt Jos Bel, founding partner van NewDawn. Philadelphia Zorg maakt er al sinds 2019 gebruik van en Ziekenhuis Gelderse Vallei deed er eerder een pilot mee. “De coronacrisis heeft voor de zorgprofessionals voor veel extra werkdruk gezorgd. Het zorgde voor extra werk dat vaak niet direct waarde toevoegt aan de zorg. Inzet van RPA kan dan zorgen voor meer tijd voor handen aan het bed.”
Lees het volledige artikel en meer achtergrond over RPA in het Albert Schweitzer ziekenhuis in ICT&health editie nr. 4, die op 26 augustus verschijnt.
